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Disposition in der Zeitarbeit: Einsätze mit KI planen, AÜG-Fristen halten

Disponentinnen und Disponenten in Personaldienstleistern gleichen täglich Kundenabrufe mit Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Überlassungszeiten ab, meist noch über Listen und Telefon. Diese Seite zeigt, wie ein Sprachmodell Einsatzvorschläge und Einsatzinformationen vorbereitet, ohne dass Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay aus dem Blick geraten. Im Praxis-Transfer baut jede Person eigene Vorlagen für die Disposition und prüft deren Ergebnisse selbst. Der Potenzialcheck untersucht die Disposition im eigenen Haus und liefert der Leitung einen schriftlichen Bericht mit Empfehlung.

Für wen

Disponentinnen und Disponenten in Zeitarbeitsunternehmen, die Einsätze ihrer Mitarbeitenden bislang überwiegend von Hand planen und besetzen.

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Einsatzvorschläge selbst mit KI erstellen und Vorlagen für die Disposition bauen

Das nehmen Sie mit

  • Eine erprobte Vorlage, die aus einem Kundenabruf einen Einsatzvorschlag in Tabellenform erzeugt
  • Ein eingerichteter KI-Zugang mit passenden Datenschutzeinstellungen für Mitarbeiter- und Kundendaten
  • Ein Prüfablauf, mit dem Sie Einsatzvorschläge gegen Kartei, Kundenauftrag und AÜG-Vorgaben abgleichen

Ablauf

  1. Teil 1

    Etappe 1 – Den Fall vorbereiten: Ein Kundenabruf wird zum Dispositionsfall

    • Was ein Einsatzvorschlag als Input braucht: Anforderungsprofil, Einsatzort, Schichtzeiten, Verfügbarkeiten
    • Heutige Fundorte dieser Angaben: Kundenauftrag, Mitarbeiterkartei, Qualifikationsnachweise, Urlaubsliste
    • Übung: Ein kurzfristiger Abruf für zwei Kommissionierer wird anonymisiert und zum Arbeitsfall des Tages
    • Typische Haken: fehlende Schichtangaben, veraltete Verfügbarkeiten, zu vage formulierte Aufträge an das Modell
  2. Teil 2

    Etappe 2 – Das Werkzeug einrichten: Zugang und Einstellungen für die Disposition

    • Anmeldung, Bedienoberflächen und worin sich die gängigen Sprachmodell-Dienste voneinander unterscheiden
    • Welche Funktionen der kostenlose Zugang bietet und wofür eine bezahlte Lizenz nötig wird
    • Datenschutz zuerst: Einstellungen anpassen, ehe Mitarbeiternamen oder Kundenbetriebe eingegeben werden
    • Übung: Das Modell erhält den Abruf als Auftrag, danach wird der Einsatzvorschlag auf Mängel durchgesehen
  3. Teil 3

    Etappe 3 – Vorlagen bauen: Eine Dispositionsanweisung, die jede Woche trägt

    • Vom schnellen Zuruf zur belastbaren Anweisung: Ziel, Ausgangsdaten, Ausschlusskriterien und gewünschte Ausgabe
    • Rolle vorgeben (erfahrene Disponentin), ein gelungenes Musterbeispiel beilegen, Tabellenform festlegen
    • Übung: Sie bauen eine Vorlage, die bei jedem neuen Kundenabruf erneut einsetzbar ist
    • Die Vorlage gemeinsam in der Niederlassung nutzen, mit Versionsstand und Vermerk zu jeder Änderung
  4. Teil 4

    Etappe 4 – Ergebnisse prüfen: Kein Einsatz ohne Kontrolle durch die Disposition

    • Namen, Qualifikationen, Stunden und Einsatzdaten mit Kartei und Auftrag abgleichen, Verweise nachschlagen
    • Zweiter Blick einer Kollegin: über Besetzung und Kundenzusagen entscheidet die Disposition, nie das Modell
    • AÜG im Blick: Höchstüberlassungsdauer je Kundenbetrieb und Equal Pay als feste Prüfpunkte jedes Vorschlags
    • Übung: Ein KI-Einsatzplan mit überschrittener Überlassungsdauer wird durchgesehen und richtiggestellt
  5. Teil 5

