Hinweisgebersystem im Betrieb: Meldewege mit KI verständlich beschreiben

KI-Werkstatt · 1 Tag

Verfahrensbeschreibung und Bekanntmachung der Meldestelle gemeinsam neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Klarheit, wer an Verfahrensordnung, Merkblatt und Intranettext mitwirkt und an welcher Freigabe es hängt
• Mit KI überarbeitete Texte zur Bekanntmachung des Meldesystems, an einem echten Dokument des Hauses getestet
• Ein Plan, wer die Informationen zur Meldestelle verteilt und woran sich ablesen lässt, ob sie ankommen

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Textbestand: Wie das Meldesystem heute beschrieben und verbreitet wird

   • Erhoben wird, welche Texte zum Meldesystem existieren, wo sie stehen und wie aktuell sie sind
   • Wer Entwürfe liefert, wer gegenliest – Compliance, HR, Betriebsrat, Geschäftsleitung – und wo Freigaben warten
   • Material auf dem Tisch: Verfahrensordnung, Merkblatt, Intranetseite, Aushang, Angaben zu externen Meldestellen
   • Abstimmungsschleifen, Übersetzungen, veraltete Aushänge: Die drei mühsamsten Punkte kommen auf eine kurze Liste
2. Teil 2

   Schritt 2 – Leitplanken: Pflichten und Grenzen beim Beschreiben der Meldewege

   • Für Beschäftigungsgeber, die eine interne Meldestelle brauchen, maßgeblich: Hinweisgeberschutzgesetz §§ 12 ff.
   • Datenschutz bei Namen und Kontaktdaten der Meldestellenbeauftragten in Aushang und Intranet
   • Entwürfe, an denen KI mitgeschrieben hat, mit Kennzeichen und Versionsstand ablegen, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben
   • Freigabe von Verfahrensordnung und Aushang liegt bei der zuständigen Stelle im Haus, etwa der Geschäftsleitung
3. Teil 3

   Schritt 3 – Auswahl: Welche Texte zum Meldesystem KI vorbereiten kann

   • Merkblatt und FAQ entwerfen, Verfahrensordnung kurz fassen, Verständlichkeit prüfen, typische Rückfragen sortieren
   • Grenzen: Welche Meldekanäle das Haus anbietet und wer zuständig ist, entscheidet kein Sprachmodell
   • Vorgehen vergleichbarer Unternehmen beim Bekanntmachen ihrer Meldestelle als Anregung für die eigene Lösung
   • Die Gruppe legt fest, welche zwei Textarten sie im Anschluss mit KI neu fasst
4. Teil 4

   Schritt 4 – Neufassung: Ein Dokument des Meldesystems wird mit KI überarbeitet

   • Als Arbeitsmaterial dient je ein echtes Dokument, etwa der bisherige Aushang oder die Intranetseite zur Meldestelle
   • Übung: Aus Verfahrensordnung und Aushang entsteht mit KI-Hilfe eine verständliche Beschreibung für Beschäftigte
   • Gemeinsam erprobt und Satz um Satz verbessert: Anweisungen und Textbausteine
   • Was der KI-Entwurf verfehlt, etwa falsche Zuständigkeiten, erfundene Fristen oder zu juristische Sprache, und warum
5. Teil 5

   Schritt 5 – Arbeitsplan: Die Bekanntmachung im Haus organisieren

   • KI-Schritte für die nächsten vier Wochen, die mit vorhandenen Werkzeugen und Kommunikationskanälen machbar sind
   • Zuständigkeiten zwischen Compliance und HR und ein Erfolgsmaß, etwa Aufrufe der Intranetseite oder Rückfragen
   • Zweites Vorhaben im Anschluss: Vertraulichkeit und Datenschutz sichern
   • Nächste Schritte verabreden, vom Freigabetermin bis zum ersten Aushang