Löschkonzept mit KI überarbeiten: Löschregeln und Fristen nach HGB und AO

KI-Werkstatt · 1 Tag

Löschkonzept und Fristentabellen im Team mit KI-Unterstützung neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Klarheit, wer im Haus Löschregeln festlegt, umsetzt und kontrolliert und wo die Abstimmung hakt
• Im Kreis erprobte Anweisungen, mit denen ein Sprachmodell Datenarten Löschklassen und Fristen zuordnet
• Eine Vereinbarung für den folgenden Monat mit Zuständigkeiten und einem Maß für den Fortschritt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Löschpraxis im Haus: Wer Fristen festlegt und wer tatsächlich löscht

   • Zusammengetragen mit allen Beteiligten im Raum: wie Löschregeln heute entstehen, gepflegt und umgesetzt werden
   • Fachbereiche melden Datenarten, die IT richtet Löschläufe ein, der Datenschutz kontrolliert: wo es hakt
   • Verarbeitungsverzeichnis, Löschklassen, Fristentabellen, Systemlisten: Texte, mit denen ein Modell arbeiten soll
   • Drei Aufwandstreiber werden benannt, etwa Fristabstimmungen mit der Buchhaltung oder Altdaten auf Netzlaufwerken
2. Teil 2

   Schritt 2 – Fristenrecht: DSGVO Art. 17, HGB und AO-Fristen im Zusammenspiel

   • Wie das Löschrecht nach DSGVO Art. 17 und die Aufbewahrung nach HGB und AO-Fristen ineinandergreifen
   • Personalakten und Bewerbungsunterlagen: welche Beschäftigtendaten einem KI-Werkzeug vorgelegt werden können
   • Löschregeln, an denen ein Sprachmodell mitgeschrieben hat, kennzeichnen und nachvollziehbar dokumentieren
   • Das Löschkonzept setzt die Leitung in Kraft und verantwortet es, auch wenn ein Werkzeug Vorschläge lieferte
3. Teil 3

   Schritt 3 – Fristenarbeit mit KI: Welche Aufgabe ein Sprachmodell übernehmen kann

   • Löschregel-Entwurf, Zusammenfassung von Normtexten, Prüfung der Fristentabelle, Klassifizierung von Datenarten
   • Nüchtern bleiben: Ein Modell kennt weder Ihre Systeme noch die tatsächlichen Aufbewahrungsgründe im Haus
   • Erfahrungen aus Organisationen, deren Datenschutzbeauftragte das Löschkonzept mit KI-Hilfe überarbeitet haben
   • Gewählt werden jene Teile des Löschkonzepts, bei denen ein Versuch lohnt, beispielsweise die Fristentabelle
4. Teil 4

   Schritt 4 – Löschregel-Entwurf: Ein Ausschnitt Ihres Konzepts entsteht neu

   • Als Material dient ein realer Vorgang aus dem Teilnehmerkreis, etwa Löschregeln für Bewerberdaten
   • Übung: Dieser Ausschnitt wird mithilfe eines Sprachmodells neu formuliert und den passenden Fristen zugeordnet
   • Anweisungen und Vorlagen werden erprobt und reihum Zeile um Zeile verbessert
   • Kritischer Blick: erfundene Fristen, falsche Paragrafen, fehlende Löschauslöser und wodurch sie entstehen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Löschkonzept-Fahrplan: Wie die Überarbeitung weiterläuft

   • Was sich innerhalb von vier Wochen allein mit der vorhandenen Ausstattung umsetzen lässt
   • Aufgaben zwischen Datenschutz, IT und Fachbereichen verteilen, Fortschritt an überarbeiteten Löschklassen messen
   • Anknüpfungspunkt für danach: Auftragsverarbeitungsverträge prüfen
   • Feste Absprachen, wer die nächsten Schritte bis wann angeht