Personal, Ausbildung & Mitbestimmung

Dienst- und Einsatzplanung mit KI: von Dienstwünschen zum tragfähigen Plan

Ob Rufbereitschaft im ambulanten Pflegedienst, Notdienste in der Apotheke, Peak-Schichten im Lager oder Vertretungen an der Schule: Wer Dienste verteilt, jongliert mit Wünschen, Ausfällen und Vorgaben aus Gesetz und Tarif. Angesprochen sind alle, die solche Pläne bislang weitgehend per Hand und Tabelle aufstellen, vom Krankenhaus über Kita und Wohngruppe bis zu Filiale, Gastronomie und Museum. Ausführlich beschrieben ist die KI-Werkstatt, in der Ihre Gruppe den eigenen Planungsablauf mit KI umbaut und einen Fahrplan für die Einführung mitnimmt. Dasselbe Thema bieten wir außerdem als zweistündigen Schnellstart, als Praxis-Transfer mit Übungen am Rechner und als Potenzialcheck vor Ort an, der mit einem Bericht samt Empfehlung endet.

Für wen

Leitungen und Verwaltungskräfte, die Dienst-, Schicht-, Einsatz- oder Vertretungspläne erstellen: etwa Pflegedienst-, Wohnbereichs-, Einrichtungs- und Kita-Leitungen, Apotheken- und Schulleitungen, Praxismanagement, Filial-, Bezirks-, Lager- und Betriebsleitungen sowie die Verwaltung von Kultureinrichtungen. Gedacht für Häuser, die ihre Pläne noch weitgehend per Hand zusammenstellen.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Ihre Planung von der Wunschabfrage bis zum Aushang umbauen und dabei KI erproben

Das nehmen Sie mit

  • Ein gemeinsam aufgenommenes Bild Ihres Planungsablaufs, in dem die aufwendigsten Arbeiten benannt sind
  • An Ihrem mitgebrachten Planungsvorgang erprobte Prompts, etwa für Wunschabfrage, Tauschanfrage und Ausfallmeldung
  • Klarheit, welche Vorgaben aus Arbeitszeitgesetz, Tarif und Beschäftigtendatenschutz für KI-gestützte Pläne gelten
  • Verteilte Zuständigkeiten für die ersten Planungswochen und eine Kennzahl, an der Sie den Erfolg ablesen

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Bestandsaufnahme: So entsteht Ihr Plan zwischen Wunschbuch und Aushang

    • Mit allen Beteiligten nachzeichnen, wer welche Angabe wann in den Plan einspeist
    • Wer Abwesenheiten meldet, wer den Entwurf abzeichnet und wo er tagelang auf Rückmeldungen wartet
    • Beteiligte Unterlagen sichten: Urlaubsliste, Krankmeldungen, Planungstabelle, Rundmails, Tauschzettel
    • Rangliste der drei aufwendigsten Planungsarbeiten, z. B. Nachbesetzen nach Krankmeldung am frühen Morgen
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Leitplanken: Arbeitszeit, Tarif und Beschäftigtendaten

    • Arbeitszeitgesetz für alle, dazu Tarifwerke wie TVöD-P, AVR, MFA-Tarifvertrag oder das Dienstrecht der Schule
    • Dazu PpUGV im Krankenhaus, ApoG und Notdienstregelungen der Kammern, Ladenöffnungs- und Schulgesetze
    • Datenschutz bei Beschäftigtendaten: was für Krankmeldungen, Teilzeitwünsche und Abwesenheitsgründe gilt
    • KI-Anteil am Planentwurf kenntlich machen und Änderungsstände nachvollziehbar dokumentieren
    • Freigeben und abzeichnen kann den Plan nur die zuständige Leitung, nie das Werkzeug
  3. Teil 3

    Schritt 3 – Ansatzpunkte: Entwerfen, bündeln, prüfen und sortieren im Planungsalltag

    • Wofür jede Funktion taugt: Rundmail entwerfen, Wünsche bündeln, Regelverstöße finden, Anfragen sortieren
    • Realistisch bleiben: Ein Sprachmodell ersetzt weder Ihr Planungsprogramm noch Ihre Abwägung bei Diensttausch
    • Vergleichsfälle aus Häusern Ihrer Branche, etwa Vertretungstage an Schulen oder Notdienstwochen in Apotheken
    • Gemeinsam festlegen, welche Ansatzpunkte im eigenen Ablauf zuerst erprobt werden
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Werkstattphase: Monatsplan, Tausch und Ausfall neu organisieren

