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Verfahrensanweisungen mit KI verständlich formulieren: ISO 9001 im Blick

Für Dokumentationsverantwortliche, die Verfahrensanweisungen bisher weitgehend von Hand verfassen und überarbeiten. In einer persönlichen Stunde nehmen Sie sich eine Ihrer Anweisungen vor und erarbeiten mit KI-Unterstützung eine lesbarere Fassung. Danach haben Sie eine wiederverwendbare Vorlage, die Gliederung und Begriffe Ihres Hauses abbildet, und wissen, wie Sie das Ergebnis gegen den tatsächlichen Ablauf prüfen.

Für wen

Dokumentationsverantwortliche in Betrieben und Einrichtungen, die Verfahrensanweisungen bislang meist ohne technische Hilfe schreiben und verständlicher machen wollen.

KI-Sparring 1:1 · je Stunde

Ihre eigene Verfahrensanweisung, mit KI klarer gefasst und als Vorlage gesichert

Das nehmen Sie mit

  • Eine Verfahrensanweisung aus Ihrem Bereich, die in der Stunde mit KI-Hilfe überarbeitet wurde
  • Eine wiederverwendbare Prompt-Vorlage, die Ihren Redaktionsleitfaden berücksichtigt
  • Feste Prüfschritte, mit denen Sie erfundene oder vertauschte Ablaufschritte aufspüren

Ablauf

  1. Teil 1

    Baustein 1 – Standort: Ihre Anweisungen und das Ziel der Stunde

    • Kurzer Blick auf Ihre Praxis: wer Verfahrensanweisungen verfasst, wer freigibt und wer danach arbeiten muss
    • Sie legen fest, was nach der Stunde vorliegt, etwa eine überarbeitete Anweisung oder ein Gliederungsmuster
    • Ihr bisheriger Umgang mit KI-Werkzeugen wird erfragt; Vorwissen ist keine Bedingung
  2. Teil 2

    Baustein 2 – Arbeit am Vorgang: Ihre Verfahrensanweisung wird lesbarer

    • Grundlage ist eine bestehende oder geplante Verfahrensanweisung, die Sie mitbringen
    • Gemeinsam entsteht ein Prompt, der Zweck, Geltungsbereich und Leserkreis der Anweisung vorgibt
    • Wo die KI verschachtelte Sätze entwirrt und wo sie Abläufe umstellt oder Zuständigkeiten verwischt
  3. Teil 3

    Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: eine Schreibhilfe für weitere Anweisungen

    • Welches KI-Werkzeug zu Ihrer Aufgabe und Ihrer Dokumentenablage passt
    • Eine wiederverwendbare Anweisung an die KI, die Gliederung, Satzlänge und Fachbegriffe Ihres Hauses festhält
    • Prüfschritte: Entwurf mit gelebtem Ablauf und Vorgängerversion abgleichen, erfundene Schritte streichen
  4. Teil 4

    Baustein 4 – Rahmen und Hausaufgabe: ISO 9001, Redaktionsleitfaden, Folgethemen

    • Welche Anforderungen aus ISO 9001 gelten und wie Ihr Redaktionsleitfaden in die Vorlage einfließt
    • Ihr Auftrag bis zur nächsten Stunde, zum Beispiel zwei weitere Anweisungen mit der Vorlage umschreiben lassen
    • Themen für Folgestunden: Handbücher und Onboarding-Material pflegen, ausscheidendes Wissen sichern

VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Bringen Sie eine Verfahrensanweisung oder einen anderen konkreten Vorgang aus Ihrer Arbeit mit.

AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz, in der die während der Stunde erarbeiteten Vorlagen enthalten sind

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