Öffentliche Verwaltung

Formale Angebotsprüfung in der Vergabestelle mit KI neu organisieren

Nach dem Öffnungstermin beginnt in der Vergabestelle die Kleinarbeit: Eigenerklärungen abhaken, Nachweise suchen, Preisblätter vergleichen, Nachforderungen schreiben. In der KI-Werkstatt bauen Beschäftigte diesen Ablauf an einem abgeschlossenen Verfahren aus dem eigenen Haus mithilfe eines Sprachmodells neu auf und klären vorher, was VgV §§ 56 ff. und UVgO dabei vorgeben. Wer teilnimmt, kehrt mit erprobten Prüfanweisungen und einem Plan für die kommenden vier Wochen an den Arbeitsplatz zurück.

Für wen

Vergabestellen, die eingehende Angebote formal prüfen und werten und diesen Schritt heute überwiegend von Hand erledigen.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Formalprüfung und Wertung von Angeboten gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

  • Ein gemeinsames Bild der Engpässe zwischen Angebotsöffnung und Wertungsübersicht
  • Getestete Prüfanweisungen für Vollständigkeitsabgleich, Nachforderung und Wertungsvermerk
  • Ein Umsetzungsplan mit Zuständigkeiten und einer Messgröße für die nächsten vier Wochen

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Angebotsprüfung heute: Der Weg vom Öffnungstermin zur Wertungsübersicht

    • Gemeinsam rekonstruiert: wie eingegangene Angebote derzeit geöffnet, gesichtet und gewertet werden
    • Bedarfsstelle, Vergabestelle, Rechnungsprüfung: wer zuarbeitet, wer kontrolliert, wo Angebote liegen bleiben
    • Angebotsschreiben, Eigenerklärungen, Preisblätter, Nachweise: welche Dokumente eine KI auswerten könnte
    • Drei wiederkehrende Stockungen der Formalprüfung, etwa bei Nachforderungen, kommen auf die Liste
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Wertungsrecht: VgV §§ 56 ff., UVgO und Beschäftigtendaten

    • Fachlicher Rahmen der Prüfung: VgV §§ 56 ff. bei EU-weiten Verfahren, UVgO unterhalb der Schwellenwerte, soweit eingeführt
    • Vertraulichkeit der Angebote, Angaben zu Bieterpersonal und Beschäftigtendaten der Prüfenden im konkreten Verfahren
    • KI-gestützte Prüfschritte im Vergabevermerk kennzeichnen, damit jede Wertung nachvollziehbar bleibt
    • Freigabe von Wertung und Zuschlagsvorschlag liegt bei den zuständigen Beschäftigten, mit oder ohne KI-Hilfe
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Prüfhilfen: Aufgaben eines Sprachmodells bei Formalprüfung und Wertung

    • Nachforderungen entwerfen, Angebote zusammenfassen, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Angebote Losen zuordnen
    • Ausschlussentscheidung und Abwägung bei der Wertung bleiben fachliche Aufgaben, die kein Sprachmodell übernimmt
    • Ansätze aus anderen Vergabestellen, etwa ein KI-gestützter Abgleich von Eigenerklärungen mit der Checkliste
    • Für die Werkstattphase ausgewählt: Prüfschritte, die je Verfahren spürbar Stunden zurückgeben
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Werkstatt Angebotswertung: Ein abgeschlossenes Verfahren neu durchgespielt

    • Abgeschlossene Vergabeverfahren aus dem Haus, Bieterangaben geschwärzt, dienen als Übungsmaterial
    • Übung: Formalprüfung eines Angebots mit KI neu aufsetzen, von der Vollständigkeitsliste bis zur Nachforderung
    • Prompts für Abgleich und Wertungsvermerk entstehen, werden gegenseitig erprobt und überarbeitet
    • Wo der KI-Abgleich danebenliegt und weshalb: fehlende Nachweise als vorhanden gemeldet, Rechenfehler übersehen
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Umsetzungsplan Vergabestelle: Die kommenden vier Wochen

    • Vierwochenstart: welche Prüfhilfen sich mit bereits lizenzierten Programmen der Vergabestelle erproben lassen
    • Wer Nachforderungen, Abgleich und Vermerk künftig übernimmt; gemessen wird etwa an den Tagen bis zur Wertungsübersicht
    • Ausblick auf ein zweites Vorhaben: Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen verankern
    • Zum Schluss vereinbart die Runde verbindlich, welche Handgriffe beim nächsten Öffnungstermin anders laufen

VoraussetzungenKI-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Von Vorteil sind Vertrautheit mit den eigenen Prüfabläufen und ein abgeschlossenes Verfahren als Übungsmaterial.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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