    • Ihr Vorgang als Material, z. B. ein Monatsplan mit späten Tauschwünschen oder ein Tag voller Krankmeldungen
    • Übung: Sie spielen den Vorgang mit KI durch, von der Wunschabfrage bis zur Rundmail mit dem fertigen Plan
    • Prompt-Vorlagen für Wunschabfrage, Tauschanfrage und Ausfallmeldung entstehen, die Gruppe bessert sie nach
    • Woran der Entwurf noch scheitert und weshalb, etwa übersehene Ruhezeiten oder doppelt verplante Teilzeitkräfte
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Fahrplan: Vorlagen in die nächsten Planungsrunden tragen

    • Was in den ersten vier Planungswochen mit Ihren bestehenden Programmen und Lizenzen umsetzbar ist
    • Wer im Team die Prompts pflegt, wer Entwürfe gegenliest und welche Kennzahl gilt, z. B. Stunden je Monatsplan
    • Anschlussthemen: Fehlermeldesystem (Krankenhaus), Terminsteuerung (Arztpraxis), Arbeitsblätter (Schule)
    • Zum Abschluss verabredet: welcher Plan als Nächstes mit dem Sprachmodell entsteht und wer ihn freigibt

VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse brauchen Sie nicht. Sie sollten den Planungsablauf Ihres Hauses kennen; ein mitgebrachter tatsächlicher Planungsvorgang, etwa ein abgeschlossener Monatsplan, macht den Tag ergiebiger.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Schnellstart · 2 Stunden

Dieses Thema als KI-Schnellstart

Zeigt live, welche Stellen der Dienstplanung ein Sprachmodell übernimmt, was von Hand geprüft bleibt und was Sie gleich testen können.

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Schnellstart ausmacht

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Dieses Thema als KI-Praxis-Transfer

Jede Person richtet sich ihr Werkzeug ein, baut Vorlagen für ihren Dienst- oder Einsatzplan und prüft fehlerhafte Entwürfe.

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Praxis-Transfer ausmacht

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Dieses Thema als KI-Potenzialcheck

Wir nehmen Ihre Planung vor Ort auf, bewerten Ansatzpunkte samt Arbeitszeit- und Tarifrahmen und liefern einen Bericht mit Empfehlung.

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Potenzialcheck ausmacht

So sieht das Thema in 12 Branchen aus
  • Ambulanter PflegedienstDienst- und Rufbereitschaftspläne so aufstellen, dass Einsätze tagsüber und die Erreichbarkeit nachts gedeckt sind.
  • ApothekeDie von der Kammer zugeteilten Notdienste im Team verteilen und mit dem regulären Dienstplan abstimmen.
  • ArztpraxisUrlaube im Praxisteam so legen, dass Anmeldung und Sprechstunden durchgehend besetzt bleiben.
  • KrankenhausFrüh-, Spät- und Nachtdienste auf Station planen und dabei die Untergrenzen der PpUGV in pflegesensitiven Bereichen einhalten.
  • EinzelhandelDen Personaleinsatz der Filiale über die Öffnungszeiten verteilen, die das Ladenöffnungsgesetz zulässt.
  • LagerSchichten für Saisonspitzen hochfahren und Stammkräfte wie zusätzliche Kräfte im Peak einplanen.
  • EingliederungshilfeDen Schichtdienst mehrerer Wohngruppen planen, damit die Assistenz der Bewohnerinnen und Bewohner gesichert ist.
  • JugendhilfeTagdienste und Nachtbereitschaften der Wohngruppen gerecht im Team verteilen.
  • KitaDienstzeiten und Schließtage so planen, dass der Personalschlüssel des Landes eingehalten wird.
  • KultureinrichtungAufsicht in den Ausstellungsräumen und Besetzung der Kasse über alle Öffnungstage verteilen.
  • SchuleVertretungen für ausfallende Stunden kurzfristig organisieren und Lehrkräften wie Klassen bekanntgeben.
  • GastronomieStammteam und Aushilfen auf Service und Küche verteilen und dabei die Regeln für Minijobs beachten.
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