Finanzen & Controlling
Betriebsprüfung mit KI vorbereiten: Daten und Belege prüfergerecht liefern
Kündigt das Finanzamt eine Außenprüfung an, muss die Buchhaltung binnen kurzer Zeit Belege, Kontenauszüge, Verfahrensdokumentation und Datenexporte zusammenstellen und anschließend laufend Fragen des Prüfers beantworten. Diese Seite richtet sich an Buchhaltungsleitungen, die das bislang weitgehend manuell erledigen. Der Schnellstart zeigt in zwei Stunden, was ein Sprachmodell bei der Prüfungsvorbereitung leisten kann und welche Daten tabu sind. In der Werkstatt baut Ihr Team die Beantwortung einer echten Prüferanfrage mit KI neu auf und verlässt den Tag mit einem Plan für die nächste Prüfung.
- Dauer2 Stunden · 1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichFinanzen & Controlling, Pflichten & Regulierung
Für wen
Leitungen der Buchhaltung in Betrieben und Einrichtungen, die Betriebsprüfungen bisher überwiegend von Hand vorbereiten und die angeforderten Daten manuell zusammentragen.
KI-Schnellstart · 2 Stunden
Einordnen, was KI zwischen Prüfungsanordnung und Prüferfrage leisten kann
Das nehmen Sie mit
- Ein realistisches Bild, bei welchen Aufgaben der Prüfungsvorbereitung ein Sprachmodell entlastet
- Sicherheit im Umgang mit erfundenen Kontensalden, Belegnummern oder Fundstellen
- Eine erste selbst geschriebene Anweisung zu einer typischen Prüferanfrage
- Klarheit, welche Buchhaltungsdaten mit Blick auf GoBD und Datenschutz nicht ins Werkzeug gehören
Ablauf
- Teil 1
Der Fall: Was nach Eingang der Prüfungsanordnung in der Buchhaltung passiert
- Belege, Kontenblätter, Verträge und Verfahrensdokumentation zusammensuchen: wo dabei die Stunden verrinnen
- Drei Aufgaben, bei denen ein Sprachmodell spürbar entlastet, etwa das Gliedern einer Anforderungsliste
- Vorführung: Eine anonymisierte Anforderungsliste des Prüfers wird live zur Aufgabenliste mit Zuständigkeiten
- Was trotzdem Handarbeit bleibt: Abgleich mit dem Hauptbuch, Vollständigkeit des Exports, Freigabe
- Teil 2
Das Werkzeug verstehen: Sprachmodelle am Beispiel der Prüferanfrage
- Woher die vorgeführte Aufgabenliste stammt: ein Modell, das wahrscheinliche Fortsetzungen wählt
- Eine von der KI entworfene Kontenübersicht ist ein Vorschlag, kein Nachweis gegenüber dem Finanzamt
- Woher erfundene Belegnummern, Salden oder Fundstellen kommen und an welchen Merkmalen Sie sie bemerken
- Zahlen für den Prüfer stammen aus der Finanzbuchhaltung, nie aus dem Chatfenster
- Teil 3
Erster Versuch: Eine Anweisung zu Ihrer typischen Prüferfrage
- Übung: Eine eigene Anweisung entsteht, die aus einer Prüferfrage eine geordnete Liste benötigter Belege macht
- Dabei bleiben Namen, Kundendaten und Lohnangaben draußen; geübt wird mit verfremdeten Angaben
- Die Ergebnisse werden verglichen: was verwertbar ist und wo das Modell geraten hat
- Rückfragen und skeptische Einwände zur KI in der Prüfungsvorbereitung haben danach ihren Platz
- Teil 4
Rahmen und erste Schritte: GoBD, § 147 Abs. 6 AO und GDPdU
- GoBD, § 147 Abs. 6 AO und GDPdU in Stichworten: was sie für Aufbewahrung und Datenzugriff bedeuten
- Nicht ins Sprachmodell: Lohnkonten, Debitoren mit Namen, Bankverbindungen; denkbar sind verfremdete Kontenpläne
- Ab morgen möglich mit Programmen, die das Haus schon hat: eine Checkliste für die nächste Prüfungsanordnung
- Lohnendes Nachbarthema: die Verarbeitung von E-Rechnungen im Eingang, denn dort entstehen später geprüfte Belege
