Nachunternehmer am Bau: Nachweise und Fristen mit KI verlässlich führen

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Selbst Vorlagen für Nachweisabfrage und Fristenliste bauen und gegenprüfen

Das nehmen Sie mit

• Einen eingerichteten KI-Zugang, dessen Datenschutzeinstellungen zu Steuer- und Lohnunterlagen von Nachunternehmern passen
• Eine getestete Vorlage, die eingegangene Unterlagen in eine Fristenübersicht mit fehlenden Nachweisen übersetzt
• Eine Kontrollroutine für Gültigkeitsdaten und Bescheinigungen mit Blick auf SokaBau, MiLoG und § 48b EStG

Ablauf

1. Teil 1

   Etappe 1 – Ausgangsfall: Die Nachweismappe eines Nachunternehmers

   • Eingaben für das Sprachmodell: Firmendaten, geforderte Nachweise, Gültigkeitsdaten, Bezug zum Auftrag
   • Heute verstreut über Mails, Scans, Ordner im Einkauf und Rückfragen bei der Bauleitung
   • Übung: Die Nachweislage eines Ihrer Nachunternehmer anonymisieren und als Übungsfall aufbereiten
   • Wo es oft hakt: abgelaufene Bescheinigungen, schlecht lesbare Scans, Anweisungen ohne Stichtag für die Prüfung
2. Teil 2

   Etappe 2 – Einrichtung: Zugang, Fassung und Schutz der Nachunternehmerdaten

   • Anmeldung einrichten und die üblichen Werkzeuge mit ihren Oberflächen nebeneinander ausprobieren
   • Gratisfassung oder Bezahlzugang: was sich unterscheidet und was das für die Nachweisarbeit bedeutet
   • Verlauf und Trainingsnutzung prüfen und wo möglich abschalten, ehe Steuer- oder Lohnangaben eines Nachunternehmers eingefügt werden
   • Übung: Spontan eine Erinnerung an einen fehlenden Nachweis anfordern und notieren, wo der Entwurf danebenliegt
3. Teil 3

   Etappe 3 – Vorlagen bauen: Anweisung für Nachweisabfrage und Fristenübersicht

   • Aus der Zurufanfrage wird eine Anweisung mit Auftragskontext, Aufgabe, Nachweisliste und gewünschter Ausgabe
   • Rolle, etwa Sachbearbeitung im Nachunternehmermanagement, sowie Musterantwort und Tabellenformat festlegen
   • Übung: Wiederverwendbare Vorlage, die aus eingegangenen Unterlagen eine Fristenübersicht samt Lücken macht
4. Teil 4

   Etappe 4 – Ergebnisse prüfen: Bescheinigungen gegen SokaBau, MiLoG und § 48b EStG halten

   • Gültigkeitsdaten, Steuernummern und Aktenzeichen in KI-Übersichten mit den eingereichten Dokumenten abgleichen
   • Eine zweite Person liest gegen; ob ein Nachunternehmer beauftragt oder gesperrt wird, entscheidet kein Modell
   • Fachlicher Rahmen bei jeder Durchsicht: SokaBau, MiLoG, Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG
   • Übung: Eine KI-Fristenliste mit falschem Ablaufdatum und erfundener Bescheinigung aufspüren und berichtigen
5. Teil 5

   Etappe 5 – Ablage: Nachweisvorlagen für Einkauf und Verwaltung

   • Vorlagen dort im Betrieb sichern, wo Einkauf und Verwaltung sie bei der nächsten Vergabe wiederfinden
   • Im Team teilen, Versionsstand führen und Anpassungen nachvollziehbar dokumentieren
   • Grenzen erkennen: wann sich KI bei Nachweisen nicht lohnt, etwa bei wenigen langjährigen Partnerfirmen
   • Lohnender Anschluss: Unterweisungen zur Arbeitssicherheit auf der Baustelle mit KI vorbereiten
   • Offene Fragen und Ausblick auf die nächsten Nachunternehmervergaben