KI-Werkzeuge

NotebookLM: Eigene Dokumente befragen, Antworten an der Fundstelle prüfen

QM-Handbücher, Verfahrensanweisungen, Satzungen oder Schulungsfolien enthalten viel Wissen, das im Alltag mühsam gesucht wird. NotebookLM beantwortet Fragen ausschließlich aus den Dokumenten, die Sie in ein Notizbuch laden, und verweist dabei auf die zitierte Passage. Sie erschließen an diesem Tag einen eigenen Unterlagenbestand, messen die Antwortqualität mit Kontrollfragen und lassen daraus einen Einarbeitungsleitfaden entstehen. Anschließend steht fest, welche Unterlagen hochgeladen werden dürfen, wo das Werkzeug an Grenzen kommt und wer die Notizbücher betreut.

Für wen

Behörden, Kanzleien, Verbände, Bildungsträger und Verantwortliche im Qualitätsmanagement, die große eigene Dokumentenbestände per Frage zugänglich machen möchten.

KI-Tool-Training · 1 Tag

Einen eigenen Dokumentenbestand in NotebookLM erschließen und belegbar befragen

Das nehmen Sie mit

  • Ein Notizbuch mit Ihrem eigenen Unterlagenbestand, getestet mit Kontrollfragen bekannter Antwort
  • Sicherer Umgang mit Quellenarten, Fundstellenverweisen und den daraus erzeugten Überblicken, Leitfäden und Hörfassungen
  • Ein Einarbeitungsleitfaden, der aus dem Bestand Ihres Hauses entstanden ist
  • Uploadregeln, bekannte Grenzen, Kosten und eine zuständige Person für den Betrieb

Ablauf

  1. Teil 1

    Einheit 1 – Prinzip: Antworten nur aus dem, was im Notizbuch liegt

    • Anmeldung, Obergrenzen der kostenlosen Nutzung und wie Google die hochgeladenen Inhalte verarbeitet
    • Kernunterschied zu allgemeinen Chatbots: NotebookLM antwortet ausschließlich aus den Quellen des Notizbuchs
    • Geeignete Aufgaben wie das Erschließen einer Satzung erkennen, ungeeignete wie Fragen jenseits des Bestands
    • Einordnung im Werkzeugkasten: eigene Unterlagen zugänglich und für Sprachmodelle verarbeitbar machen
  2. Teil 2

    Einheit 2 – Bedienung: Quellen laden, Fundstellen verfolgen, Formate erzeugen

    • PDF-Handbücher, Präsentationsfolien, Webseiten und Audioaufzeichnungen als Quellen in ein Notizbuch übernehmen
    • Fragen stellen und über die Verweise in der Antwort zur zitierten Passage im Dokument springen
    • Aus dem Bestand Zusammenfassungen, Leitfäden und vertonte Überblicke als Hörfassung erzeugen
    • Übung: Ein Notizbuch mit drei Beispieldokumenten anlegen und eine Antwort bis zum Beleg zurückverfolgen
  3. Teil 3

    Einheit 3 – Bestandsprobe: Ihre Unterlagen werden auskunftsfähig

    • Einen Bestand Ihres Hauses, etwa das QM-Handbuch oder eine Reihe von Verfahrensanweisungen, einlesen
    • Kontrollfragen mit feststehender Antwort stellen und die Trefferquote als Qualitätsmaß notieren
    • Aus dem Bestand einen Einarbeitungsleitfaden für neue Mitarbeitende erzeugen und fachlich nachbessern
    • Übung: Der mitgebrachte Bestand wird geladen, mit Kontrollfragen erprobt und zu einem Leitfaden verarbeitet
  4. Teil 4

    Einheit 4 – Schranken: Uploadregeln, Bestandsgrenzen, Recht und Kosten

    • Uploadregeln: Mandanten- oder Personalakten anders behandeln als veröffentlichte Richtlinien
    • Wo NotebookLM nachlässt: bei sehr umfangreichen Beständen und bei Sammlungen stark uneinheitlicher Dokumente
    • Datenschutzpflichten, Mitwirkung von Personal- oder Betriebsrat und Vorgaben der KI-Verordnung abstimmen
    • Die monatlichen Ausgaben ermitteln und klären, wie ein Wechsel weg von NotebookLM verliefe
  5. Teil 5

    Einheit 5 – Pflege: Zuständigkeit und Ordnung der Notizbücher

    • Eine Person benennen, die Notizbücher, Quellenstand und Freigaben an andere verantwortet
    • Einheitliche Titel für Notizbücher und erprobte Fragevorlagen als Teamstandard sichern
    • Ausschlussgründe vereinbaren: Belege fehlen, Kontrollfragen werden falsch beantwortet, der Bestand veraltet
    • Weitere Bestände, etwa für die Einarbeitung in anderen Abteilungen, samt realistischem Aufwand vormerken

VoraussetzungenEin internetfähiger Rechner und eine Sammlung eigener Dokumente. Vorkenntnisse werden nicht erwartet.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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