Büro, Organisation & IT
Dienstreisen und Termine der Geschäftsführung mit KI zügig abstimmen
Für Assistenzen der Geschäftsführung, die Kalender, Terminabstimmungen und Dienstreisen noch größtenteils per Mail, Telefon und Tabelle organisieren. Im Kern steht die Frage, wo ein Sprachmodell Terminanfragen, Reisepläne und Abstimmungsmails vorbereitet und was Sie danach selbst kontrollieren. Der KI-Schnellstart ordnet das Thema in zwei Stunden ein und eignet sich auch für Zweifelnde, in der KI-Werkstatt plant eine Gruppe eine echte Dienstreise mit KI neu und geht mit einem Vier-Wochen-Plan nach Hause.
- Dauer2 Stunden · 1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichBüro, Organisation & IT, Geschäftsführung & Führung
Für wen
Assistenzen der Geschäftsführung in Unternehmen und Organisationen, deren Termin- und Reiseplanung bislang vor allem manuell läuft.
KI-Schnellstart · 2 Stunden
Verstehen, was KI bei Terminabstimmung und Reiseplanung leistet und wo Ihre Prüfung bleibt
Das nehmen Sie mit
- Ein klares Bild, an welchen drei Stellen der Reise- und Terminplanung ein Sprachmodell entlastet
- Das Wissen, warum KI-Reisepläne erfundene Verbindungen oder Hotels enthalten können und wie Sie das bemerken
- Eine selbst formulierte erste Anweisung für eine Terminanfrage und Ideen für den Einstieg nächste Woche
Ablauf
- Teil 1
Der Fall: Eine Dienstreise der Geschäftsführung von der Anfrage bis zum Reiseplan
- So läuft es meist: Terminfenster per Mail abstimmen, Verbindungen suchen, Hotel buchen, Reiseplan schreiben
- Typische Bremsen: lange Mailketten um Terminvorschläge, verstreute Buchungsbestätigungen, kurzfristige Absagen
- Hier nimmt die KI Arbeit ab: Terminanfragen entwerfen, Bestätigungen bündeln, Gesprächsagenden vorbereiten
- Vorführung: Aus mehreren Buchungsmails entsteht live ein übersichtlicher Ablaufplan für einen Reisetag
- Danach kontrollieren Sie selbst: Abfahrtszeiten, Hoteladresse, Zeitzonen und Puffer zwischen Terminen
- Teil 2
Das Werkzeug verstehen: Wie der Reiseplan aus Teil 1 zustande kam
- Kurz erklärt: Ein Sprachmodell formuliert wahrscheinlichen Text, einen Fahrplan schlägt es dabei nicht nach
- Ein flüssig formulierter Vorschlag ist noch keine verlässliche Angabe, etwa eine genannte Zugverbindung
- Erfundene Zugnummern, Hotelnamen oder Gesprächspartner klingen glaubwürdig: Anzeichen und Gegenprobe
- Bedeutung für die Assistenz: KI liefert Entwürfe für Mails und Pläne, Buchung und Zusage bleiben bei Ihnen
- Teil 3
Erster eigener Versuch: Eine Terminanfrage an externe Gesprächspartner
- Übung: Aus drei Terminfenstern der Geschäftsführung lassen Sie per Anweisung eine Terminanfrage entstehen
- Vergleich der Entwürfe: Welche Angaben in der Anweisung haben die Anfrage brauchbar gemacht
- Offene Fragerunde zu Kalenderpflege, Buchungen und Reiseunterlagen
- Teil 4
Rahmen und erste Schritte: Reisekostenrecht und der Umgang mit Reisedaten
- Rechtliche Eckpunkte in Kürze: Reisekostenrecht, EStG § 9
- Erlaubt sind etwa anonymisierte Reisedaten; Ausweis-, Kreditkarten- und Privatdaten bleiben draußen
- Gleich in der nächsten Woche mit vorhandenen Werkzeugen erproben: einen Reiseplan aus Bestätigungen ohne Namen
- Ein lohnendes Nachbarthema: Präsentationen und Entscheidungsvorlagen aufbereiten
VoraussetzungenVorkenntnisse brauchen Sie nicht. Wer Sprachmodellen misstraut, ist ausdrücklich willkommen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Werkstatt · 1 Tag
