Prüfregeln der E-Rechnung: Formate und Fehlermeldungen mit KI deuten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Prüfweg für XRechnung und ZUGFeRD mit KI-Unterstützung neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Eine Übersicht, wie XRechnung und ZUGFeRD bei Ihnen ankommen, geprüft werden und wo Fragen offen bleiben
• Anweisungen, mit denen ein Sprachmodell Meldungen der Validierung in verständliche Hinweise übersetzt
• Ein Monatsplan für die Buchhaltung mit klaren Aufgaben und einer überprüfbaren Zielgröße

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Prüfweg heute: Wie XRechnung und ZUGFeRD in der Buchhaltung landen

   • Mit der Gruppe aufgenommen: welche Formate eingehen und wie Beschäftigte deren Inhalte derzeit lesen und prüfen
   • Wer Rechnungen weiterreicht, wer Formatfehler klärt, wo Belege wegen Rückfragen beim Lieferanten liegen
   • Was dabei vorliegt: XML-Dateien, hybride PDF, Protokolle der Validierung, Lesehilfen, Rückfragemails
   • Engpässe festhalten, etwa schwer verständliche Fehlermeldungen oder Unklarheit bei Pflichtfeldern
2. Teil 2

   Schritt 2 – Regelwerk: XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931 und Zuständigkeiten

   • XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931: worin sich die Formate unterscheiden und welche Prüfregeln daraus folgen
   • Datenschutz und Beschäftigtendaten, die etwa als Ansprechpartner oder Freigabevermerk in Rechnungsdaten stehen
   • Hinweise, die mit KI-Hilfe entstanden sind, als solche kennzeichnen und nachvollziehbar zum Beleg legen
   • Über die Freigabe einer Rechnung entscheidet weiterhin die zuständige Fachkraft; ein KI-Hinweis ersetzt das nicht
3. Teil 3

   Schritt 3 – Zuordnung: KI-Funktionen für Formatprüfung und Rückfragen

   • Rückfragen an Lieferanten entwerfen, XML-Inhalte zusammenfassen, Pflichtfelder prüfen, Fehlermeldungen einordnen
   • Klare Grenze: Die technische Validierung gegen EN 16931 leistet ein Validierungsprogramm, kein Sprachmodell
   • Wie andere Buchhaltungen KI bereits nutzen, um E-Rechnungen und ihre Prüfprotokolle zu lesen
   • Gemeinsame Wahl der Stationen im Prüfweg, an denen die Gruppe KI zuerst einsetzt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Werkstattphase: Eine problematische E-Rechnung neu durchgehen

   • Gearbeitet wird mit einer mitgebrachten E-Rechnung, die zuletzt Rückfragen oder eine Fehlermeldung ausgelöst hat
   • Übung: Prüfung und Klärung dieser Rechnung werden mit einem Sprachmodell als Helfer neu aufgebaut
   • Anweisungen zum Lesen von XML und zum Erklären von Prüfregeln entstehen und werden gemeinsam überarbeitet
   • Wo das KI-Ergebnis danebenliegt, zum Beispiel bei erfundenen Regelnummern oder falsch gelesenen Beträgen, und warum
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan: Die nächsten Wochen mit E-Rechnungen

   • Was die Buchhaltung im Lauf eines Monats mithilfe bereits lizenzierter Programme umsetzen kann
   • Zuständigkeiten klären und eine Zielgröße bestimmen, etwa die Zahl der Rückfragen je hundert E-Rechnungen
   • Weiterführendes Thema: den Rechnungseingang insgesamt auf E-Rechnung umstellen
   • Verbindliche Absprachen zu den ersten Arbeitspaketen und zum nächsten Treffen der Gruppe