Geschäftsführung & Führung

Vom KI-Versuch zur Arbeitsanweisung: Verfahren im Fachbereich verankern

Nach einem gelungenen KI-Versuch hängt der neue Ablauf oft an einer einzelnen engagierten Person und zerfällt, sobald sie fehlt. Abteilungs- und Teamleitungen werten in diesem Entscheidungsworkshop ihre Erfahrungen aus, schreiben eine verbindliche Arbeitsanweisung für den KI-Einsatz und sichern Vorlagen so, dass Vertretungen und neue Kolleginnen damit arbeiten können. Mit einem Einführungsplan für sechs Wochen und einem festen Termin zur Nachschärfung entscheiden Sie, wie das Verfahren in Ihrem Bereich in Kraft tritt.

Für wen

Abteilungs- und Teamleitungen, die aus einem erfolgreichen KI-Versuch ein verbindliches Verfahren für ihren Bereich machen möchten.

KI-Entscheidungsworkshop · 1 Tag

Einen erprobten KI-Ablauf in eine verbindliche, übergabefähige Verfahrensbeschreibung überführen

Das nehmen Sie mit

  • Die Auswertung des Versuchs trennt bewährte Vorlagen von solchen, die im Alltag keiner verwendet hat.
  • Eine schriftliche Verfahrensbeschreibung regelt Aufgabenteilung zwischen KI und Mensch samt Prüfschritt.
  • Vorlagen liegen auffindbar und versioniert ab, mit benannter Pflegeverantwortung.
  • Ein Einführungsplan für sechs Wochen berücksichtigt Einarbeitung, Bedenken im Team und die Personalvertretung.

Ablauf

  1. Teil 1

    Phase 1 – Rückschau: Was der KI-Versuch gezeigt hat

    • Erfahrungen der Beteiligten zusammentragen und nach Nutzen, Aufwand und Hürden ordnen
    • Vorlagen sichten: welche im Arbeitsalltag regelmäßig zum Einsatz kamen und welche liegen blieben
    • Abbruchstellen nachgehen: an welchem Punkt Beschäftigte zur alten Arbeitsweise zurückkehrten und weshalb
    • Anforderungen an ein Verfahren klären, das unabhängig von der Person läuft, die den Versuch angestoßen hat
  2. Teil 2

    Phase 2 – Arbeitsanweisung: Den KI-Einsatz verbindlich beschreiben

    • Entwurf einer Verfahrensbeschreibung mit Zweck, Ablauf und Zuständigkeiten für den KI-gestützten Arbeitsgang
    • Für jeden Teilschritt festlegen, ob ihn die KI vorbereitet oder eine Fachkraft erledigt
    • Die Kontrolle des KI-Ergebnisses als schriftlich geregelten Pflichtschritt aufnehmen statt als mündliche Absprache
    • Übung: Eine fachfremde Person arbeitet nach der Anweisung, Unklarheiten und Lücken werden notiert
  3. Teil 3

    Phase 3 – Wissenssicherung: Vorlagen auffindbar und aktuell halten

    • Prompts und Vorlagen an einer zentralen Stelle ablegen, etwa im Teamlaufwerk oder Wiki des Bereichs
    • Schlanke Versionierung mit Datum und Änderungsvermerk, ohne zusätzliche Software
    • Pflegeverantwortung benennen für den Fall, dass ein Modellwechsel die Ergebnisse der Vorlagen verändert
    • Probelauf: Eine Vertretung übernimmt den Ablauf allein mit den abgelegten Unterlagen
  4. Teil 4

    Phase 4 – Team: Einarbeitung, Vorbehalte und Mitbestimmung

    • Neue Kolleginnen und Kollegen in den KI-gestützten Ablauf einarbeiten
    • Mit Zurückhaltung und offener Ablehnung im Team konstruktiv umgehen
    • Messgrößen für den Fortschritt auf Teamebene wählen, die keine Leistungskontrolle Einzelner bedeuten
    • Die Personalvertretung einbinden: an welcher Stelle der Einführung sie beteiligt wird
  5. Teil 5

    Phase 5 – Inkraftsetzen: Einführungsplan und Rückmeldung an die Leitung

    • Einführungsplan für sechs Wochen mit Etappen und Verantwortlichen aufstellen
    • Warnsignale erkennen, dass das Verfahren zerbröckelt und Einzelne wieder eigene Wege gehen
    • Die erste Überarbeitung des Verfahrens verbindlich im Kalender terminieren
    • Rückmeldung an die Leitung vorbereiten: Stand, offene Punkte und weiterer Bedarf

VoraussetzungenIhr Bereich hat einen KI-Versuch durchgeführt und bringt die dabei gesammelten Erfahrungen und ersten Vorlagen mit; technisches Wissen setzt der Workshop nicht voraus.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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