Gesundheit & Pflege

Termin- und Wiederbestellmanagement mit KI: Lücken füllen, Recall planen

Ob Prophylaxe-Recall in der Zahnarztpraxis, kurzfristig abgesagte Behandlungen in der Therapiepraxis, Rückrufbitten am Telefon einer Arztpraxis oder eine Autohaus-Werkstatt, die an einem Tag leer läuft und am nächsten überbucht ist: Wie Termine vergeben, erinnert und nachbesetzt werden, bestimmt die Auslastung und ob Patientinnen, Patienten und Kundschaft wiederkommen. Ihre Gruppe zeichnet in der KI-Werkstatt den eigenen Terminablauf nach, entwickelt Vorlagen für Einladungen, Erinnerungen und Absagen und verteilt am Ende die Zuständigkeiten für die Einführung. Kürzer zeigt der KI-Schnellstart, an welchen Stellen ein Sprachmodell beim Recall oder bei Ausfällen entlastet; im KI-Praxis-Transfer baut jede Person eigene Prompt-Vorlagen samt Prüfschritt, und der KI-Potenzialcheck bewertet Terminsteuerung und Rückrufwege einer Praxis und hält die Rangfolge der Ansatzpunkte schriftlich fest.

Für wen

Praxismanagement und MFA in Arztpraxen, Leitungen von Therapiepraxen, Prophylaxeteams in Zahnarztpraxen und Werkstattleitungen im Autohaus – überall dort, wo Terminvergabe, Erinnerungen und Wiedereinbestellung heute überwiegend von Hand organisiert werden.

KI-Werkstatt · 1 Tag

Terminvergabe, Recall und Nachbesetzen gemeinsam neu aufsetzen und KI dabei erproben

Das nehmen Sie mit

  • Ihr Terminablauf auf einem Blatt, mit benannten Wartezeiten und doppelter Arbeit am Empfang oder in der Annahme
  • Vorlagen für Recall-Einladung, Terminerinnerung, Rückrufnotiz und Absage, an Vorgängen aus Ihrem Haus erprobt
  • Eine Datengrenze: Kalender-, Patienten-, Kunden- und Beschäftigtenangaben bekommt das KI-Werkzeug nicht zu sehen
  • Verteilte Aufgaben für die Einführung, gemessen etwa an der Zahl nachbesetzter Absagen je Woche

Ablauf

  1. Teil 1

    Schritt 1 – Terminablauf heute: Anruf, Rückrufzettel, Recall-Liste

    • Empfang, Praxisteam oder Serviceannahme zeichnen gemeinsam nach, wie ein Termin derzeit zustande kommt
    • Wer Termine anlegt, wer die Belegung kontrolliert und an welcher Stelle Anrufende auf eine Rückmeldung warten
    • Gesichtet werden Terminbuch, Rückrufzettel, Recall-Liste, Erinnerungstexte, in der Werkstatt Auftragskarten
    • Rangliste der zeitraubenden Terminaufgaben; die obersten drei, etwa Nachtelefonieren bei Absagen, gehen weiter
  2. Teil 2

    Schritt 2 – Regeln für Termin- und Kundendaten: TSVG, Kammerwerberecht, Arbeitszeit

    • Im Autohaus: Arbeitszeitgesetz bei der Werkstattplanung, AW-Kalkulation bei der Auslastung der Monteure
    • In Vertragsarztpraxen: Terminservicestellen und TSVG; in Zahnarztpraxen: Werberecht der Kammern beim Recall
    • In Therapiepraxen: Praxisorganisation und AGB-Recht, etwa bei Regeln für kurzfristig abgesagte Behandlungen
    • Datenschutz: Beschäftigtenangaben aus Urlaubslisten, Patienten- und Kundendaten gehören nicht ins Werkzeug
    • KI-Anteile an Einladungen kenntlich machen; jede ausgehende Nachricht gibt die zuständige Leitung frei
  3. Teil 3

