Digitale Belegwege mit Mandanten: Umstellung in der Steuerkanzlei mit KI

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Begleitung der Mandanten auf digitale Belegwege mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein gemeinsames Verständnis, wo Belegpakete zwischen Mandant, Sachbearbeitung und Leitung liegen bleiben
• Erprobte Anschreiben, Upload-Anleitungen und Rückfragelisten, an einem echten Umstellungsfall erarbeitet
• Ein Vier-Wochen-Plan mit Zuständigkeiten und Erfolgsmaß, eingebettet in GoBD und E-Rechnungspflicht

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Belegwege heute: Vom Pendelordner bis zur Buchung

   • Mit allen Beteiligten nachgezeichnet: wie Belege heute in die Kanzlei gelangen, per Post, Mail, Foto oder Portal
   • Mandant liefert, Sachbearbeitung erfasst, Leitung kontrolliert: wo Belegpakete und Rückfragen auf Antwort warten
   • Beteiligte Unterlagen: Papierbelege, PDF-Rechnungen, Kontoauszüge, Umstellungsschreiben, Anleitungen für Mandanten
   • Rangliste der drei Engpässe, die die meiste Arbeitszeit binden, etwa das Nachfordern fehlender Kontoauszüge
2. Teil 2

   Schritt 2 – Leitplanken der Belegumstellung: GoBD, E-Rechnung, Freigabe

   • Fachlicher Rahmen jedes KI-Schritts: GoBD sowie die E-Rechnungspflicht, soweit Mandanten von ihr erfasst sind
   • Datenschutz und Verschwiegenheit: Mandantenbelege, Lohnbelege und Reisekostenabrechnungen gehen nicht ins Werkzeug
   • KI-gestützte Anschreiben und Checklisten kennzeichnen und so ablegen, dass ihre Entstehung nachvollziehbar bleibt
   • Was an Mandanten hinausgeht, gibt die Kanzlei frei und verantwortet es; das Werkzeug liefert ausschließlich Entwürfe
3. Teil 3

   Schritt 3 – Einsatzpunkte im Belegweg: Wo Modelle entlasten und wo nicht

   • Umstellungsschreiben entwerfen, Mandantenrückmeldungen bündeln, Eingangslisten auf Lücken prüfen, Belegarten zuordnen
   • Realistisch bleiben: Ein Sprachmodell ersetzt weder die Kontierung noch die steuerliche Beurteilung eines Belegs
   • Erfahrungen anderer Steuerkanzleien, die Mandanten bereits auf digitale Belegwege gebracht haben
   • Festgelegt wird, welche Einsatzpunkte im Werkstattteil erprobt werden, gemessen an Aufwand und Entlastung
4. Teil 4

   Schritt 4 – Werkstattteil: Ein Umstellungsfall wird mit KI neu aufgebaut

   • Mitgebrachter Fall, etwa ein Handwerksbetrieb, der seine Belege bislang im Ordner liefert, ohne Mandantennamen
   • Übung: Anschreiben, Upload-Anleitung und Rückfrageliste für diesen Mandanten von einem Sprachmodell entwerfen lassen und überarbeiten
   • Entstandene Prompts und Musterschreiben werden in der Runde verbessert, bis sie für weitere Mandanten taugen
   • Schwächen der Entwürfe samt Grund: zu fachliche Sprache für Mandanten, falsche Annahmen über deren Buchhaltungssoftware
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan zur Belegumstellung: Die kommenden vier Wochen

   • Bereits lizenzierte Software der Kanzlei: welche KI-Anwendungen damit im kommenden Monat starten
   • Aufgabenverteilung zwischen Leitung und Sachbearbeitung, Erfolgsmaß etwa der Anteil der Mandanten mit digitalem Belegeingang
   • Anschließendes Vorhaben: Mandantenrundschreiben zu Gesetzesänderungen mit KI vorbereiten
   • Zum Schluss: Termine und welcher Mandant als erster nach dem neuen Ablauf angesprochen wird