Einladungen und Beschlussvorlagen im Vereinsvorstand mit KI entwerfen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Einladungen, Tagesordnungen und Beschlussvorlagen im Vorstand gemeinsam neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsamer Überblick, wer im Vorstand welche Sitzungsunterlagen beisteuert und wo Entwürfe hängen bleiben
• Erprobte Anweisungen und Textmuster für Einladung, Tagesordnung und Beschlussvorlage Ihres Vereins
• Ein abgestimmter Plan, wer die nächste Sitzung mit dem neuen Vorgehen vorbereitet und woran der Vorstand den Erfolg misst

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Einladungsweg nachzeichnen: Wie Sitzungsunterlagen im Vorstand entstehen

   • Gemeinsam rekonstruieren, wie die Einladung zur letzten Mitgliederversammlung zustande kam
   • Kassenwart liefert Zahlen, Schriftführung formuliert, Vorsitz liest gegen: wo Entwürfe tagelang liegen
   • Satzung, alte Protokolle, Tagesordnungsentwürfe und Mitgliederanträge als Ausgangsmaterial für KI sichten
   • Drei Arbeitsgänge festhalten, die viele Feierabende verschlingen, etwa das Sammeln von Anträgen
2. Teil 2

   Schritt 2 – Vereinsrecht und Freigabe: Was für Einladung und Beschluss gilt

   • BGB §§ 21 ff. und Ihre Satzung: welche Vorgaben zu Einberufung, Frist und Tagesordnung den Text bestimmen
   • Welche Mitgliederdaten aus Anträgen und Adresslisten ins Werkzeug dürfen, auch Beschäftigtendaten Hauptamtlicher
   • Notieren, welche Passagen einer Beschlussvorlage mit KI-Hilfe entstanden, damit das nachvollziehbar bleibt
   • Unterzeichnet und verschickt wird vom Vorstand; das Werkzeug liefert nur einen Entwurf zur Freigabe
3. Teil 3

   Schritt 3 – Schriftstücke zuordnen: Einladung, Antrag und Vorlage als Einsatzorte für KI

   • Einladung entwerfen, Anträge zusammenfassen, Vollständigkeit prüfen, Eingänge Tagesordnungspunkten zuordnen
   • Ein Sprachmodell kennt weder Ihre Satzung noch die Vorgeschichte eines Antrags und wägt nichts ab
   • Wie andere Vorstände, etwa in Sport- oder Fördervereinen, ihre Sitzungsunterlagen mit KI vorbereiten
   • Die Schriftstücke wählen, bei denen ein erster Versuch dem Vorstand spürbar Arbeit abnimmt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Sitzungsprobe: Eine anstehende Versammlung mit KI vorbereiten

   • Arbeitsstoff ist ein realer Vorgang aus Ihrem Verein, zum Beispiel die kommende Jahreshauptversammlung
   • Übung: Einladung samt Tagesordnung und eine Beschlussvorlage zur Beitragsanpassung mit KI-Hilfe neu entwerfen
   • Die entstandenen Anweisungen tauschen die Vorstandsmitglieder aus und verbessern sie zusammen
   • Schwächen im Entwurf benennen, etwa falsche Fristen oder erfundene Satzungsparagrafen, und ihre Ursache klären
5. Teil 5

   Schritt 5 – Vorstandsfahrplan: Der Monat vor der kommenden Sitzung

   • KI-Schritte für den Monat bis zur Sitzung, die mit Geräten und Zugängen des Vorstands umsetzbar sind
   • Aufgaben im Vorstand verteilen und vereinbaren, wie gemessen wird, ob Entwürfe schneller abgestimmt sind
   • Anschlussthema für später: Jahresbericht und Rechenschaftslegung gegenüber der Mitgliederversammlung
   • Feste Verabredung, wer die nächste Einladung nach dem neuen Ablauf vorbereitet und wann der Vorstand nachfasst