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Legal Chatbots für Kanzleien: Mandantenaufnahme per KI vorqualifizieren

Telefonnotizen ohne Aktenzeichen, unvollständige Kontaktformulare und immer gleiche Rückfragen zum Sachstand binden in Kanzleien viel Zeit, bevor die eigentliche Mandatsarbeit beginnt. Dieser Tag zeigt Kanzleien und Rechtsabteilungen, wie ein Legal Chatbot Erstanfragen strukturiert aufnimmt, Standardauskünfte aus einer RAG-Wissensbasis gibt und an der richtigen Stelle an die Anwältin oder den Anwalt übergibt. Ebenso viel Gewicht hat die Abgrenzung: Wo endet Information, wo beginnt Rechtsdienstleistung nach dem RDG, und wie bleiben Verschwiegenheit und DSGVO gewahrt. Am Ende stehen ein selbst skizzierter Intake-Prototyp und ein Einführungsplan für die eigene Kanzlei.

Für wen

Anwaltskanzleien, Rechtsabteilungen sowie Verantwortliche für Legal Tech, die Erstkontakte und wiederkehrende Auskünfte an Mandantinnen und Mandanten mit KI automatisieren wollen.

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Erstanfragen strukturiert erfassen, rechtssicher abgrenzen und sauber übergeben

Das nehmen Sie mit

  • Intake, Statusauskunft, FAQ und Vorqualifizierung lassen sich als Einsatzfelder eines Kanzlei-Bots gegeneinander abwägen.
  • Einen Prototyp für die Fallaufnahme haben Sie selbst skizziert, samt Wissensbasis per RAG und Übergabe an die Anwaltschaft.
  • Die Linie zwischen allgemeiner Information und Rechtsberatung im Sinne des RDG ziehen Sie für Ihre Bot-Antworten bewusst.
  • Verschwiegenheit, DSGVO, Haftung und Transparenzpflichten fließen in festgelegte Grenzen und Eskalationsregeln ein.
  • Für Anbindung, Kennzahlen und laufende Verbesserung liegt ein Einführungsplan vor.

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Einsatzfelder: Was ein Kanzlei-Bot übernehmen darf

    • Intake, Statusauskunft, FAQ und Vorqualifizierung: vier Aufgaben mit sehr unterschiedlichem Risiko
    • RDG als Trennlinie: den Ablauf einer Kündigungsschutzklage erklären oder schon im Einzelfall rechtlich beraten
    • Lösungen vom Legal-Tech-Markt, an denen sich Kanzleien heute orientieren
    • Live-Demo: Der Bot erfragt Sachverhalt, Gegenseite und Fristen und legt eine geordnete Fallnotiz an
    • Bestandsaufnahme: woran Ihre Erstkontakte heute hängen, etwa Rückrufschleifen oder lückenhafte Formulare
  2. Teil 2

    Modul 2 – Fallaufnahme: Daten erheben und den Bot prototypisch bauen

    • Abfragepfade festlegen: Rechtsgebiet, Beteiligte, Dokumente, Fristdruck, Zuständigkeit
    • Pflichtangaben für die Kollisionsprüfung früh im Dialog einsammeln
    • Übung: Sie skizzieren einen Intake-Bot für ein Rechtsgebiet Ihrer Wahl als Prototyp
    • Übergabe an die Anwältin oder den Anwalt: Auslöser, Zusammenfassung und Rückrufzusage klar gestalten
  3. Teil 3

    Modul 3 – Wissensbasis: Standardauskünfte mit RAG und Grounding absichern

    • Merkblätter, Gebühreninformationen und Ablaufbeschreibungen als RAG-Quelle aufbereiten
    • Grounding: Antworten nur aus freigegebenen Kanzleitexten zulassen, um Falschauskünfte zu vermeiden
    • Umgang mit Fragen, zu denen die Wissensbasis schweigt: lieber weiterleiten als raten
    • Haftung für automatisierte Auskünfte und wo der Bot bewusst schweigen muss
  4. Teil 4

    Modul 4 – Mandantenschutz: Verschwiegenheit, DSGVO und Eskalation

    • Anwaltliche Verschwiegenheit bei Hosting, Protokollen und Anbieterwahl berücksichtigen
    • DSGVO und Transparenzpflichten: den Bot als solchen kenntlich machen, Rechtsgrundlage der Datenerhebung klären
    • Übung: Sie legen für Ihren Prototyp Grenzen und Eskalationsregeln fest, etwa bei Fristablauf oder Strafsachen
    • Vertrauen der Mandantschaft erhalten: Tonfall, erreichbare Menschen, nachvollziehbare Antworten
  5. Teil 5

    Modul 5 – Betrieb: Anbindung, Kennzahlen und Einführungsplan

    • Integration in die Kanzleisoftware und das Kontaktformular der Website
    • Fallstudie: Wie eine Kanzlei ihre Mandantenaufnahme mit einem Bot umgestellt hat
    • Kennzahlen wie Abbruchquote, Weiterleitungsrate und Zeit bis zum Rückruf festlegen
    • Reale Anfragen auswerten, um Wissensbasis und Abfragepfade fortlaufend zu verbessern
    • Einführungsplan für Ihren Legal-Bot: Pilotbereich, Zuständigkeiten, Freigabeschritte

VoraussetzungenJuristische Grundkenntnisse sind Voraussetzung; technische Vorkenntnisse brauchen Sie nicht.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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