Spezifikationen von Zulieferern mit KI prüfen und pflegen: Lebensmittel

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Spezifikationsablauf zwischen Einkauf und QM gemeinsam neu aufsetzen, gestützt durch KI

Das nehmen Sie mit

• Klarheit, wie Spezifikationen heute zwischen Lieferant, Einkauf und QM hin- und hergehen
• Eine echte Spezifikation, deren Bearbeitung mit KI neu geordnet wurde, samt erprobter Prompts und Prüfvorlage
• Eine Monatsplanung, in der Einkauf und QM Aufgaben teilen und die Dauer bis zur Freigabe verfolgen

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Der Weg einer Spezifikation ins Haus

   • Gemeinsam skizziert: der Weg einer neuen Spezifikation vom Lieferanten bis zum Freigabevermerk im QM
   • Zuständigkeiten offenlegen: Lieferant schickt, Einkauf fordert nach, QM prüft, und wo Vorgänge tagelang ruhen
   • Beteiligte Unterlagen: Spezifikationsblätter als PDF, Lieferantenfragebögen, Allergenerklärungen, Mails
   • Die Gruppe einigt sich auf drei Engstellen mit dem meisten Aufwand, etwa das Nachfordern fehlender Angaben
2. Teil 2

   Schritt 2 – Leitplanken: Regeln für Spezifikationen und Lieferantendaten

   • Was der IFS an Spezifikationen verlangt, ist der Maßstab, an dem jede KI-Vorprüfung gemessen wird
   • Datenschutz bei Namen, Kontaktdaten und Unterschriften von Ansprechpartnern und eigenen Beschäftigten im Vorgang
   • KI-gestützte Prüfvermerke erkennbar machen, damit im Audit der Entstehungsweg einer Bewertung belegt werden kann
   • Freigeben darf nur das QM: Die Unterschrift unter einer Spezifikation leistet ein Mensch, nicht das Werkzeug
3. Teil 3

   Schritt 3 – Ansatzpunkte: Passende KI-Funktionen für den Spezifikationsablauf

   • Vier Funktionen: Nachforderung entwerfen, Datenblatt zusammenfassen, Angaben prüfen, Warengruppe zuordnen
   • Grenzen: Ein Sprachmodell trifft kein fachliches Urteil über Allergene, Grenzwerte oder Herkunftsangaben
   • Wie andere Lebensmittelhersteller KI beim Abgleich eingehender Spezifikationen bereits einsetzen
   • Entscheidung, mit welchen Ansatzpunkten die Gruppe in die anschließende Werkstattphase geht
4. Teil 4

   Schritt 4 – Werkstattphase: Eine mitgebrachte Spezifikation durchläuft den neuen Ablauf

   • Ausgangsmaterial: die aktuelle Spezifikation eines Zulieferers samt offener Rückfragen des Betriebs
   • Übung: Deren Bearbeitung wird neu geordnet, ein Sprachmodell dient als Vorprüfer für Lücken und Abweichungen
   • Prompts für Lückenlisten und Nachforderungen sowie eine Prüfvorlage werden erstellt und reihum überarbeitet
   • Wo die KI danebenliegt, etwa bei Spurenhinweisen, Tabellenwerten oder erdachten Zertifikaten, und warum
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan: Der erste Monat im Spezifikationsmanagement mit KI

   • Was sich bis Monatsende mit den Werkzeugen und Zugängen umsetzen lässt, die der Betrieb bereits hat
   • Aufgaben zwischen Einkauf und QM aufteilen und eine Kennzahl wählen, etwa Tage bis zur Freigabe einer Spezifikation
   • Mögliche Folgethemen: Kontrolle von Etiketten und Deklarationen, Antworten auf Verbraucherreklamationen
   • Zum Schluss steht fest, welche Spezifikationen im ersten Testlauf mit KI bearbeitet werden und wer ihn begleitet