Arbeitszeit erfassen im Betrieb: Umsetzung mit eigenen KI-Vorlagen

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Selbst üben: Vorlagen zur Einführung der Zeiterfassung bauen und prüfen

Das nehmen Sie mit

• Einen als Übungsfall aufbereiteten Vorgang zur Zeiterfassung aus Ihrem Betrieb
• Eine selbst gebaute, wiederverwendbare Anweisung mit Rolle, Beispielen und Formatvorgabe
• Eine Kontrollroutine, mit der Sie KI-Entwürfe am ArbZG und am BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 messen

Ablauf

1. Teil 1

   Etappe 1 – Ausgangslage: Welche Angaben die Einführung der Zeiterfassung verlangt

   • Angaben, die ein Sprachmodell für diesen Schritt kennen muss: Arbeitszeitmodelle, Schichtrhythmen, Außendienst
   • Was dafür heute aus verschiedenen Ablagen geholt wird: Stundenzettel, Dienstpläne, Arbeitsverträge
   • Übung: Die Einführung der Zeiterfassung in einer Abteilung wird zum Übungsfall ausgearbeitet
   • Typische Stolpersteine: übersehene Teilzeitmodelle, unklare Pausenregeln, zu knappe Prompts
2. Teil 2

   Etappe 2 – Einrichtung: Das KI-Werkzeug startklar machen, bevor Personaldaten hineingehen

   • Konto einrichten, sich in der Bedienoberfläche orientieren, Unterschiede verbreiteter KI-Werkzeuge sehen
   • Gratis-Zugang oder Abonnement: was sich für Arbeitszeitfragen in der jeweiligen Ausgabe nutzen lässt
   • Vor der ersten Eingabe von Arbeitszeitdaten die vorhandenen Datenschutzeinstellungen durchsehen und nutzen
   • Übung: Eine Anfrage zur Arbeitszeiterfassung stellen und die Mängel der Antwort benennen
3. Teil 3

   Etappe 3 – Vorlagenbau: Belastbare Anweisungen für Fragen der Zeiterfassung

   • Statt knapper Zurufe eine gegliederte Anweisung mit Auftrag, Hintergrund, Unterlagen und Ausgabeform
   • Dem Modell eine Rolle geben, etwa Personalreferentin, dazu Beispiele und eine Tabelle je Beschäftigtengruppe
   • Übung: Aus dem Übungsfall entsteht eine Anweisung, die sich für weitere Abteilungen erneut nutzen lässt
4. Teil 4

   Etappe 4 – Gegenkontrolle: KI-Entwürfe an ArbZG und Rechtsprechung abgleichen

   • Angaben zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und zitierten Entscheidungen gezielt nachprüfen
   • Gegenlesen durch Kollegin oder Kollege: welche Festlegungen zur Zeiterfassung nie beim Werkzeug liegen dürfen
   • Abgleich der Entwürfe mit ArbZG und BAG-Beschluss 1 ABR 22/21, soweit sie für Ihren Betrieb gelten
   • Übung: Einen fehlerhaften KI-Entwurf zur Pausenregelung untersuchen und korrigieren
5. Teil 5

   Etappe 5 – Weitergabe: Vorlagen sichern, im Team pflegen, Grenzen erkennen

   • Fertige Vorlagen so sichern, dass Personalabteilung und Geschäftsführung darauf zugreifen
   • Gemeinsame Nutzung im Team und nachvollziehbare Versionen, wenn sich Zeitregelungen ändern
   • Grenzen des Anwendungsfalls: Zeiterfassungsfragen, bei denen jeder Fall eine Einzelabwägung braucht
   • Als Anschlussthema bietet sich an: Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung vorbereiten
   • Abschließende Fragerunde und Ausblick, wie es im Betrieb weitergeht