KI-Werkzeuge

Docling: Scans und PDF-Archive für Suche und KI-Auswertung aufbereiten

Akten in Verwaltungen, Schriftsätze in Kanzleien oder Handbücher in der technischen Dokumentation liegen häufig als Scan oder PDF vor, mit denen weder eine Suche noch eine KI-Auswertung viel anfangen kann. Im Tool-Training installieren Sie das Open-Source-Werkzeug Docling auf normaler Bürohardware, lassen Seitenaufbau, Tabellen und Gliederungsebenen auslesen und wandeln einen eigenen Dokumentenstapel in weiterverarbeitbare Formate um. Anschließend wissen Sie, wie gut Ihre Bestände sich erschließen lassen, welche Fehler typisch auftreten und wer die Umwandlung künftig betreut.

Für wen

Verwaltungen, Kanzleien, Archive sowie Teams der technischen Dokumentation, die Bestände aus Papier und PDF durchsuchbar und auswertbar machen möchten.

KI-Tool-Training · 1 Tag

Docling einrichten und Dokumentenbestände sauber in maschinenlesbare Formate überführen

Das nehmen Sie mit

  • Eine lauffähige Docling-Installation auf vorhandener Bürohardware
  • Ein umgewandelter Stapel Ihrer eigenen Dokumente samt Fehlerbild je Dokumentart
  • Entscheidungsgrundlage, welches Ausgabeformat zu Wissensbasis oder Fachanwendung passt
  • Klarheit über Nachvollziehbarkeit, laufenden Aufwand, Rechtsfragen und Zuständigkeit

Ablauf

  1. Teil 1

    Einheit 1 – Ausgangsmaterial: Was Docling aus welchem Dokument herausholt

    • Docling auf einem gewöhnlichen Büro-PC installieren und ohne Spezialhardware betreiben
    • Text-PDF, eingescannte Akte, Handyfoto eines Belegs: was sich aus jeder Sorte gewinnen lässt
    • Die Umwandlung als Fundament: eine schwache Aufbereitung schmälert alles, was eine KI später daraus auswertet
    • Wo Docling unter den KI-Werkzeugen steht: Texterkennung, Layoutanalyse und deren Grenzen
  2. Teil 2

    Einheit 2 – Konvertierung: Struktur erkennen, Format wählen, Ordner abarbeiten

    • Seitenaufbau, Tabellen und Überschriftenebenen von Docling erkennen lassen und das Ergebnis kontrollieren
    • Ausgabe etwa als Markdown oder JSON wählen, je nachdem, ob Wissensbasis oder Fachprogramm weiterarbeitet
    • Ganze Ordner im Stapel umwandeln statt Datei für Datei
    • Übung: Beispieldokumente unterschiedlicher Art umwandeln und die Ausgaben nebeneinanderlegen
  3. Teil 3

    Einheit 3 – Stapeltest: Ihr Dokumentenbestand wird verarbeitet

    • Der mitgebrachte Stapel, etwa Bescheide, Schriftsätze oder Handbuchkapitel, läuft vollständig durch Docling
    • Stichproben mit der Vorlage abgleichen, Fehler wie verrutschte Tabellenspalten oder fehlende Fußnoten benennen
    • Die umgewandelten Dateien in eine Wissensbasis einspeisen oder einer Fachanwendung bereitstellen
    • Übung: Ihren Dokumentenstapel umwandeln, Fehler je Dokumentart notieren und das Ergebnis übergeben
  4. Teil 4

    Einheit 4 – Nachweis und Aufwand: Aufbewahrung, Recht und Betriebskosten

    • Ausgangsdateien aufbewahren und protokollieren, welche Datei wann mit welchen Einstellungen umgewandelt wurde
    • Keine Lizenzgebühren, aber Rechenzeit, Updates und Betreuung als echte Kostenposten einplanen
    • Akten mit Personenbezug: Datenschutz, Beteiligung von Betriebs- oder Personalrat, Pflichten laut KI-Verordnung
    • Laufenden Monatsaufwand des Eigenbetriebs ansetzen und klären, wie ein Wechsel auf ein anderes Verfahren ginge
  5. Teil 5

    Einheit 5 – Zuständigkeit: Docling dauerhaft im Haus betreiben

    • Festlegen, wer Docling aktualisiert, Umwandlungsläufe anstößt und Rückfragen der Fachbereiche beantwortet
    • Einstellungen je Dokumentart sowie Regeln für Dateinamen und Ablageorte der Ausgaben festschreiben
    • Schwellen vereinbaren, ab denen der Nachbearbeitungsaufwand die Umwandlung unwirtschaftlich macht
    • Folgebestand bestimmen, etwa ein Vertragsarchiv, und Rechenzeit plus Prüfaufwand dafür schätzen

VoraussetzungenIhr Rechner braucht 8 GB Arbeitsspeicher, eine Grafikkarte entfällt. Zum Üben bringen Sie einen eigenen Stapel Dokumente mit.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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