Anerkennung ausländischer Abschlüsse: Fachkräfte mit KI-Hilfe begleiten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Begleitung von Anerkennungsverfahren gemeinsam mit KI neu organisieren

Das nehmen Sie mit

• Eine Übersicht, wer im Anerkennungsverfahren was beisteuert und wo die Begleitung ins Stocken gerät
• Anweisungen und Musterschreiben für Unterlagenlisten, Zeugniszusammenfassungen und Erklärungen an Fachkräfte
• Orientierung zu BQFG, Fachkräfteeinwanderungsgesetz und Bewerberdaten sowie einen Arbeitsplan mit Zuständigkeiten

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Ausgangslage: Vom Bewerbungseingang bis zum Anerkennungsbescheid

   • Gemeinsam nachvollziehen, wie die letzte Fachkraft mit ausländischem Abschluss durch das Verfahren begleitet wurde
   • Fachkraft, Personalabteilung, Fachbereich, zuständige Stelle, Übersetzungsbüro: wer beiträgt, wo Wochen vergehen
   • Zeugnisse, Fächerübersichten, Übersetzungen, Arbeitsnachweise, Antragsformulare: welche Texte KI auswerten könnte
   • Die drei Abschnitte benennen, die das Verfahren am stärksten bremsen, etwa Nachforderungen der zuständigen Stelle
2. Teil 2

   Schritt 2 – Spielregeln: BQFG, Fachkräfteeinwanderungsgesetz und Bewerberdaten

   • BQFG, soweit es für den Referenzberuf greift, und Fachkräfteeinwanderungsgesetz: was sie für die Begleitung bedeuten
   • Passkopien, Zeugnisse, Familienangaben: wie mit Daten von Bewerbenden und Beschäftigten beim KI-Einsatz umzugehen ist
   • Kenntlich machen, welche Unterlagenliste oder Zusammenfassung mit KI entstand, und nachvollziehbar ablegen, wer sie prüfte
   • Was an Fachkraft oder zuständige Stelle geht, gibt eine verantwortliche Person im Personalbereich frei und steht dafür ein
3. Teil 3

   Schritt 3 – Einsatzfelder: Wo KI die Begleitung von Anerkennungsverfahren entlastet

   • Schreiben an die Fachkraft entwerfen, Zeugnisse zusammenfassen, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Referenzberuf vorsortieren
   • Klare Grenze: Wo eine beglaubigte Übersetzung verlangt ist, genügt keine KI-Übersetzung; über Gleichwertigkeit entscheidet die zuständige Stelle
   • Wie Betriebe in der Fachkräftesicherung Anerkennungsverfahren bereits mit KI-Unterstützung begleiten
   • Entscheidung, welche Einsatzfelder bei der nächsten Einstellung aus dem Ausland erprobt werden
4. Teil 4

   Schritt 4 – Übungsfall: Ein Anerkennungsverfahren wird mit KI neu begleitet

   • Jede Kleingruppe arbeitet mit einem echten, anonymisierten Verfahren aus dem eigenen Betrieb
   • Übung: Aus Lebenslauf und Zeugnissen eine Unterlagenliste und ein Erklärschreiben für die Fachkraft erzeugen
   • Anweisungen und Musterschreiben werden ausgetauscht, gegengelesen und gemeinsam überarbeitet
   • Fehler im KI-Ergebnis besprechen, etwa falsch übertragene Abschlussbezeichnungen oder erfundene Zuständigkeiten
5. Teil 5

   Schritt 5 – Arbeitsplan: Die nächsten Verfahren strukturiert begleiten

   • Welche Schritte das Personalteam für die folgenden vier Wochen plant, gestützt auf bereits verfügbare Werkzeuge
   • Zuständige für Vorlagen bestimmen und Erfolg messen, etwa an weniger Nachforderungen der zuständigen Stelle
   • Zweites Vorhaben im Anschluss: Onboarding mit Sprachbarrieren gestalten
   • Zum Abschluss: verbindliche Absprachen zu den nächsten Schritten im Team