E-Rechnungen GoBD-gerecht archivieren: Ablage und Nachweise mit KI ordnen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Archivweg der E-Rechnung im Team neu ordnen und mit KI erproben

Das nehmen Sie mit

• Eine gemeinsam erstellte Übersicht, wie E-Rechnungen heute abgelegt, indexiert und wiedergefunden werden
• Ein mit KI neu aufgebauter Ablagevorgang samt getesteter Anweisungen für Verfahrensdokumentation und Indexkontrolle
• Ein Umsetzungsplan, der Aufgaben zwischen Buchhaltung und IT verteilt und eine messbare Zielgröße festlegt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Wo eine E-Rechnung nach dem Buchen landet

   • Gemeinsam nachgezeichnet: der Weg einer E-Rechnung von der Buchung bis ins Archivsystem oder die Dateiablage
   • Zuständigkeiten zwischen Kreditorenbuchhaltung, IT und Steuerberatung und wo Ablage oder Indexierung stocken
   • Beteiligte Unterlagen: XML-Datensatz, PDF-Sichtkopie, Indexfelder, Verfahrensdokumentation, Prüfvermerke
   • Doppelte Ablage, lückenhafte Indexdaten, Suchen bei Prüferanfragen: Welche drei Hemmnisse am meisten Zeit binden
2. Teil 2

   Schritt 2 – Ordnungsrahmen: Was GoBD und Abgabenordnung für das Archiv vorgeben

   • Maßgeblich für Buchführungspflichtige: GoBD und § 147 AO mit ihren Vorgaben zu Aufbewahrung und Unveränderbarkeit
   • Datenschutz bei Reisekostenbelegen, Benutzerkennungen in Zugriffsprotokollen und namentlichen Freigabevermerken
   • Textteile der Verfahrensdokumentation, die mit KI entstanden sind, kenntlich machen und ihre Herkunft festhalten
   • Freigabe: Die Verfahrensdokumentation zeichnet, wer im Unternehmen dafür verantwortlich ist, nicht das Werkzeug
3. Teil 3

   Schritt 3 – Archivaufgaben: Wofür ein Sprachmodell im Archivweg taugt

   • Doku-Abschnitte entwerfen, Prüferanfragen verdichten, Indexfelder kontrollieren, Belegarten zuordnen
   • Nüchtern betrachtet: Unveränderbare Speicherung und Zugriffsschutz leistet das Archivsystem, kein Sprachmodell
   • Wie andere Betriebe mit E-Rechnung KI rund um ihr Belegarchiv nutzen, als Vergleich für die eigene Wahl
   • Welche Einsatzstellen die Gruppe für den Probelauf auswählt und mit welcher Begründung
4. Teil 4

   Schritt 4 – Archivtest: Ein Archivierungsvorgang wird mit KI neu gebaut

   • Auf dem Tisch liegt je Person ein realer Vorgang, etwa eine archivierte E-Rechnung samt Indexdaten
   • Übung: Ablage, Indexierung und Dokumentation dieses Belegs werden mit einem Sprachmodell neu aufgesetzt
   • Anweisungen und Mustertexte für Verfahrensdokumentation und Indexkontrolle entstehen, die Gruppe bessert nach
   • Offen benannt: erfundene Aufbewahrungsangaben, falsche Belegarten, Texte ohne Bezug zum eigenen System
5. Teil 5

   Schritt 5 – Vorhaben: Der Archivweg in den kommenden Wochen

   • KI-Schritte, die mit vorhandenen Programmen und Zugängen in den kommenden vier Wochen umsetzbar sind
   • Aufgaben zwischen Buchhaltung und IT verteilen, Erfolgsmaß wählen, etwa Suchzeit je Beleg bei Prüferanfragen
   • Anschlussthema für später: den Rechnungseingang auf E-Rechnung umstellen
   • Verbindliche Absprachen, wer den ersten Testlauf im Archiv vorbereitet und bis wann