Mandantenrundschreiben zu Gesetzesänderungen: KI-Vorlagen für die Kanzlei

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Selbst eine Rundschreibenvorlage bauen und Entwürfe vor dem Versand kontrollieren

Das nehmen Sie mit

• Eine erprobte Vorlage, mit der Rundschreiben zu Gesetzesänderungen in gleichbleibender Gliederung entstehen
• Ein Werkzeugzugang, dessen Datenschutzeinstellungen Sie mit Blick auf die Verschwiegenheit gegenüber Mandanten gesetzt haben
• Eine Kontrollroutine für Steuersätze, Stichtage und Gesetzesverweise, bevor ein Entwurf die Kanzlei verlässt

Ablauf

1. Teil 1

   Etappe 1 – Rundschreibengrundlagen: Änderung, Quellen, Adressatenkreis

   • Welche Angaben das Sprachmodell für einen Entwurf benötigt: Inhalt der Änderung, Stichtag, betroffene Mandantengruppen, Umfang
   • Woher diese Angaben heute stammen: Fachdatenbank, Kammer- und Verbandsinformationen, Notizen aus der Kanzleibesprechung
   • Übung: Ein bereits versandtes Rundschreiben zu einer Steueränderung wird zum Übungsfall für den Tag
   • Typische Fehlerquellen, etwa ein veralteter Rechtsstand im Modell oder Prompts ohne Angabe des Stichtags
2. Teil 2

   Etappe 2 – KI-Arbeitsplatz der Kanzlei einrichten: Konten, Lizenzen, Verschwiegenheit

   • Konten einrichten, Bedienoberflächen erkunden und gängige Werkzeuge gegeneinander abgrenzen
   • Was die frei nutzbare Fassung bei längeren Rundschreiben leistet und wofür eine bezahlte Lizenz nötig wird
   • Datenschutzeinstellungen des Werkzeugs durchgehen und passend setzen, bevor Text eingefügt wird; Mandantennamen bleiben außen vor
   • Übung: Ein erster Prompt fasst eine Gesetzesänderung für Mandanten zusammen, anschließend wird besprochen, was fehlt
3. Teil 3

   Etappe 3 – Rundschreibenvorlage gestalten: Gliederung, Kanzleiton, Musterbeispiel

   • Statt einer Ein-Satz-Bitte eine Anweisung mit Anlass, Kernaussage, Handlungsbedarf und Hinweis auf Fristen
   • Die Kanzlei als Absenderrolle festlegen, ein gelungenes früheres Rundschreiben als Muster und Vorgaben zu Länge und Aufbau mitgeben
   • Übung: Es entsteht eine Vorlage, aus der sich künftige Rundschreiben zu Gesetzesänderungen ableiten lassen
   • Die Vorlage für Berufsträger und Mitarbeitende bereitstellen und Änderungen mit Versionsnummer festhalten
4. Teil 4

   Etappe 4 – Inhaltskontrolle vor dem Versand: Zahlen, Berufsrecht, Werberecht

   • Steuersätze, Freibeträge, Stichtage und Gesetzesverweise im Entwurf gegen die Primärquelle halten
   • Freigabe durch einen Berufsträger: ob und wie eine Änderung einzelne Mandanten betrifft, beurteilt nicht die KI
   • StBerG und Werberecht beim Gegenlesen beachten, damit das Rundschreiben sachlich informiert
   • Übung: Einen KI-Entwurf mit falschem Anwendungszeitpunkt und erfundenem Freibetrag aufdecken und korrigieren
5. Teil 5

   Etappe 5 – Rundschreiben dauerhaft im Griff: Ablage, Einsatzgrenzen, Anschluss

   • Geprüfte Rundschreibenvorlagen in der Kanzleiablage sichern, getrennt von ungeprüften Entwürfen
   • Wann KI bei einer Rundschreibenart nicht weiterhilft, etwa wenn die Wirkung so einzelfallabhängig ist, dass ohnehin individuell beraten wird
   • Weiterführend: Mandantenanfragen strukturiert beantworten
   • Restliche Fragen der Kanzleileitungen und Blick auf das nächste anstehende Rundschreiben