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Prozessanalyse mit Machine Learning: Engpässe und Schleifen aufdecken

Wie lange eine Rechnungsfreigabe oder eine Reklamation tatsächlich braucht und an welcher Übergabe sie im Kreis läuft, wissen die Beteiligten oft nur gefühlt. Business Analysten, Prozessmanagerinnen und Prozessmanager erarbeiten in diesem KI-Tagesseminar, wie Process Mining und Machine Learning aus Event-Logs den gelebten Ablauf rekonstruieren, Abweichungen vom Soll-Prozess belegen und Ursachen für Verzögerungen eingrenzen. Vier Übungen führen von der Datenauswertung über Maßnahmen bis zum Entwurf eines verbesserten Soll-Prozesses. Den Abschluss bilden Werkzeugwahl, Datenzugang und ein Plan, wie Fachbereich und IT die Analyse gemeinsam fortführen.

Für wen

Business Analysten, Prozessmanagerinnen und Prozessmanager sowie Verantwortliche für Prozessoptimierung, die Abläufe auf Datenbasis untersuchen und verbessern wollen.

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Den gelebten Prozess aus Systemdaten sichtbar machen und Verbesserungen belegbar planen

Das nehmen Sie mit

  • Event-Logs lesen Sie sicher und erkennen daraus Durchlaufzeiten, Schleifen, Engpässe und Soll-Abweichungen.
  • Ursachen für Verzögerungen und Nacharbeit grenzen Sie ein und gewichten Automatisierungs- und Optimierungspotentiale.
  • Ein optimierter Soll-Prozess mit Kennzahlen, an denen sich die Wirkung später nachweisen lässt, ist skizziert.
  • Für Werkzeugwahl, Datenzugriff und Zusammenarbeit mit der IT haben Sie einen eigenen Fahrplan.

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Einstieg: Gefühlter und tatsächlicher Ablauf

    • Erfahrung und Bauchgefühl als unsichere Basis: Umwege, Rücksprünge und Liegezeiten bleiben oft unbemerkt
    • Process Mining: den gelebten Ablauf aus Spuren in ERP-, CRM- oder Ticketsystemen nachbilden
    • Was KI gegenüber Interviews, Prozessworkshops und von Hand gezeichneten Modellen zusätzlich leistet
    • Live vorgeführt: Das Event-Log einer Rechnungsfreigabe ergibt die tatsächliche Prozesslandkarte
    • Ihr Kandidat: ein Ablauf aus dem eigenen Bereich, dessen Verlauf bisher niemand belegen kann
  2. Teil 2

    Modul 2 – Datenanalyse: Event-Logs auswerten, Abweichungen belegen

    • Aufbau eines Event-Logs: Fall, Aktivität und Zeitstempel als Mindestangaben
    • Durchlaufzeiten messen, Schleifen wie mehrfache Freigaben und Engpässe an Übergaben sichtbar machen
    • Conformance Checking: den gelebten Verlauf mit dem dokumentierten Soll-Prozess abgleichen
    • Übung: Einen Purchase-to-Pay-Ablauf anhand realer Logdaten untersuchen und versteckte Rücksprünge markieren
  3. Teil 3

    Modul 3 – Diagnose: Ursachen eingrenzen, Potentiale gewichten

    • Herkunft von Verzögerungen und Nacharbeit: fehlende Stammdaten, Rückfragen, unklare Zuständigkeiten
    • Automatisierungs- und Optimierungspotentiale nach Nutzen und Umsetzbarkeit einschätzen
    • Befunde von KI zusammenfassen und interpretieren lassen, mit Gegenprobe an den Rohdaten
    • Übung: Zu den gefundenen Engpässen umsetzbare Maßnahmen formulieren
    • Aus den Befunden eine schlüssige Verbesserungsstory für Prozessverantwortliche und Leitung bauen
  4. Teil 4

    Modul 4 – Gestaltung: Soll-Prozess entwerfen, Wirkung nachweisen

    • Änderungen am Modell durchspielen und simulieren, bevor Umbau und Schulung Geld kosten
    • Prozessvarianten und Szenarien gegenüberstellen, etwa mit und ohne Vorabprüfung eingehender Rechnungen
    • Kennzahlen, an denen sich die Verbesserung dauerhaft ablesen lässt, z. B. Durchlaufzeit, Nacharbeitsquote
    • Übung: Einen optimierten Soll-Prozess für den untersuchten Ablauf entwerfen
    • Effekte nach der Umstellung mit Daten zeigen, statt sie nur anzukündigen
  5. Teil 5

    Modul 5 – Verankerung: Werkzeuge, Datenzugang, Fachbereich und IT

    • Werkzeuglandschaft: Celonis, Signavio und Open-Source-Tools für unterschiedliche Ausgangslagen
    • Datenzugriff regeln und Datenschutz beachten, etwa wenn Logs Rückschlüsse auf Beschäftigte erlauben
    • Prozessanalyse als ständige Fähigkeit aufbauen statt als einmaliges Projekt
    • Fachbereich und IT zusammenführen: wer Daten bereitstellt, wer Befunde fachlich deutet
    • Nächste Etappen der datengestützten Prozessarbeit in Ihrem Verantwortungsbereich

VoraussetzungenSie kennen sich in Geschäftsprozessen grundsätzlich aus. Wer Tabellen in Excel sicher filtert und auswertet, kommt in den Übungen leichter voran.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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