Abweichungen und Korrekturmaßnahmen: QM-Dokumentation mit KI straffen

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Weg von der Abweichung bis zum geschlossenen Maßnahmenblatt mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein von den Beteiligten getragenes Ablaufbild, wo Maßnahmenvorgänge zwischen Meldung und Wirksamkeitsprüfung liegen bleiben
• Anweisungen für Ursachentexte und Maßnahmeneinträge, die in der Runde ausprobiert und nachgebessert wurden
• Ein Plan, welche KI-Schritte mit den vorhandenen Programmen anlaufen und wer im QM-Team sie übernimmt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Maßnahmenweg: Von der Fehlermeldung bis zur Wirksamkeitsprüfung

   • Gemeinsam wird nachgezeichnet, wie ein Maßnahmenvorgang bei den Anwesenden derzeit abläuft
   • Wer meldet, wer analysiert die Ursache, wer prüft den Abschluss, und an welchen Übergaben Vorgänge warten
   • Fehlermeldung, Ursachenanalyse, Maßnahmenblatt, Wirksamkeitsnachweis: Textgrundlage für KI
   • Drei Hauptverzögerungen benennen, zum Beispiel lückenhafte Ursachenangaben oder doppelt gepflegte Listen
2. Teil 2

   Schritt 2 – Dokumentationsregeln: ISO 9001, Beschäftigtendaten und Freigabe

   • Für Organisationen, deren Qualitätsmanagement auf ISO 9001 aufbaut: Abschnitt 10.2
   • Datenschutz bei Beschäftigtendaten: Umgang mit Namen von Meldenden und Beteiligten im konkreten Vorgang
   • Kennzeichnung KI-gestützter Ursachentexte, damit spätere Audits den Entstehungsweg nachvollziehen können
   • Freigabe und Abschluss einer Maßnahme verantwortet eine benannte Person im Betrieb, nicht das Werkzeug
3. Teil 3

   Schritt 3 – Einsatzfelder im Maßnahmenvorgang: Wobei KI dem QM zuarbeitet

   • Entwurf, Zusammenfassung, Prüfung, Klassifizierung: welche Funktion zu welchem Feld des Maßnahmenblatts gehört
   • Grenzen: Ursachenanalyse und Urteil über die Wirksamkeit nimmt dem QM kein Sprachmodell ab
   • Beispiele aus ähnlichen Betrieben zeigen, wie QM-Beauftragte dort Maßnahmenvorgänge mit KI führen
   • Auswahl der Ansatzpunkte, an denen der Maßnahmenvorgang spürbar schneller wird
4. Teil 4

   Schritt 4 – Fallarbeit Abweichung: Ein realer Vorgang wird neu durchlaufen

   • Arbeitsstoff: anonymisierte Abweichungs- oder Reklamationsvorgänge aus den eigenen Akten der Teilnehmenden
   • Übung: Einen Maßnahmenvorgang mit KI neu aufbauen, von der Problembeschreibung bis zum Maßnahmenplan
   • Anweisungen und Formularvorlagen entstehen, werden ausgetauscht und in der Runde nachgebessert
   • Schwachstellen im KI-Entwurf aufdecken, etwa erfundene Ursachen oder vage Termine, und ihre Herkunft klären
5. Teil 5

   Schritt 5 – Maßnahmenfahrplan: Was das QM-Team als Erstes umstellt

   • KI-Schritte, die der Betrieb binnen vier Wochen anstoßen kann, gestützt auf vorhandene Programme
   • Aufgaben im QM-Team verteilen und den Erfolg messbar machen, etwa an der Zahl überfälliger Maßnahmen
   • Naheliegende Fortsetzung: Managementbewertung vorbereiten
   • Zum Schluss verabredet das QM-Team, wer bis wann welchen Schritt angeht