Datenzugriff in der Außenprüfung: Exporte und Erläuterungen mit KI ordnen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Datenbereitstellung für den Prüfer gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein klares Bild, welche Systeme bei einer Prüfung Daten liefern und an welcher Übergabe die Bereitstellung hakt
• In der Gruppe erprobte KI-Anweisungen, etwa für Feldbeschreibungen von Exporten und Antworten auf Prüferfragen
• Ein abgestimmter Monatsplan mit Zuständigkeiten in Buchhaltung und IT und einem Maß für den Fortschritt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Ablaufskizze: Vom Prüfungsverlangen zum Datenexport

   • Die Gruppe zeichnet nach, was heute geschieht, wenn der Prüfer Daten aus Finanzbuchhaltung oder Lohn anfordert
   • Beteiligte und Übergaben: IT zieht Exporte, Buchhaltung kontrolliert, Steuerberatung stimmt ab; wo gewartet wird
   • Beteiligtes Material: Exportdateien, Feldbeschreibungen, Kontenpläne, Prüferanfragen und frühere Prüfungsberichte
   • Teilschritte herausarbeiten, die besonders viel Zeit kosten, zum Beispiel das Erläutern unklarer Datenfelder
2. Teil 2

   Schritt 2 – Pflichtenrahmen: § 147 Abs. 6 AO, Personaldaten, Nachvollziehbarkeit

   • Was § 147 Abs. 6 AO zum Datenzugriff der Finanzverwaltung vorsieht und was aus den abgelösten GDPdU noch begegnet
   • Lohn- und Personaldaten in Exporten: Datenschutz und Beschäftigtendaten, sobald KI ins Spiel kommt
   • Feldbeschreibungen oder Antworten, die KI erstellt hat, markieren, damit später erkennbar ist, wie sie zustande kamen
   • Freigabe der Unterlagen an den Prüfer: Zuständigkeit und Verantwortung im Unternehmen eindeutig regeln
3. Teil 3

   Schritt 3 – Ansatzpunkte: Wo KI die Datenbereitstellung entlastet

   • Begleitschreiben entwerfen, Prüferanfragen zusammenfassen, Exporte auf Plausibilität prüfen, Dateien Anforderungen zuordnen
   • Grenze: Ob ein Export vollständig und richtig ist, klärt der Abgleich mit dem Quellsystem, kein Sprachmodell
   • Erfahrungen vergleichbarer Betriebe, die ihre Datenbereitstellung für die Betriebsprüfung mit KI vorbereiten
   • Die Gruppe entscheidet, welche Teilschritte im Probelauf mit KI bearbeitet werden
4. Teil 4

   Schritt 4 – Probelauf: Eine frühere Datenanforderung neu bearbeiten

   • Bearbeitet wird eine echte Anforderung aus einer zurückliegenden Prüfung, Personenbezüge entfernt
   • Übung: Die Bereitstellung zu dieser Anforderung wird neu organisiert, ein Sprachmodell übernimmt Vorarbeiten
   • Anweisungen und Muster für Feldbeschreibungen entstehen, werden gegenseitig getestet und nachgebessert
   • Wo das Ergebnis hinkt, etwa bei erfundenen Feldnamen oder falsch gedeuteten Kontenbezeichnungen, und weshalb
5. Teil 5

   Schritt 5 – Übergabe ins Haus: Wie es nach dem Tag weitergeht

   • Vierwöchiger Rahmen: KI-Schritte, die mit der bereits vorhandenen Software machbar sind
   • Zuständigkeiten in Buchhaltung und IT verteilen und klären, woran sich der Fortschritt ablesen lässt
   • Später lohnt der Blick auf die Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie die bereitgestellten Daten entstehen
   • Konkrete nächste Termine und Aufgaben werden vereinbart