Eigenen Prozess mit KI erproben: Pilot im Fachbereich mit zehn Vorgängen

KI-Entscheidungsworkshop · 1 Tag

Einen Prozess Ihres Bereichs mit KI erproben und das Ergebnis belastbar berichten

Das nehmen Sie mit

• Eine Prozessaufnahme, die zeigt, wo in Ihrem Ablauf Texte entstehen, gelesen und umformuliert werden
• Eine im Team abgelegte Prompt-Vorlage, die an zehn echten Vorgängen getestet und nachgeschärft wurde
• Klare Regeln für Gegenlesen, Kennzeichnung und Datenschutz im erprobten Prozess
• Bewertungskriterien und eine Berichtsform, mit denen Sie den Piloten nach vier Wochen gegenüber der Leitung auswerten

Ablauf

1. Teil 1

   Phase 1 – Zerlegen: den gewählten Ablauf aufnehmen

   • Den ausgewählten Prozess Arbeitsgang für Arbeitsgang festhalten, vom Eingang bis zur Erledigung
   • Markieren, wo Texte entstehen, gegengelesen oder umformuliert werden, etwa Antwortschreiben oder Protokolle
   • Genau an diesen Textstellen setzt Künstliche Intelligenz später an
   • Klären, was im Ablauf vorher bereinigt werden muss, damit KI überhaupt etwas beitragen kann
2. Teil 2

   Phase 2 – Prompt: dem Modell eine belastbare Arbeitsanweisung geben

   • Vom spontanen Zuruf zur strukturierten Anweisung: wie ein tragfähiger Prompt aufgebaut ist
   • Beispiele und Vorgaben zum Ausgabeformat ergänzen, damit das Ergebnis verwendbar wird
   • Übung: Sie erstellen für Ihren Prozess eine Prompt-Vorlage, die sich wiederverwenden lässt
   • Die Vorlage gemeinsam ablegen, damit sie dem ganzen Team zur Verfügung steht und nicht an einer Person hängt
3. Teil 3

   Phase 3 – Probelauf: zehn echte Vorgänge mit der KI bearbeiten

   • Zehn mitgebrachte Vorgänge aus Ihrem Bereich laufen nacheinander durch die Vorlage
   • Jedes Ergebnis wird eingestuft: verwendbar, mit Nacharbeit verwendbar oder unbrauchbar
   • Die Vorlage anhand der beobachteten Fehler nachschärfen
   • Festhalten, welche Grenzen der KI das Team im Probelauf kennengelernt hat
4. Teil 4

   Phase 4 – Absichern: Gegenlesen, Kennzeichnung, Datenschutz

   • Festlegen, wer im Team welche Art von KI-Ergebnis gegenliest
   • Kennzeichnung klären: was intern vermerkt und was Kundinnen und Kunden mitgeteilt wird
   • Datenschutz für diesen Prozess: welche Angaben nicht in die KI eingegeben werden
   • Für das Ergebnis zeichnet die zuständige Fachkraft verantwortlich, nicht das Sprachmodell
5. Teil 5

   Phase 5 – Entscheiden: Pilot auswerten und berichten

   • Kriterien, anhand derer sich nach vier Wochen zeigt, ob der Pilot sich bewährt
   • Inhalt und Form des Berichts, den die Leitung erhält
   • Falls der Pilot scheitert: welche Erkenntnisse sich dennoch daraus gewinnen lassen
   • Das weitere Vorgehen in Ihrer Abteilung verbindlich verabreden