KI-Chatbot für Praxis, MVZ und Klinik: Telefon entlasten, Recall planen

KI-Tagesseminar · 1 Tag

Patientenanfragen per Bot beantworten, Aufklärung verständlich machen, Recall steuern

Das nehmen Sie mit

• Die wiederkehrenden Anfragen Ihrer Einrichtung sind sortiert, und Sie können einschätzen, welche davon ein Bot übernehmen darf.
• Einen Patienten-Chatbot mit RAG haben Sie in der Übung selbst aus Praxis- und Behandlungsinformationen aufgebaut.
• Für Recall- und Vorsorgeaktionen liegt ein Kampagnenentwurf vor, der persönliche Ansprache und Datenschutz zusammenbringt.
• Schweigepflicht, Transparenzpflichten, Übergabe an das Team und Kennzahlen fließen in einen Einführungsplan für den Bot ein.

Ablauf

1. Teil 1

   Modul 1 – Ausgangslage: Was am Empfang und in der Hotline ankommt

   • Wiederkehrende Anliegen sortieren: Terminvergabe, Folgerezepte, Sprechzeiten, Weg zu Praxis oder Station
   • Bestandsaufnahme: welche Anrufarten Ihre Telefonleitung am stärksten belegen
   • Vorführung: Ein Bot nimmt eine reale Patientenanfrage entgegen und formuliert die Antwort
2. Teil 2

   Modul 2 – Technik und Grenzen: Regelwerk, Sprachmodell, sensible Themen

   • Regelbasierte Bots mit festen Dialogpfaden und LLM-Assistenten mit frei formulierten Antworten im Vergleich
   • Heikle Anliegen wie Befundfragen, akute Beschwerden oder seelische Krisen erkennen und den Bot dort bremsen
   • Wo Auskunft endet und medizinische Beratung beginnt: die Trennlinie im Dialogdesign festlegen
   • Übergabe an Mitarbeitende so gestalten, dass Anrufende nicht in einer Bot-Schleife festhängen
3. Teil 3

   Modul 3 – Wissensbasis: Praxis- und Behandlungsinformationen per RAG

   • Leistungsangebot, Sprechzeiten und Vorbereitungshinweise per RAG als Antwortquelle hinterlegen
   • Aufklärungstexte, etwa zur Vorbereitung auf eine Darmspiegelung, mit KI in verständliche Sprache bringen
   • Übung: Patienten-Chatbot auf RAG-Basis aufsetzen und mit typischen Anfragen testen
   • Pflegeroutine festlegen, damit geänderte Sprechzeiten oder Urlaubsvertretungen sofort im Bot stehen
4. Teil 4

   Modul 4 – Recall: Vorsorge und Kontrolltermine automatisiert anstoßen

   • Erinnerungen an Kontrolltermine, Impfauffrischungen und Vorsorgeuntersuchungen automatisch auslösen
   • Personalisierte Ansprache, die nur zulässig verwendbare Patientendaten nutzt
   • Mehrsprachige Nachrichten und barrierefreie Formate für unterschiedliche Patientengruppen
   • Tonfall wählen, der zugewandt wirkt und nicht nach Serienbrief klingt
   • Übung: Eine Recall-Kampagne für eine Vorsorgeleistung von der Zielgruppe bis zum Versandzeitpunkt planen
5. Teil 5

   Modul 5 – Recht und Betrieb: Schweigepflicht, Kennzahlen, Fahrplan

   • DSGVO, ärztliche Schweigepflicht und Transparenzpflichten beim Betrieb eines Patienten-Bots
   • Kennzahlen wie Anteil gelöster Anfragen und Übergabequote erheben und den Bot daran weiterentwickeln
   • Fahrplan für die Einführung des Patienten-Bots in Ihrer Praxis, Ihrem MVZ oder Ihrer Klinik