Fehlzeiten und BEM begleiten: Schreiben und Protokolle mit KI vorbereiten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Einladung, Gesprächsprotokoll und Nachverfolgung im BEM gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein klares Bild, an welchen Übergaben zwischen Personalreferat, Führungskraft und Interessenvertretung BEM-Fälle stocken
• Neu entworfene Einladung, Gesprächsleitfaden und Protokollvorlage samt erprobten Anweisungen
• Regeln, wie Gesundheitsangaben geschützt, KI-Entwürfe gekennzeichnet und Freigaben zugeordnet werden
• Ein Monatsplan mit Rollen und Messgröße für die BEM-Begleitung

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Verfahrenslauf: Von der Fehlzeitenauswertung bis zum BEM-Gespräch

   • Mit der Gruppe rekonstruiert: wie Fehlzeiten heute ausgewertet und BEM-Verfahren angestoßen und begleitet werden
   • Personalreferat, Führungskraft, Interessenvertretung, Betriebsarzt: wer zuliefert, wer prüft, wo Fälle ruhen
   • Fehlzeitenlisten, Einladungsschreiben, Gesprächsprotokolle, Maßnahmenpläne: Ansatzmaterial für KI
   • Konsens über drei Arbeitsschritte, die Einladung, Dokumentation und Nachverfolgung am stärksten verzögern
2. Teil 2

   Schritt 2 – Vertraulichkeit: SGB IX § 167 Abs. 2 und Gesundheitsangaben

   • Bezugsgröße SGB IX § 167 Abs. 2, wenn Beschäftigte binnen eines Jahres über sechs Wochen arbeitsunfähig sind
   • Datenschutz für Beschäftigtendaten im BEM-Fall, besonders Diagnosen und Angaben zu Einschränkungen
   • KI-gestützte Einladungen und Protokollentwürfe kennzeichnen und ihre Entstehung nachvollziehbar ablegen
   • Klare Zuständigkeit: wer ein KI-entworfenes Schreiben oder Protokoll inhaltlich verantwortet und freigibt
3. Teil 3

   Schritt 3 – Eignung: Welche BEM-Aufgaben ein Sprachmodell stützen kann

   • Vier Einsatzarten im BEM: Schreiben aufsetzen, Notizen bündeln, Fristen kontrollieren, Fälle sortieren
   • Was kein Modell leistet: das vertrauliche Gespräch führen und gemeinsam passende Maßnahmen finden
   • Erfahrungen aus Personalabteilungen anderer Häuser, die BEM-Einladungen bereits mit KI vorbereiten
   • Entscheidung, mit welchen ein bis zwei BEM-Aufgaben die Erprobung beginnt
4. Teil 4

   Schritt 4 – Praxisrunde: Ein BEM-Vorgang mit KI neu organisiert

   • Ein abgeschlossener, vollständig anonymisierter BEM-Fall aus Ihrem Haus dient als Arbeitsmaterial
   • Übung: Einladung, Gesprächsleitfaden und Protokollvorlage für diesen Fall mit KI als Hilfe neu entwerfen
   • Anweisungen für das Sprachmodell werden formuliert, in der Runde verglichen und überarbeitet
   • Unbrauchbare Stellen im KI-Ergebnis und ihre Gründe, etwa eine zu forsche Tonlage oder gemutmaßte Diagnosen
5. Teil 5

   Schritt 5 – BEM-Alltag: BEM-Begleitung mit KI im Alltag

   • Vorhaben für den nächsten Monat, die sich mit den bereits freigegebenen Werkzeugen erledigen lassen
   • Rollen im Personalreferat zuordnen; Messgröße etwa Tage von der Sechs-Wochen-Grenze bis zur Einladung
   • Nachbarthema für einen weiteren Schritt: Arbeitszeugnisse formulieren
   • Zum Schluss: verabredete Folgetermine und offene Punkte im Werkstattprotokoll