Finanzen & Controlling

Dokumenten-KI in der Buchhaltung: Vom Belegeingang zur Dunkelbuchung

Rechnungen kommen als Papier, PDF-Anhang, Portal-Download oder Handyfoto, und in vielen Buchhaltungen tippt noch jemand Rechnungsnummer, Betrag und Kostenstelle ab. Der Seminartag führt von der klassischen Texterkennung über ML-Verfahren und LLMs bis zur E-Rechnung und entwirft daraus einen Sollprozess, in dem eindeutige Belege ohne Handgriff gebucht werden. Konfidenzwerte, Dublettenprüfung und GoBD-konforme Archivierung sorgen dafür, dass die Automatik kontrollierbar bleibt. Zum Schluss entsteht ein Fahrplan für die automatisierte Belegstrecke Ihrer Organisation.

Für wen

Beschäftigte der Finanzbuchhaltung, aus Kanzleien und Shared-Service-Centern sowie Prozessverantwortliche, die die Verarbeitung von Belegen automatisieren wollen.

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Belege automatisch erkennen, auslesen und kontieren, mit klaren Prüfschwellen

Das nehmen Sie mit

  • OCR, Template-Extraktion, ML-Verfahren und LLMs können Sie für Ihre Belegarten gegeneinander abwägen.
  • Für einen Belegtyp steht ein Sollprozess vom Eingangskanal bis zur Dunkelbuchung.
  • Mit Konfidenzschwellen und Dublettenprüfung legen Sie fest, welche Belege automatisch laufen und welche ein Mensch sieht.
  • Ein Fahrplan zeigt Werkzeugwahl, Anbindung an FiBu und DMS sowie GoBD-konforme Archivierung.

Ablauf

  1. Teil 1

    Modul 1 – Technik einordnen: Texterkennung, Extraktion und Sprachmodelle

    • Klassische OCR, ML-Verfahren und Template-Extraktion nüchtern nebeneinandergestellt
    • Wo LLMs Belege besser verstehen, etwa freie Rechnungstexte, und wo sie sich irren
    • E-Rechnung mit ZUGFeRD und XRechnung: wie strukturierte Daten die Belegerfassung verändern
    • Vorführung: Aus einem Stapel Eingangsrechnungen entsteht ein kontierter Datensatz
    • Manuelle Nacharbeit im Ist-Prozess und ihre Ursachen, etwa unleserliche Scans oder fehlende Bestellnummern
  2. Teil 2

    Modul 2 – Sollprozess: Die automatisierte Belegstrecke entwerfen

    • Scan, E-Mail-Postfach, Lieferantenportal und Handyfoto in einem Eingang zusammenführen
    • Belegart erkennen, etwa Rechnung, Gutschrift oder Quittung, und Kopf- wie Positionsdaten auslesen
    • Kontierungsvorschläge, die ein Machine-Learning-Modell aus bisherigen Buchungen ableitet
    • Übung: Den Sollprozess für eine Belegart skizzieren, zum Beispiel Eingangsrechnungen mit Bestellbezug
    • Voraussetzungen für eine Dunkelbuchung, die ohne manuellen Eingriff durchläuft
  3. Teil 3

    Modul 3 – Kontrolle: Qualität sichern, ohne jeden Beleg anzusehen

    • Konfidenzwerte als Schwelle: direkt buchen oder zur Prüfung aussteuern
    • Doppelt eingereichte Rechnungen und Betrugsindikatoren erkennen, etwa geänderte Bankverbindungen
    • Übung: Die Extraktionsqualität an realen Belegen beurteilen
    • Fehlerquoten gezielt drücken, statt flächendeckend nachzukontrollieren
  4. Teil 4

    Modul 4 – Integration und Fahrplan: Werkzeuge, Anbindung, Archivierung

    • Candis, GetMyInvoices, DATEV Automatisierung und vergleichbare Lösungen im Marktüberblick
    • Reibungsarme Anbindung an die FiBu und an DMS-Systeme
    • Automatisch verarbeitete Belege GoBD-konform archivieren
    • Kosten und Nutzen für die eigene Organisation beziffern
    • Fahrplan zur automatisierten Belegstrecke im eigenen Haus

VoraussetzungenSie sollten Buchhaltungsprozesse in Grundzügen kennen; Code schreiben müssen Sie nicht.

AbschlussTeilnahmezertifikat sowie digitales Badge

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