    Schritt 3 – KI im Terminkalender: Recall-Text, Rückrufnotiz und Belegung als Ansatz

    • Zuordnen, was passt: Recall-Text entwerfen, Rückrufnotizen zusammenfassen, Belegung prüfen, Anfragen einordnen
    • Freie Behandlungsräume oder Hebebühnen kennt das Modell nicht; das Terminbuch bleibt die Quelle
    • Im Autohaus zum Vergleich: Inspektionen, die auf schwach gebuchte Wochentage verschoben werden
    • Ansatzstellen für die erste Erprobung wählen, gemessen an der erwarteten Entlastung von Empfang oder Annahme
  4. Teil 4

    Schritt 4 – Terminvorgang umbauen: Einladen, erinnern, nachbesetzen

    • Ein mitgebrachter Terminvorgang als Vorlage; Namen, Befunde und Fahrzeugdaten vorher durch erfundene ersetzt
    • Übung: Eine Absage am Vormittag mit KI durchspielen, von der Nachricht über die Warteliste bis zur Erinnerung
    • Vorlagen für Recall-Einladung, Rückrufnotiz und Werkstatterinnerung entstehen, die Gruppe überarbeitet sie
    • Schwächen samt Ursache klären: falsche Wochentage, zu werbliche Recall-Briefe, übersehene Arbeitswerte
  5. Teil 5

    Schritt 5 – Terminvergabe nach der Werkstatt: Aufgaben, Messgröße, Ausblick

    • Welche KI-Schritte in vier Wochen mit bereits lizenzierter Praxis- oder Werkstattsoftware machbar sind
    • Festlegen, wer Recall- und Erinnerungsvorlagen pflegt, wer gegenliest und woran der Erfolg abzulesen ist
    • Ausblick: Hinweise zu HU-Terminen und Rückrufaktionen, Patientenanfragen zur Wiederbestellung
    • Folgeschritte vereinbaren, etwa wer die nächste Recall-Welle oder Werkstattwoche mit den Vorlagen vorbereitet

VoraussetzungenKI-Wissen wird nicht vorausgesetzt. Sie sollten den Terminablauf Ihres Hauses kennen; ein mitgebrachter Terminvorgang mit verfremdeten Angaben macht die Arbeitsphase ergiebiger.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Schnellstart · 2 Stunden

Dieses Thema als KI-Schnellstart

Recall-Schreiben und Ausfallregeln als Vorführfälle, eingeordnet nach Datenschutz, Werberecht der Kammern und AGB-Recht.

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Schnellstart ausmacht

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Dieses Thema als KI-Praxis-Transfer

Eine geteilte, versionierte Prompt-Vorlage für Rückrufe oder Ausfälle kommt ins Praxisteam, mit Vier-Augen-Prüfung jedes Entwurfs.

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Praxis-Transfer ausmacht

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Dieses Thema als KI-Potenzialcheck

Terminsteuerung und Rückrufwege einer Arztpraxis samt inoffiziell genutzter Werkzeuge, nach Eignung gereiht und mit Werkzeugtipp versehen.

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Potenzialcheck ausmacht

So sieht das Thema in 4 Branchen aus
  • ArztpraxisAm Praxistelefon laufen Terminwünsche und Rückrufbitten zusammen, die das Team nach Dringlichkeit ordnet und zeitnah beantwortet.
  • TherapiepraxisFällt eine Behandlung aus einer laufenden Serie kurzfristig aus, soll die frei gewordene Stunde möglichst aus der Warteliste nachbesetzt werden.
  • ZahnarztpraxisDas Prophylaxeteam lädt Patientinnen und Patienten, deren Kontrolle oder Zahnreinigung fällig ist, per Recall wieder ein.
  • AutohausInspektionen und Reparaturen werden so über die Woche verteilt, dass die Werkstatt weder leer steht noch mehr Arbeitswerte annimmt, als Monteure leisten können.
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