Lieferantenfragebögen im Einkauf mit KI auswerten: Rückläufe zügig sichten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Auswertung von Lieferanten-Selbstauskünften mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein vollständiger Überblick über den Weg der Fragebögen vom Versand bis zur abgelegten Einstufung
• Anweisungen und Auswerteschemata für Selbstauskünfte, getestet an einem Rücklauf aus dem eigenen Lieferantenstamm
• Eine Aufgabenverteilung im Einkauf samt Kennzahl, an der sich der Fortschritt der Auswertung ablesen lässt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Fragebogenrücklauf: Wie Selbstauskünfte derzeit ausgewertet werden

   • Gemeinsam rekonstruiert: vom Versand der Fragebögen bis zur Ablage der ausgewerteten Antworten
   • Wer Fragebögen verschickt, wer Antworten bewertet und wo das Team auf Rückmeldungen der Lieferanten wartet
   • Ausgangsmaterial für ein Sprachmodell: ausgefüllte Fragebögen, beigelegte Zertifikate, Verhaltenskodizes, Begleitmails
   • Leere Felder nachfassen, Anhänge abgleichen, Freitexte lesen: drei Arbeitsgänge, die besonders aufhalten
2. Teil 2

   Schritt 2 – Spielregeln für Lieferantenangaben: Recht, Datenschutz, Verantwortung

   • Rechtlicher Bezug für Unternehmen im Anwendungsbereich: LkSG; für künftig erfasste Unternehmen die CSDDD (ab 2029, Schwellenwert 5.000 Beschäftigte)
   • Datenschutz bei Kontaktpersonen der Lieferanten und bei Beschäftigtendaten, die in Antworten auftauchen
   • Auswertungen mit KI-Anteil markieren und den Weg vom Fragebogen zur Einstufung belegbar halten
   • Die Einstufung eines Lieferanten verantwortet eine im Haus benannte Person, auch wenn KI vorgearbeitet hat
3. Teil 3

   Schritt 3 – Auswertungshilfen: Wo ein Sprachmodell bei Fragebögen ansetzt

   • Nachfragen formulieren, lange Antworten verdichten, Angaben auf Widersprüche prüfen, Risikostufen zuordnen – passend zum eigenen Fragebogen
   • Realistisch bleiben: Ob die Angaben eines Lieferanten stimmen, kann ein Sprachmodell nicht feststellen
   • Beispiele aus Einkaufsabteilungen anderer Unternehmen, die unter das LkSG fallen
   • Entscheidung für die Stellen der Auswertung, an denen KI die Sichtung merklich verkürzt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Selbstauskunft im Test: Einen echten Rücklauf mit KI auswerten

   • Vorab geschwärzt kommt ein realer Fragebogenrücklauf aus dem eigenen Lieferantenstamm auf den Tisch
   • Übung: Auswertung und Bewertungsvermerk zu diesem Lieferanten entstehen neu mit KI-Unterstützung
   • Anweisungen und Auswerteschemata werden ausprobiert und gemeinsam verfeinert
   • Typische Mängel im Ergebnis, etwa übersehene Leerfelder oder ungeprüft übernommene Zertifikatsangaben, und ihre Gründe
5. Teil 5

   Schritt 5 – Umsetzung im Einkauf: Erste Vorhaben, Zuständigkeiten, Folgethema

   • Vorhaben für die ersten vier Wochen, die sich mit den vorhandenen Mitteln des Einkaufs umsetzen lassen
   • Wer im Einkauf welche Aufgabe übernimmt und an welcher Kennzahl der Fortschritt abzulesen ist, etwa Rücklauf je Woche
   • Folgethema: Sorgfaltspflichten nachweisbar dokumentieren
   • Konkrete Folgetermine und Aufgaben werden abgesprochen