ASA-Sitzungen mit KI vorbereiten: Tagesordnung und Vorlagen selbst bauen

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Eine eigene KI-Vorlage für Einladung, Tagesordnung und Sitzungsvorlage bauen und erproben

Das nehmen Sie mit

• Ihr eigener KI-Zugang, dessen Datenschutzoptionen Sie vor der ersten Sitzungsunterlage geprüft haben
• Eine selbst gebaute Vorlage, die aus Vorprotokoll und Kennzahlen einen Entwurf für die nächste ASA-Sitzung erzeugt
• Ein Prüfablauf, mit dem Sie Unfallzahlen, Fristen und Beschlussverweise im Entwurf gegen die Quellen halten

Ablauf

1. Teil 1

   Etappe 1 – Sitzungsunterlagen sammeln: Was die ASA-Vorbereitung an Eingaben braucht

   • Was das Sprachmodell für Tagesordnung und Sitzungsvorlage wissen muss: Termin, offene Punkte, Kennzahlen, Befunde
   • Woher diese Angaben heute stammen: letztes Protokoll, Unfallübersicht, Berichte von Betriebsarzt und Sifa
   • Übung: Eine zurückliegende ASA-Sitzung wird anonymisiert und als Übungsfall für die Vorbereitung hergerichtet
   • Häufige Hürden: lückenhafte Maßnahmenlisten im Vorprotokoll, Prompts ohne Angabe zu Teilnehmerkreis und Dauer
2. Teil 2

   Etappe 2 – Werkzeugzugang für Ausschussunterlagen: Einrichten und Erstversuch

   • Anmeldung und Bedienoberflächen verbreiteter KI-Werkzeuge, mit ihren Unterschieden bei längeren Protokolltexten
   • Wo die kostenlose Ausgabe genügt und ab wann für Sitzungsunterlagen ein bezahlter Zugang nötig wird
   • Datenschutzoptionen des Werkzeugs durchsehen und passend nutzen, bevor Namen von Ausschussmitgliedern hineingehen
   • Übung: Erste Anweisung für eine Tagesordnung schreiben und benennen, was an der Antwort nicht passt
3. Teil 3

   Etappe 3 – Vorlage für die Sitzungsvorbereitung: Aus dem knappen Auftrag eine tragfähige Anweisung

   • Wie aus einem hingeworfenen Satz wie „mach mir die Tagesordnung“ eine vollständige Anweisung an das Modell wird
   • Rolle der Sifa, ein Musterprotokoll als Beispiel und eine feste Gliederung der Sitzungsvorlage vorgeben
   • Übung: Jede Person baut eine Vorlage für Einladung und Tagesordnung, die sich für kommende Sitzungen wiederverwenden lässt
   • Vorlagen innerhalb der Arbeitsschutzorganisation weitergeben und Fassungen fortlaufend nummerieren
4. Teil 4

   Etappe 4 – Sitzungsvorlage gegenprüfen: Zahlen, Verweise und ASiG § 11

   • Unfallzahlen, Erledigungsfristen und Verweise auf frühere Beschlüsse im Entwurf mit den Quellunterlagen abgleichen
   • Zweite Durchsicht durch eine Fachperson: Beschlussvorschläge und Prioritäten setzt nicht das Modell
   • ASiG § 11 als Bezugspunkt für Zusammensetzung und Aufgaben des Ausschusses, soweit der Betrieb einen ASA bildet
   • Übung: In einer Sitzungsvorlage versteckte Fehler finden und richtigstellen
5. Teil 5

   Etappe 5 – ASA-Vorlagen ablegen: Sichern, Grenzen, nächster Anwendungsfall

   • Die erarbeiteten Vorlagen dort sichern, wo der Betrieb seine Arbeitsschutzunterlagen führt
   • Lohnendes Folgethema: Unfallanzeigen und Beinaheunfälle auswerten, etwa als Zulieferung zur Sitzung
   • Signale, dass KI für einen Teil der Vorbereitung nichts bringt, etwa wenn Nachprüfen länger dauert als Selberschreiben
   • Offene Fragen und ein Blick darauf, wie die Vorlage in den Sitzungsrhythmus des Betriebs übergeht