    Etappe 5 – Sichern und teilen: Vorlagen dauerhaft für die Disposition nutzen

    • Die erarbeiteten Vorlagen samt Beispielabruf und Prüfhinweisen für den eigenen Betrieb sichern
    • Grenzen erkennen: wann ein KI-Einsatzvorschlag mehr Kontrollaufwand erzeugt, als er der Disposition erspart
    • Lohnendes Folgethema: Sichtung eingehender Bewerbungen und Vorbereitung der Erstgespräche
    • Klärung verbliebener Fragen und Ausblick auf die weitere Arbeit mit den Vorlagen

VoraussetzungenRechner mit Internetzugang und ein eigener Beispielvorgang aus der Disposition. Kenntnisse in Programmierung oder KI werden nicht vorausgesetzt.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Disposition im Haus prüfen, KI-Ansatzpunkte bewerten, Ergebnis als Bericht

Das nehmen Sie mit

  • Ein schriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Ansatzpunkten in der Einsatzplanung
  • Klarheit, welche Personal- und Kundendaten in ein Sprachmodell gelangen dürfen und welche intern bleiben
  • Ein Vorschlag für den Einstieg samt Werkzeug sowie eine begründete Liste, was die Disposition ohne KI erledigt

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Auftrag klären: Was die Leitung entscheiden will

    • Vorgespräch mit der Leitung: zu welcher KI-Frage in der Disposition die Analyse eine Grundlage liefern soll
    • Eingrenzen, welcher Ausschnitt betrachtet wird, etwa nur gewerbliche Einsätze einer Niederlassung
    • Welche KI-Dienste die Disposition schon verwendet, auch privat eingerichtete Zugänge
    • Absprache zur Vertraulichkeit im Umgang mit Mitarbeiter-, Kunden- und Einsatzdaten während der Analyse
  2. Teil 2

    Phase 2 – Aufnahme vor Ort: Der Weg vom Kundenabruf zur Einsatzbestätigung

    • Mitlaufen und Nachfragen an den Dispositionsplätzen, vom Abruf bis zur Information der Mitarbeitenden
    • Wie viele Abrufe und Umbesetzungen pro Woche anfallen, wie lange jede dauert, welche Listen dafür dienen
    • Angrenzend mit aufgenommen: Verwaltung der AÜG-Erlaubnis und der gesetzlichen Meldepflichten
    • Beteiligte Programme, Wege der Daten zwischen ihnen, dabei anfallende Listen, Tabellen und Schreiben
  3. Teil 3

    Phase 3 – Grenzen prüfen: AÜG, Beschäftigtendaten und Betriebsrat

    • Rechtsrahmen der Disposition: Höchstüberlassungsdauer nach AÜG und Equal Pay
    • Je Ansatzpunkt: Pflichten aus der KI-Verordnung, Schutz der Beschäftigtendaten, Mitbestimmung des Betriebsrats
    • Welche Angaben einem Sprachmodell zugänglich sein dürften und welche Personal- und Kundendaten intern bleiben
    • Ausschlussgründe: Risiken, die einen KI-Einsatz in einzelnen Dispositionsschritten verbieten
  4. Teil 4

    Phase 4 – Bewerten und priorisieren: Welche Dispositionsschritte KI tragen kann

    • Begründete Eignung der Teilschritte, vom Abgleich der Qualifikationen bis zur Einsatzinformation
    • Grundfunktion je Teilschritt: Texte entwerfen, Listen zusammenfassen, Angaben prüfen, Abrufe einordnen
    • Grobe Schätzung der eingesparten Dispositionszeit, dagegen der realistisch zu erwartende Einführungsaufwand
    • Reihenfolge der Ansatzpunkte, abgestimmt mit den erfahrenen Disponentinnen und Disponenten
  5. Teil 5

    Phase 5 – Ergebnis: Rückmeldung an die Leitung und schriftlicher Ergebnisbericht

    • Rückmeldung an die Leitung im Abschlussgespräch, bevor die Analyse vor Ort endet
    • Schriftlicher Ergebnisbericht: Ansatzpunkte in Rangfolge, je mit Einführungsaufwand und erwarteter Entlastung
    • Womit die Disposition starten sollte und welches Werkzeug sich dafür eignet
    • Dispositionsaufgaben, die bewusst nicht an KI übergeben werden sollen, mit Begründung

VoraussetzungenKeine Vorkenntnisse nötig. Vorausgesetzt werden Zugang zu den beteiligten Dispositionsplätzen und die Bereitschaft der Beteiligten zum Gespräch.

AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen

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