Lieferkettenanfragen von Kunden: Selbstauskünfte mit KI vorbereiten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Beantwortung von Lieferkettenanfragen gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsames Verständnis, welchen Weg eine Kundenanfrage durch Einkauf, Nachhaltigkeit und Leitung nimmt
• Antwortbausteine und Anweisungen, die an einem realen Kundenfragebogen Ihres Hauses getestet wurden
• Einen Umsetzungsplan mit verteilten Aufgaben und einem Maß für die Bearbeitungsdauer je Anfrage

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Anfrageneingang: Welchen Weg eine Kundenanfrage zur Lieferkette heute nimmt

   • Gemeinsam rekonstruieren, wie die zuletzt eingegangenen Anfragen zu Lieferanten und Risiken bearbeitet wurden
   • Einkauf liefert Lieferantendaten, Nachhaltigkeit formuliert, Leitung liest gegen: wo Anfragen liegen bleiben
   • Im Umlauf: Kundenfragebögen, Verhaltenskodex, Lieferantenselbstauskünfte, frühere Antworten als Material für KI
   • Festhalten, welche drei Arbeitsgänge bei fast jeder Anfrage viel Zeit kosten, etwa das Suchen alter Antworten
2. Teil 2

   Schritt 2 – Pflichtenrahmen: LkSG, CSDDD und wer die Antwort verantwortet

   • LkSG für Unternehmen im Anwendungsbereich; CSDDD mit Anwendung ab 2029 und einem Schwellenwert von 5.000 Beschäftigten
   • Datenschutz: Ansprechpersonen bei Lieferanten und Beschäftigtendaten aus Beschwerdefällen vor dem KI-Einsatz klären
   • Nachvollziehbar halten, welche Antwortpassagen ein Sprachmodell vorformuliert hat und welche Belege dahinterstehen
   • Ob eine Antwort an den Kunden geht, entscheiden die dafür benannten Personen im Unternehmen, nicht das Modell
3. Teil 3

   Schritt 3 – Antwortbausteine: Wo KI beim Beantworten mitarbeitet

   • Antworten vorformulieren, lange Fragebögen verdichten, Aussagen mit Belegen abgleichen, Fragen Risikofeldern zuordnen
   • Klare Erwartung: Ein Sprachmodell kennt Ihre Lieferanten nicht und ersetzt weder Risikoanalyse noch Nachweise
   • Wie Nachhaltigkeitsbeauftragte anderer Unternehmen wiederkehrende Kundenfragen mit KI-Unterstützung vorbereiten
   • Entscheiden, welche Fragetypen zuerst angegangen werden, zum Beispiel Standardfragen zum Verhaltenskodex
4. Teil 4

   Schritt 4 – Antwortprobe: Ein realer Kundenfragebogen wird mit KI bearbeitet

   • Ein aktueller oder kürzlich beantworteter Fragebogen eines Kunden dient der Runde als Arbeitsfall
   • Übung: Die Beantwortung dieses Fragebogens mit einem Sprachmodell neu organisieren, vom Einlesen bis zum Entwurf
   • Anweisungen und Textbausteine im Wechsel testen, vergleichen und miteinander nachbessern
   • Schwachstellen der Entwürfe: Zusagen, die das Unternehmen nicht geben kann, erfundene Zertifikate und ihre Ursachen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Umsetzungsplan: Kundenanfragen zur Lieferkette künftig mit KI vorbereiten

   • Was sich im ersten Monat mit den bereits genutzten Programmen und Zugängen erreichen lässt
   • Aufgaben zwischen Einkauf und Nachhaltigkeit aufteilen; Erfolg etwa an der Bearbeitungsdauer je Anfrage ablesen
   • Naheliegendes Folgethema: Kundenfragebögen zu ESG bearbeiten
   • Abschlussrunde: wer womit beginnt und wann die Gruppe die ersten Erfahrungen auswertet