Notfallhandbuch und Vertretungsregeln mit KI aktuell halten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Ein Kapitel des Notfallhandbuchs samt Vertretungsregelung gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsam erarbeiteter Überblick, wer Angaben für Notfallhandbuch und Vertretungsliste liefert und wo Rückmeldungen hängen bleiben
• Ein mit KI überarbeitetes Handbuchkapitel aus dem eigenen Haus samt Anweisungen und Vorlagen, die sich für weitere Kapitel eignen
• Klarheit, wie KI-gestützte Abschnitte gekennzeichnet, mit Beschäftigtendaten umgegangen und jede Fassung freigegeben wird
• Ein Umsetzungsplan mit verteilten Aufgaben und einer Messgröße für die Aktualität der Vertretungsregelungen

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Handbuchstand: Wie Notfallhandbuch und Vertretungen derzeit gepflegt werden

   • Gemeinsam nachvollzogen: wie eine Änderung bisher den Weg ins Notfallhandbuch findet
   • Fachbereiche melden Ansprechpartner, Notfallbeauftragte prüfen: an welchen Rückläufen es hakt
   • Auf dem Tisch: Telefon- und Alarmierungslisten, Vertretungsmatrix, Meldeformulare, Texte zu Sofortmaßnahmen
   • Drei Engstellen beim Aktualisieren benennen, etwa verwaiste Kontaktdaten nach Personalwechseln
2. Teil 2

   Schritt 2 – Notfallrahmen: BSI-Standard 200-4, ISO 22301 und Daten der Beschäftigten

   • BSI-Standard 200-4 und ISO 22301 als fachliche Bezugspunkte für Aufbau und Inhalt des Handbuchs
   • Private Rufnummern, Abwesenheiten, Qualifikationen: Datenschutz bei Beschäftigtendaten in der Vertretungsliste
   • Abschnitte, an denen KI mitgeschrieben hat, markieren und festhalten, wann und durch wen sie geprüft wurden
   • Freigegeben wird jede Fassung von Geschäftsführung oder benannter Notfallverantwortung, nicht vom Werkzeug
3. Teil 3

   Schritt 3 – Kapitelwahl: Welche Teile des Handbuchs ein Sprachmodell vorbereiten kann

   • Textentwurf für Sofortmaßnahmen, Zusammenfassung, Prüfung auf Lücken, Klassifizierung nach Kritikalität
   • Grenze der Erwartung: Wer im Ernstfall wen vertritt und welche Prozesse zeitkritisch sind, weiß kein Modell
   • Wie andere Organisationen im Notfallmanagement KI beim Fortschreiben ihrer Handbücher einsetzen
   • Die Runde bestimmt die Kapitel, bei denen KI-Unterstützung die Überarbeitung merklich verkürzt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Kapitelarbeit: Ein mitgebrachter Handbuchabschnitt wird mit KI neu geschrieben

   • Zur Bearbeitung liegt ein realer Auszug aus dem eigenen Handbuch vor, etwa die Vertretungsregelung der Buchhaltung
   • Übung: Kapitel und zugehörige Vertretungsregelung entstehen mit Hilfe eines Sprachmodells neu
   • Für Notfallkapitel werden Prompts und Vorlagen formuliert und in der Runde über mehrere Fassungen verbessert
   • Schwächen des KI-Entwurfs, etwa erfundene Ansprechpartner oder unklare Eskalationsstufen, und ihre Ursachen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Pflegeplan: Wie das Handbuch nach der Werkstatt weiterwächst

   • KI-Schritte für einen Zeitraum von vier Wochen, die mit bereits vorhandenen Werkzeugen und Lizenzen gelingen
   • Aufgaben im Haus verteilen und eine Messgröße wählen, etwa die Zahl überarbeiteter Vertretungsregelungen
   • Folgevorhaben, das sich anbietet: Wiederanlauf nach IT-Ausfall proben
   • Verbindliche Absprache, welches Kapitel als Nächstes drankommt und wann die Runde den Stand bespricht