Jahresabschluss vorbereiten mit KI: Abschlussmappe GoBD-gerecht bündeln
Für Buchhaltungsleitungen, die die Vorarbeiten zum Jahresabschluss noch größtenteils von Hand stemmen: Saldenlisten abstimmen, offene Posten klären, Unterlagen für Steuerberatung oder Prüfung zusammentragen. Es geht darum, welche dieser Vorarbeiten ein KI-Werkzeug sinnvoll übernimmt und wo HGB und GoBD klare Grenzen ziehen. Der KI-Potenzialcheck untersucht Ihre Abschlussvorbereitung im Haus und endet mit einem schriftlichen Bericht samt Empfehlung. Im KI-Sparring 1:1 bearbeiten Sie stundenweise einen einzelnen Abschlussvorgang und gehen mit einer erprobten Vorlage hinaus.
- Dauer1 Tag · je Stunde
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichFinanzen & Controlling, Pflichten & Regulierung
Für wen
Leitungen der Buchhaltung in Betrieben und Einrichtungen, in denen die Vorbereitung des Jahresabschlusses bisher überwiegend manuell erledigt wird.
KI-Potenzialcheck · 1 Tag
Ihre Abschlussvorbereitung im Haus geprüft, bewertet und schriftlich empfohlen
Das nehmen Sie mit
- Ein Bild davon, welche Vorarbeiten zum Abschluss KI übernehmen kann und wo sie fehl am Platz ist
- Klarheit, welche Buchhaltungsdaten ein Sprachmodell sehen darf und welche im Haus verbleiben
- Einen schriftlichen Bericht mit priorisierten Ansatzpunkten, Werkzeugempfehlung und erstem Umsetzungsschritt
Ablauf
- Teil 1
Phase 1 – Auftrag: Welche Abschlussfrage die Leitung beantwortet haben will
- Vorgespräch mit Geschäftsführung oder kaufmännischer Leitung: Über welchen KI-Einsatz rund um den Abschluss soll danach entschieden werden
- Zuschnitt des untersuchten Ausschnitts, etwa nur Kontenabstimmung oder auch Rückstellungsübersicht
- Bestandsaufnahme der KI-Dienste, die in der Buchhaltung schon laufen, auch privat beschaffte Zugänge
- Vereinbarung, wie mit Zahlen, Kontenständen und Gesprächsinhalten vertraulich umgegangen wird
- Teil 2
Phase 2 – Aufnahme: Wie Saldenlisten, Belege und Nachweise heute entstehen
- Mitarbeit an den Arbeitsplätzen von Buchhaltung und Abschlussverantwortlichen, ergänzt durch Interviews
- Wie oft und wie lange abgestimmt wird und welche Listen, Kontennachweise und Belege dabei bewegt werden
- Mahnwesen und Zahlungserinnerungen als Nachbarprozesse mit aufnehmen, weil sie offene Posten berühren
- Welche Programme beteiligt sind und welche Tabellen und Begleittexte aus ihnen in die Abschlussmappe fließen
- Teil 3
Phase 3 – Grenzen: Was HGB, GoBD und Datenschutz für den Abschluss verlangen
- Was HGB §§ 238 ff. und GoBD an Buchführung und Abschlussunterlagen fachlich und rechtlich verlangen
- Jeder gefundene Ansatzpunkt wird an Datenschutz, Mitbestimmung und KI-Verordnung gemessen
- Welche Kontendaten einem Sprachmodell vorgelegt werden dürften und was die Buchhaltung nicht verlässt
- Risiken, die bei einzelnen Abschlussarbeiten einen KI-Einsatz ausschließen
- Teil 4
Phase 4 – Bewertung: Welche Abschlussarbeiten KI entlasten kann
- Eignung jeder Teilaufgabe, von der Saldenabstimmung bis zur Anlage für die Steuerberatung
- Jeder Teilaufgabe die passende KI-Leistung zuordnen: Entwurf, Zusammenfassung, Prüfung oder Einordnung
- Überschlag der gesparten Stunden je Ansatzpunkt, ehrlich gegen den Einführungsaufwand gerechnet
- Reihung der Ansatzpunkte zusammen mit den Fachleuten aus der Buchhaltung
- Teil 5
Phase 5 – Ergebnis: Was für den nächsten Abschluss empfohlen wird
- Abschlussbesprechung mit der Leitung, bevor der Tag im Haus endet
- Schriftlicher Bericht: gereihte Ansatzpunkte, jeweils mit erwartetem Aufwand und Ertrag
- Ein konkreter Einstieg für die Abschlussvorbereitung, verbunden mit einer Werkzeugempfehlung
- Welche Abschlussarbeiten bewusst Handarbeit bleiben sollten, mit Begründung
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Wir benötigen Zutritt zu den Plätzen, an denen der Abschluss vorbereitet wird, und Beschäftigte, die zu Gesprächen bereit sind.
AbschlussSchriftlicher Ergebnisbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen
KI-Sparring 1:1 · je Stunde
Ihr eigener Abschlussvorgang, in einer Stunde mit KI-Unterstützung weitergebracht
Das nehmen Sie mit
- Eine Anweisung für einen Ihrer Abschlussvorgänge, die Sie wiederverwenden können
- Prüfschritte, mit denen Sie erfundene Zahlen oder Kontenangaben im KI-Ergebnis erkennen
- Einen klaren Auftrag für eigene Versuche vor dem Folgetermin
Ablauf
- Teil 1
Baustein 1 – Ziel: Ihr Stand bei der Abschlussvorbereitung
- Kurzer Abriss, wie Sie Abstimmungen und Abschlussunterlagen bisher erarbeiten
- Das Stundenergebnis vereinbaren, etwa erste Erläuterungen zu den Rückstellungen
- Ob und wie Sie KI-Werkzeuge schon nutzen, fragen wir kurz ab; für den Einstieg spielt es keine Rolle
- Teil 2
Baustein 2 – Arbeit am Vorgang: Ein Abschlussvorgang aus Ihrer Buchhaltung
- Wir arbeiten an einem Vorgang, den Sie mitbringen, zum Beispiel an einer Liste offener Posten
- Für diesen Abschlussvorgang schreiben wir zusammen die Anweisung an das Modell
- Wo das Werkzeug beim Abschluss Arbeit abnimmt und wo es eher Nacharbeit erzeugt
- Teil 3
Baustein 3 – Werkzeug und Vorlage: Wiederverwendbar für jedes Abschlussjahr
- Ein KI-Werkzeug wählen, das zur jeweiligen Abschlussaufgabe passt
- Anweisung so aufbauen, dass sie beim nächsten Jahresabschluss erneut trägt
- Kontrollschritte gegen ausgedachte Beträge, Konten oder Fundstellen, damit das Ergebnis belastbar ist
- Teil 4
Baustein 4 – Rahmen und Auftrag: HGB, GoBD und Ihr Versuch bis zum Folgetermin
- Leitplanken aus HGB §§ 238 ff. und GoBD für KI-gestützte Abschlussarbeiten
- Ihr Versuch mit KI an den Abschlussunterlagen, der vor dem Folgetermin stattfindet
- Wer weitermachen will: Reisekostenabrechnungen prüfen als Thema einer nächsten Stunde
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Ein konkreter Vorgang aus Ihrer Abschlussvorbereitung sollte zur Stunde vorliegen.
AbschlussPersönliche Ergebnisnotiz, ergänzt um die in der Stunde entstandenen Vorlagen