KI-Werkzeuge

Kotaemon: Regelwerke befragen und Antworten mit Seitenangabe belegen

Satzungen, Richtlinien und Dienstvereinbarungen werden in Behörden, Verbänden und kleineren Einrichtungen oft mühsam von Hand nach der passenden Stelle durchsucht. In diesem Tool-Training richten Sie Kotaemon ein, eine bewusst schlanke Rechercheumgebung, die Fragen zu Ihrem Dokumentenbestand beantwortet und dabei Seite und Absatz der Fundstelle angibt. Sie machen ein Regelwerk aus Ihrem Haus durchsuchbar, messen die Trefferqualität mit Testfragen und klären, was Aktenführung, Recht und laufender Betrieb verlangen. Danach können Sie entscheiden, ob Kotaemon Ihre Recherche dauerhaft übernimmt und wer es betreut.

Für wen

Behörden sowie Verbände und kleinere Träger, die in ihren Dokumenten nachvollziehbar recherchieren möchten, ohne dafür eine umfangreiche KI-Plattform aufzubauen und zu betreuen.

KI-Tool-Training · 1 Tag

Hauseigene Dokumente mit Kotaemon durchsuchen, jede Antwort mit Fundstelle prüfen

Das nehmen Sie mit

  • Eine laufende Kotaemon-Instanz, angebunden an ein lokales Modell oder eine Anbieterschnittstelle
  • Ein durchsuchbares Regelwerk aus Ihrem Bestand und ein Satz Testfragen, mit dem Sie die Trefferqualität messen
  • Klarheit, wie KI-gestützte Auskünfte aktenkundig werden und was Betrieb, Pflege und Ausstieg kosten
  • Eine benannte Zuständigkeit, Regeln für Sammlungen und Fragevorlagen sowie ein geschätztes Folgevorhaben

Ablauf

  1. Teil 1

    Einheit 1 – Zuschnitt: Kotaemon als schlanke Rechercheumgebung aufsetzen

    • Wann ein kleines Werkzeug für einen Dokumentenbestand mehr leistet als eine große KI-Plattform mit vielen Modulen
    • Kotaemon installieren und den Grundaufbau auf die Komponenten beschränken, die die Recherche tatsächlich braucht
    • Modell anschließen: lokal laufendes Sprachmodell oder Schnittstelle eines externen Anbieters
    • Platz im Werkzeugkasten: Satzungen und Akten im Haus auswerten, statt sie einem Clouddienst zu übergeben
  2. Teil 2

    Einheit 2 – Bedienung: Bestände einlesen und Belegstellen nachvollziehen

    • PDFs von Geschäftsordnungen, Richtlinien oder Dienstvereinbarungen hochladen und in Sammlungen gliedern
    • Antworten lesen, die auf die Quellseite und den betreffenden Absatz zurückführen, und die Stelle im Dokument aufrufen
    • Die Oberfläche für Sachbearbeitung und Geschäftsstelle freigeben, damit das Kollegium selbst recherchiert
    • Übung: einen Ordner einlesen, eine Sammlung anlegen und erste Fragen samt Belegstelle nachprüfen
  3. Teil 3

    Einheit 3 – Probelauf: Ein Regelwerk Ihres Hauses wird durchsuchbar

    • Eine Beihilferichtlinie, Verbandssatzung oder Gebührenordnung aus Ihrem Bestand in Kotaemon befragbar machen
    • Testfragen formulieren, deren richtige Antwort feststeht, und daran die Zuverlässigkeit der Treffer messen
    • Fragen ohne Grundlage im Bestand stellen: legt Kotaemon die Lücke offen oder konstruiert es eine Antwort
    • Übung: Kotaemon liest Ihren Dokumentenbestand ein, Testfragen werden durchgespielt und die Antworten bewertet
  4. Teil 4

    Einheit 4 – Leitplanken: Aktenführung, Rechtslage und laufender Aufwand

    • KI-gestützte Auskünfte aktenkundig machen: Antwort und Fundstelle gemeinsam festhalten und ablegen
    • Personentage für Updates, Betrieb und die Pflege der Sammlungen nüchtern beziffern
    • Vor der Freigabe klären: Vorgaben der KI-Verordnung, Pflichten aus der DSGVO, Beteiligung von Personal- oder Betriebsrat
    • Monatliche Kosten für Server und gegebenenfalls Anbieterschnittstelle kennen und den Rückweg vorbereiten
  5. Teil 5

    Einheit 5 – Dauerbetrieb: Wer die Recherche betreut und nach welchen Regeln

    • Eine Stelle benennen, die Sammlungen pflegt, Zugänge vergibt und einen Modellwechsel freigibt
    • Namensregeln für Sammlungen und bewährte Fragevorlagen festhalten, damit das Team einheitlich sucht
    • Warnsignale vereinbaren: Belegstellen stützen die Antwort nicht, der Bestand veraltet, kaum jemand nutzt ihn
    • Folgevorhaben, etwa einen zweiten Dokumentenbestand, mit grobem Aufwand in Personentagen notieren

VoraussetzungenVorausgesetzt wird ein Rechner bzw. Server, der 16 GB Arbeitsspeicher bietet; wer vollständig lokal arbeiten will, braucht zusätzlich eine Consumer-Grafikkarte. Ihren eigenen Dokumentenbestand bringen Sie zum Termin mit.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

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