Fathom: Besprechungen protokollieren und Aufgaben konsequent nachhalten
Wer viele Kundentermine und Projektrunden hat, verliert nach dem Call oft Zeit mit Mitschriften und dem Hinterhertelefonieren offener Punkte. Fathom verschriftlicht Besprechungen, fasst sie zusammen und leitet Aufgaben ab; die Ergebnisse lassen sich ins CRM und in die Aufgabenliste des Teams übertragen. Im Training richten Vertrieb, Projektleitung und Führungskräfte das Werkzeug ein, werten eine eigene Besprechung aus, bis das Protokoll verschickt werden kann, und regeln Einwilligung, Speicherdauer und Kosten.
- Dauer1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichKI-Werkzeuge, Vertrieb, Marketing & Kundenservice, Büro, Organisation & IT
Für wen
Vertrieb, Projektleitung und Führungskräfte mit vielen Besprechungen, die Protokolle und das Nachhalten von Aufgaben nicht länger von Hand erledigen möchten.
KI-Tool-Training · 1 Tag
Fathom einrichten, Kundentermine auswerten und vereinbarte Aufgaben automatisch nachhalten
Das nehmen Sie mit
- Ein eingerichtetes Fathom-Konto mit Klarheit über Kontingent, Abrechnung und Aufzeichnungsumfang
- Vorlagen für Ihre wiederkehrenden Besprechungsarten und eine Verbindung zu CRM und Aufgabenwerkzeug
- Ein Protokoll aus einer eigenen Besprechung samt eingerichteter Aufgabennachverfolgung
- Geklärte Regeln zu Einwilligung, Hinweis, Aufbewahrung, Löschung und laufenden Kosten
Ablauf
- Teil 1
Einheit 1 – Vorab geklärt: Konto, Kontingent und was Fathom festhält
- Konto anlegen, den Umfang des Einstiegskontingents kennen und die Abrechnung der Bezahlpläne verstehen
- Wie ein sichtbarer Aufzeichnungsteilnehmer im Call auf Kunden und Verhandlungspartner wirkt
- Welche Teile eines Gesprächs Fathom mitschneidet und was dabei nicht erfasst wird
- Wo Fathom hingehört: Gespräche verschriftlichen und zu ihren Kernaussagen verdichten
- Teil 2
Einheit 2 – Funktionen: Zusammenfassung, Aufgabenliste, Weitergabe ans CRM
- Zusammenfassungen lesen, daraus Aufgaben ableiten und deren Erledigung im Blick behalten
- Vorlagen je Besprechungstyp anlegen, etwa für Vertriebstermin, Projekt-Jour-fixe oder Teamrunde
- Ergebnisse an das CRM und an das Aufgabenwerkzeug des Teams übergeben
- Übung: eine kurze Testbesprechung aufnehmen und Zusammenfassung sowie Aufgaben durchgehen
- Teil 3
Einheit 3 – Ernstprobe: Vom Mitschnitt zum versandfertigen Protokoll
- Eine reale Besprechung Ihres Hauses, etwa eine Projektrunde oder ein Kundentermin, auswerten
- Die Zusammenfassung zu einem Protokoll mit Beschlüssen, offenen Punkten und Zuständigkeiten nacharbeiten
- Für jede vereinbarte Aufgabe eine Nachverfolgung einrichten, damit Zusagen nicht liegen bleiben
- Übung: Ihre vorbereitete Besprechung durchläuft den ganzen Weg bis zum verschickten Protokoll
- Teil 4
Einheit 4 – Spielregeln: Einwilligung, Speicherdauer, Pflichten, Abo
- Zustimmung aller Gesprächsteilnehmenden einholen und auf die Aufnahme hinweisen, auch bei externen Gästen
- Aufbewahrungsdauer und Löschung der Aufnahmen festlegen und mit der Arbeitnehmervertretung abstimmen
- Datenschutzvorgaben, Pflichten aus der KI-Verordnung, Mitsprache der Belegschaft bei Gesprächsaufnahmen
- Abokosten des Teams pro Monat überschlagen und den Ausstieg samt Umgang mit den Aufnahmen vorab regeln
- Teil 5
Einheit 5 – Teamstandard: Wer Fathom betreut und welche Runde folgt
- Eine zuständige Person für Einstellungen, Vorlagen und Rückfragen aus dem Team bestimmen
- Vorlagen und Benennungsregeln für Protokolle, etwa Kundenname und Datum im Titel, gemeinsam sichern
- Fathom verfehlt sein Ziel, wenn Protokolle doch neu entstehen oder Gäste die Aufnahme ablehnen
- Die nächste Besprechungsart für Fathom auswählen und abschätzen, wie viele Stunden die Einführung braucht
VoraussetzungenEin Besprechungssystem, das im Haus bereits genutzt wird, und eine bevorstehende eigene Besprechung, die als Übungsfall dient.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge