KI-Pilot ausweiten oder beenden: Make or Buy und Beschluss der Leitung

KI-Entscheidungsworkshop · 1 Tag

Pilotbilanz ziehen, Bezugsweg wählen und die Ausweitung schriftlich beschließen

Das nehmen Sie mit

• Ein ehrliches Urteil über den Piloten auf Basis belastbarer Zahlen, getrennt von bloßen Schätzungen
• Eine Hochrechnung, die Anfragekosten, Prüfaufwand und Bruchstellen im Regelbetrieb sichtbar macht
• Eine begründete Empfehlung zwischen Fachlösung, Baukasten und Eigenbau inklusive Ausstiegsrechnung
• Ein Beschlusspapier mit Umfang, Zeitplan, Budget, Erfolgskennzahlen und Zuständigkeiten

Ablauf

1. Teil 1

   Phase 1 – Bilanz: den Piloten nüchtern auswerten

   • Tatsächlich eingesparte Arbeitszeit dem ursprünglich zugesagten Nutzen gegenüberstellen
   • Belastbare Messwerte von Annahmen trennen, die weiterhin Schätzungen bleiben
   • Unerwünschte Nebeneffekte sammeln, die während des Piloten aufgetreten sind
   • Ein eindeutiges Urteil fällen: weiterführen, nachbessern oder einstellen
2. Teil 2

   Phase 2 – Hochrechnen: was beim Sprung auf das volle Volumen geschieht

   • Von zehn auf tausend Vorgänge: welche Bestandteile mit der Menge nicht Schritt halten
   • Anfragekosten mit dem real zu erwartenden Volumen des Regelbetriebs multiplizieren
   • Wieso der Aufwand fürs Gegenprüfen häufig rascher wächst als der Ertrag
   • Bruchstellen benennen, an denen ein gelungener Pilot unter Dauerlast versagt
3. Teil 3

   Phase 3 – Bezugsweg: Kaufen, zusammenstecken oder selbst entwickeln

   • Die drei Wege im Vergleich: fertige Fachlösung, Baukastenplattform, eigene Entwicklung
   • Welche Abhängigkeit von Anbieter, Plattform oder eigenem Know-how jeder Weg mit sich bringt
   • Kosten und Aufwand eines späteren Ausstiegs beziffern, bevor ein Vertrag geschlossen wird
   • Gemeinsam erarbeitete Empfehlung, welcher Weg zu Ihrem Pilotfall passt
4. Teil 4

   Phase 4 – Organisation: Zuständigkeit, Rollen und Mitbestimmung

   • Eigentümerschaft klären: welche Stelle die Lösung nach dem Pilotende dauerhaft führt
   • Neue Rollen im Unternehmen und Aufgaben, die durch die Ausweitung entfallen
   • Auswirkungen auf Stellenbeschreibungen und die Einarbeitung neuer Beschäftigter
   • Betriebs- oder Personalrat schon in dieser Phase einbinden statt nachträglich
5. Teil 5

   Phase 5 – Beschluss: die Ausweitung verbindlich festlegen

   • Beschlusspunkte: Reichweite, Termine und Mittel für die Ausweitung
   • Kennzahlen bestimmen, mit denen die Geschäftsführung den Erfolg im Regelbetrieb verfolgt
   • Ausdrücklich festhalten, welche Bereiche außen vor bleiben, samt Begründung
   • Ergebnis des Tages: ein Beschlusspapier, das die Leitung mitnimmt