Termin- und Reiseorganisation der Assistenz gemeinsam mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Eine gemeinsame Übersicht, wie Termine und Dienstreisen der Geschäftsführung heute geplant werden und wo sie stocken
- Eine mit KI neu geplante Dienstreise samt überarbeiteter Vorlagen für Terminanfragen und Reisepläne
- Einen Vier-Wochen-Plan mit verteilten Aufgaben, einem Erfolgsmaß und einem Nachbarthema für den zweiten Anlauf
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wie Termine und Dienstreisen der Geschäftsführung heute entstehen
- Gemeinsam skizziert: von der Reiseanfrage über Terminabstimmung und Buchung bis zur Reisekostenabrechnung
- Beteiligte: Geschäftsführung, Assistenz, Reisebüro oder Buchungsportal, Buchhaltung, externe Gäste
- An welchen Übergaben auf Rückmeldungen gewartet wird, etwa auf Terminzusagen oder Freigaben der Reise
- Unterlagen: Kalendereinträge, Einladungen, Buchungsbestätigungen, Reiseplan, Belege, Abrechnungsformular
- Einigung auf drei Engpässe, die die meiste Arbeitszeit binden, etwa Mailketten oder kurzfristige Umbuchungen
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: Reisekostenrecht und Daten der Reisenden
- Fachlicher Rahmen für Planung und spätere Abrechnung: Reisekostenrecht, EStG § 9
- Beschäftigtendaten im Reiseplan: Mobilnummern, Aufenthaltsorte, Ausweisdaten und ob sie ins Werkzeug dürfen
- KI-gestützte Reisepläne und Terminanfragen kennzeichnen, damit der Anteil des Modells nachvollziehbar bleibt
- Buchungen und Terminzusagen gibt die zuständige Assistenz oder die Geschäftsführung frei, die KI entwirft nur
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Welche KI-Funktion bei Terminen und Reisen passt
- Entwurf, Zusammenfassung, Prüfung, Einordnung: Terminanfrage, Reiseplan, Kalenderabgleich, Einladungen
- Grenzen: Ein Sprachmodell bucht nicht und ersetzt weder Buchungsportal noch Rücksprache mit der Leitung
- Wie Assistenzen in vergleichbaren Betrieben KI bei Termin- und Reiseorganisation bereits einsetzen
- Auswahl der Ansatzpunkte, die in Ihrer Assistenz die deutlichste Entlastung versprechen
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Eine anstehende Dienstreise wird mit KI neu geplant
- Ausgangsmaterial: eine mitgebrachte Messe- oder Kundenreise mit mehreren Gesprächsterminen
- Übung: Terminabstimmung, Reiseplan und Reiseunterlagen dieser Reise plant die Gruppe mit Hilfe von KI neu
- Anweisungen und Muster für Terminanfragen und Tagespläne werden erstellt und in der Gruppe nachgebessert
- Schwachstellen im KI-Ergebnis, etwa übersehene Zeitzonen oder zu knappe Umstiege, und ihre Ursachen
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Vier Wochen Termin- und Reiseorganisation mit KI
- Welche KI-Schritte sich in vier Wochen allein mit den bereits verfügbaren Werkzeugen umsetzen lassen
- Aufgaben in der Assistenz verteilen und ein Erfolgsmaß festlegen, etwa Mails bis zur Terminzusage
- Für einen zweiten Anlauf: Korrespondenz und Vertragsablage strukturieren
- Abschließend wird vereinbart, wer die nächste Dienstreise testweise mit der neuen Vorlage plant
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Hilfreich ist, wenn Sie die Termin- und Reiseabläufe in Ihrem Haus kennen und eine reale Reiseplanung mitbringen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge