Fortbildungsplanung in der Kommunalverwaltung: KI-Potenzial bewerten

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Fortbildungsplanung im Haus prüfen, KI-Eignung bewerten, Ergebnis als Bericht

Das nehmen Sie mit

• Ein schriftlicher Bericht, der KI-Ansatzpunkte von der Bedarfsmeldung bis zum Fortbildungsprogramm nach Aufwand und Nutzen ordnet
• Klarheit, welche Qualifizierungs- und Gesprächsdaten ein Sprachmodell sehen dürfte und welche im Haus bleiben
• Ein empfohlener Einstieg samt Werkzeug und eine begründete Liste dessen, was ohne KI erledigt wird

Ablauf

1. Teil 1

   Phase 1 – Planungsauftrag der Leitung: Ziel, Zuschnitt, Vertraulichkeit

   • Entscheidungsfrage der Leitung: über welchen KI-Einsatz in der Fortbildungsplanung danach befunden wird
   • Zuschnitt festlegen, etwa Bedarfsabfrage und Jahresfortbildungsprogramm, ohne Abrechnung der Seminarkosten
   • Erheben, welche KI-Werkzeuge die Personalentwicklung schon nutzt, mit oder ohne offizielle Freigabe
   • Schriftliche Abrede zur Vertraulichkeit von Personal- und Qualifizierungsdaten
2. Teil 2

   Phase 2 – Fortbildungsplanung vor Ort: Meldungen, Gespräche, Seminarlisten

   • An den beteiligten Arbeitsplätzen zusehen und nachfragen, wie Bedarfsmeldungen der Ämter eingehen
   • Häufigkeit, Dauer und Unterlagen erfassen: Meldebögen, Gesprächsnotizen, Anbieterkataloge, Teilnehmerlisten
   • Nahtstelle zum Nachbarablauf Beurteilungen und Zeugnisse formulieren, aus dem Qualifizierungsbedarf hervorgeht
   • Fachverfahren, Tabellen und Datenwege nachzeichnen, aus denen Textmaterial für KI-Auswertungen entstünde
3. Teil 3

   Phase 3 – Qualifizierungsrecht und Datengrenzen: TVöD § 5, Mitbestimmung, KI-Verordnung

   • Bezugspunkte der Planung: TVöD § 5 zur Qualifizierung der Tarifbeschäftigten und die Fortbildungskonzepte des Hauses
   • Je Ansatzpunkt: KI-Verordnung, Schutz der Beschäftigtendaten, Mitbestimmung, wo ein Personalrat besteht
   • Welche Angaben ein Sprachmodell sehen dürfte und welche im Haus bleiben, etwa Notizen zu Entwicklungszielen
   • Gründe gegen KI offen benennen, etwa wenn Entscheidungen über einzelne Fortbildungsanträge berührt wären
4. Teil 4

   Phase 4 – Planungsschritte gewichten: Eignung, Zeitgewinn, Reihenfolge

   • Für jeden Teilschritt entscheiden, ob KI passt, vom Bündeln der Meldungen bis zum Entwurf des Programmhefts
   • Zusammenfassen, Einordnen, Entwerfen oder Prüfen: jedem geeigneten Teilschritt eine Grundfunktion zuweisen
   • Grobe Schätzung der eingesparten Stunden je Ansatzpunkt, nüchtern gegen den Einführungsaufwand gestellt
   • Reihenfolge mit den Fachleuten der Personalentwicklung abstimmen
5. Teil 5

   Phase 5 – Ergebnis für die Fortbildungsplanung: Abschlussgespräch und Bericht

   • Noch am Analysetag: Befunde und Empfehlung im Gespräch mit der Leitung durchgehen
   • Schriftlicher Bericht: KI-Ansatzpunkte in Rangfolge, jeweils mit Aufwand und erwartetem Nutzen
   • Empfohlener erster Schritt mit passendem Werkzeug, etwa Ausschreibungstexte für interne Seminare
   • Was in der Fortbildungsplanung bewusst ohne KI bleibt und warum, etwa die Auswahl der Teilnehmenden