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Der Termin eignet sich gerade auch für Beschäftigte, die KI bislang skeptisch sehen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Werkstatt · 1 Tag
Die Vorbereitung der Betriebsprüfung im Team mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Ein gemeinsames Bild, wie Ihre Buchhaltung heute auf Prüfungsanordnung und Prüferfragen reagiert
- Geklärte Leitplanken aus GoBD, § 147 Abs. 6 AO und Datenschutz für jede KI-gestützte Aufstellung
- Erprobte Anweisungen und Vorlagen für Belegsuche und Antwortschreiben an den Prüfer
- Einen Plan, wer was vor der kommenden Prüfung umsetzt und woran Fortschritt gemessen wird
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Von der Prüfungsanordnung bis zum ersten Prüfungstag
- Die Runde skizziert, was in der Buchhaltung zwischen Ankündigung der Prüfung und Datenübergabe geschieht
- Wer zuarbeitet und kontrolliert: Lohnbüro, Steuerberatung, IT, Geschäftsführung; wo Anfragen liegen bleiben
- Gesichtet werden Anforderungsliste, Verfahrensdokumentation, Kontenexporte, Verträge und Antwortschreiben
- Ergebnis: Tätigkeiten, die die Vorbereitung spürbar bremsen, etwa das Nachsuchen einzelner Belege
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: GoBD, Datenzugriff und Beschäftigtendaten
- GoBD, § 147 Abs. 6 AO und GDPdU als Maßstab für jede Aufbereitung von Prüfungsdaten mit KI
- Beschäftigtendaten bei der Prüfung: Lohnjournale und Reisekostenbelege nur ohne Personenbezug verarbeiten
- Den KI-Anteil an Aufstellungen vermerken, damit jederzeit belegbar ist, wie eine Antwort an den Prüfer entstand
- Was an den Betriebsprüfer geht, zeichnet die Buchhaltungsleitung oder Geschäftsführung, nicht das Werkzeug
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion bei welcher Prüfungsaufgabe hilft
- Prüferantworten entwerfen, Anforderungslisten verdichten, Exporte auf Lücken prüfen, Fragen nach Themen sortieren
- Grenze: Ein Sprachmodell kennt Ihre Buchungen nicht und ersetzt keinen Datenexport aus der Finanzbuchhaltung
- Erfahrungswerte aus Buchhaltungen, die ihre Prüfungsvorbereitung schon mit KI-Hilfe angehen
- Festlegen, wo KI bei der nächsten Prüfung zuerst hilft, gemessen an eingesparter Such- und Schreibarbeit
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Eine Prüferanfrage aus Ihrem Haus, neu bearbeitet
- Arbeitsgrundlage: eine mitgebrachte, verfremdete Anforderungsliste oder Prüferfrage aus einer früheren Prüfung
- Übung: Die Beantwortung wird mit KI neu aufgebaut, von der Gliederung der Fragen bis zum Begleitschreiben
- Anweisungen für Beleglisten und ein Muster für Antwortschreiben entstehen und werden reihum verbessert
- Schwachstellen offen ansprechen: falsche Kontenbezüge, erfundene Fundstellen, Lücken in der Belegaufstellung
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Vorbereitet in die nächste Betriebsprüfung
- Was sich im kommenden Monat mit den Programmen des Hauses umsetzen lässt, etwa eine Vorlage für Prüferanfragen
- Aufgaben zwischen Buchhaltung und Steuerberatung verteilen; Erfolgsmaß etwa die Antwortzeit auf eine Prüferfrage
- Als Folgethema vormerken: Reisekostenabrechnungen prüfen, ein häufiges Thema in Prüfungen
- Zum Schluss verabredet die Runde, wann sie die ersten Erfahrungen gemeinsam auswertet
VoraussetzungenErfahrung mit KI wird nicht vorausgesetzt. Nützlich sind Vertrautheit mit den Abläufen im Haus und ein echter Vorgang, etwa eine Anforderungsliste aus einer früheren Prüfung.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge