Gemeinnützigkeit im Sportverein belegen: KI-Ansatzpunkte für Kassenwarte

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Mittelverwendung und Gemeinnützigkeitsnachweis prüfen und bewerten, mit schriftlichem Bericht

Das nehmen Sie mit

• Klarheit, wie viele ehrenamtliche Stunden Belegsammlung, Sphärenzuordnung und Nachweise im Jahr kosten
• Eine mit Vorstand und Kassenprüfung abgestimmte Liste der Kassenaufgaben, bei denen KI entlasten kann
• Einen schriftlichen Bericht mit Einstiegsvorschlag, Werkzeugempfehlung und Aufgaben, die in menschlicher Hand bleiben

Ablauf

1. Teil 1

   Phase 1 – Prüfauftrag des Vorstands: Was der Tag für die Vereinskasse klären soll

   • Gespräch mit Vorstand und Kassenwart: Auf welche Entscheidung zum KI-Einsatz der Tag hinarbeitet
   • Betrachtungsrahmen festlegen, zum Beispiel nur den Tätigkeitsbericht oder auch Kassenbericht und Belegprüfung
   • Welche KI-Programme Vorstand, Abteilungen oder Geschäftsstelle schon verwenden, offiziell oder privat
   • Verschwiegenheit zu Mitgliederdaten, Spenden und Kontoständen schriftlich vereinbaren
2. Teil 2

   Phase 2 – Nachweiswege im Verein: Von Kontoauszug und Beleg zum Tätigkeitsbericht

   • Beobachtung bei Kassenwart und Geschäftsstelle, dazu Gespräche mit Abteilungsleitungen über deren Abrechnungen
   • Taktung und Aufwand: Monats- und Jahresabschluss, Stunden je Durchgang, Belegordner und Versammlungsprotokolle
   • Angrenzende Abläufe: Ehrenamtsgewinnung und Übungsleiterbetreuung, etwa bei Abrechnung von Übungsleitervergütungen
   • Vereinssoftware, Buchhaltung, Tabellen, Mails: welche Texte und Zahlen zwischen Abteilung und Kasse wandern
3. Teil 3

   Phase 3 – Steuerliche Leitlinien: Gemeinnützigkeitsrecht, Datenschutz, KI-Verordnung

   • Fachliche Grundlage und Rechtsbezug: AO §§ 51-68 und die Sphärenrechnung des Vereins
   • Je Ansatzpunkt: Anforderungen der KI-Verordnung, Schutz der Daten und, wo ein Betriebsrat besteht, Mitbestimmung
   • Mitgliederlisten, Spenderdaten und Bankverbindungen bleiben im Verein; Modelleingaben werden einzeln festgelegt
   • Ausschlussgründe, etwa falsch zugeordnete Einnahmen, die beim Nachweis gegenüber dem Finanzamt auffallen würden
4. Teil 4

   Phase 4 – KI-Eignung der Kassenarbeit: Teilaufgaben einschätzen und reihen

   • Geeignet etwa: Tätigkeitsbericht entwerfen, Belege vorsortieren; ungeeignet: die steuerliche Zuordnung
   • Bezug zu den vier KI-Grundfunktionen: einordnen, prüfen, entwerfen, zusammenfassen
   • Je Ansatzpunkt eingesparte Ehrenamtsstunden grob schätzen und gegen den Einarbeitungsaufwand abwägen
   • Reihenfolge festlegen mit Kassenwart, Kassenprüfern und weiteren Vorstandsmitgliedern
5. Teil 5

   Phase 5 – Empfehlung für den Vorstand: Bericht und Einstieg in die KI-Nutzung

   • Ergebnisse werden mit dem Vorstand noch vor Ort besprochen
   • Bericht in Schriftform: Ansatzpunkte in Prioritätenfolge, jeweils mit Zeitersparnis und Einarbeitungsaufwand
   • Vorgeschlagener erster Schritt samt Werkzeug, das zur Größe und Ausstattung des Vereins passt
   • Was in der Kasse ohne KI bleiben sollte und weshalb, etwa die Entscheidung über die Verwendung von Vereinsmitteln