Eigentümerversammlungen vorbereiten: Tagesordnung und Unterlagen mit KI

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Vorbereitung der Eigentümerversammlung mit KI neu ordnen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsam aufgezeichneter Vorbereitungsablauf mit den Arbeiten, die am meisten Zeit binden
• Klarheit, was WEG, Beschlusssammlung und Datenschutz für KI-gestützte Einladungen und Beschlussvorlagen bedeuten
• Vorlagen, etwa für Tagesordnung und Beschlussanträge, an einer realen Versammlung entwickelt und getestet
• Ein Umsetzungsplan mit Zuständigkeiten und einer Messgröße für die Vorbereitungszeit

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Von der Terminfindung bis zum Versand der Einladung

   • Gemeinsam skizzieren die Anwesenden, wie ihre Verwaltung eine Versammlung heute vorbereitet
   • Wer zuliefert, wer kontrolliert: Beirat, Buchhaltung, Technik; wo Unterlagen auf Rückmeldung warten
   • Was dabei entsteht und kursiert: Einladung, Tagesordnung, Beschlussvorlagen, Vollmachten, Angebote, Protokollvorlage
   • Die Runde benennt die drei Vorbereitungsarbeiten, die bis zum Versand am meisten Zeit binden
2. Teil 2

   Schritt 2 – Leitplanken: WEG, Beschlusssammlung und Eigentümerdaten

   • WEG und Beschlusssammlung als fachlicher Bezug für Tagesordnung, Beschlussanträge und Niederschrift
   • Datenschutz am konkreten Vorgang: Angaben zu Eigentümern, Hausgeldrückständen und Beschäftigtendaten der Verwaltung
   • KI-gestützte Beschlussvorlagen und Protokollentwürfe kennzeichnen und ihr Zustandekommen nachvollziehbar halten
   • Einladung und Vorlagen gibt die Verwaltung frei, die Niederschrift unterzeichnen die nach WEG Vorgesehenen
3. Teil 3

   Schritt 3 – Ansatzpunkte: Beschlussanträge, Angebotsvergleich, TOP-Prüfung

   • Was wozu passt: Entwurf von Beschlussanträgen, Angebotszusammenfassung, Prüfung der Tagesordnung, Klassifizierung
   • Grenzen nüchtern betrachtet: Rechtliche Würdigung und Versammlungsleitung übernimmt kein Sprachmodell
   • Erfahrungen vergleichbarer Hausverwaltungen, etwa beim Gegenüberstellen mehrerer Sanierungsangebote
   • Auswahl: Ansatzpunkte, die bei der Vorbereitung deutlich entlasten, kommen zuerst an die Reihe
4. Teil 4

   Schritt 4 – Werkstattphase: Eine anstehende Versammlung neu vorbereiten

   • Das Team legt eine reale, anonymisierte Versammlung vor, zum Beispiel mit Beschluss über eine Dachsanierung
   • Übung: Die Vorbereitung mit KI-Hilfe neu durchspielen, von der Tagesordnung bis zur versandfertigen Einladung
   • Entstehende Anweisungen und Vorlagen gehen mehrfach reihum und werden dabei verbessert
   • Benennen, wo der Entwurf noch hakt und weshalb, etwa bei falschen Mehrheitserfordernissen oder fehlenden TOP
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan: Die nächste Versammlungsrunde mit KI

   • Welche KI-Schritte in den vier Wochen nach dem Werkstatttag mit der vorhandenen Ausstattung umsetzbar sind
   • Zuständigkeiten in der Verwaltung klären; Erfolgsmaß etwa: Tage von der Terminfestlegung bis zum Versand
   • Angrenzendes Vorhaben für später: Handwerkeraufträge und Angebote koordinieren
   • Zum Schluss hält das Team fest, womit es bei der nächsten Einladung beginnt und wer es anstößt