Klinikeinkauf mit KI: Ausschreibungen nach VgV und GWB vorbereiten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Beschaffungsweg von der Bedarfsmeldung bis zur Vergabe mit KI neu ordnen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsam erstelltes Bild, wie eine Beschaffung im Klinikum heute läuft und wo Vorgänge liegen bleiben
• Erprobte Anweisungen und Vorlagen, etwa für Leistungsverzeichnis, Bieterfragen oder Angebotsübersicht
• Klarheit über VgV, GWB, Datenschutz und Kennzeichnung sowie einen verteilten Umsetzungsplan mit Erfolgsmaß

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Ist-Bild: Der Weg einer Beschaffung durch das Klinikum

   • Die Gruppe zeichnet eine kürzlich abgeschlossene Beschaffung nach, von der Bedarfsmeldung bis zum Zuschlag
   • Station, Medizintechnik, Apotheke, Hygiene, Vergabestelle: wer zuliefert, wer prüft, wo Vorgänge warten
   • Bedarfsmeldung, Produktspezifikation, Leistungsverzeichnis, Vergabevermerk: welche Texte als KI-Eingabe dienen
   • Gemeinsam werden die drei Punkte bestimmt, an denen im Einkauf die meiste Zeit versickert
2. Teil 2

   Schritt 2 – Vergaberecht: Was VgV und GWB dem KI-Einsatz vorgeben

   • Fachlicher Rahmen der Beschaffung im Klinikum: VgV, GWB und das Vergaberecht insgesamt
   • Beschäftigtendaten und Datenschutz, etwa Ansprechpersonen und Bearbeitungsvermerke in Vergabeakten
   • KI-gestützte Passagen in Vermerken offen ausweisen und jede Angabe auf ihre Quelle zurückführen können
   • Zeichnung von Vergabevermerk und Zuschlag bleibt bei den zuständigen Personen des Klinikums
3. Teil 3

   Schritt 3 – Einsatzfelder: Welche Arbeit ein Sprachmodell im Einkauf übernimmt

   • Leistungstexte entwerfen, Angebote zusammenfassen, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Bedarfe klassifizieren
   • Nüchtern betrachtet: Marktkenntnis, Produktbewertung und Vergabeentscheidung leistet kein Sprachmodell
   • Wie Einkaufsabteilungen anderer Krankenhäuser KI bei Ausschreibungen bereits einsetzen
   • Auswahl der Ansatzpunkte, die dem Einkaufsteam deutlich spürbare Entlastung versprechen
4. Teil 4

   Schritt 4 – Werkstatt: Eine echte Ausschreibung neu aufgesetzt

   • Mitgebracht wird ein laufender oder abgeschlossener Vorgang, etwa die Beschaffung von Verbrauchsmaterial
   • Übung: Leistungsverzeichnis und Bieteranschreiben dieses Vorgangs mit einem Sprachmodell neu erstellen
   • Anweisungen und Vorlagen entstehen, werden in der Gruppe gegenseitig getestet und nachgebessert
   • Schwachstellen samt Ursache: produktspezifische Formulierungen, fehlende Lose, erfundene Normangaben
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan: Der Einkauf im kommenden Monat

   • Welche KI-Schritte sich binnen eines Monats mit den bereits verfügbaren Mitteln des Hauses starten lassen
   • Wer im Einkauf welche Aufgabe übernimmt und an welcher Kennzahl, etwa Bearbeitungstagen, der Erfolg ablesbar ist
   • Mögliche Folgethemen: Kodierung und MD-Prüfverfahren begleiten, Personalgewinnung in Pflege und Funktionsdienst
   • Zum Abschluss legt die Runde fest, welche Handgriffe bei der nächsten Ausschreibung zuerst angegangen werden