Meldestelle nach HinSchG: Hinweise mit KI dokumentieren, Fristen einhalten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Meldungsakte und Fristenkontrolle gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein abgestimmtes Bild, wie eine Meldung heute vom Eingang bis zur Rückmeldung festgehalten wird
• Getestete Anweisungen für Eingangsbestätigung, Gesprächszusammenfassung und Aktenprüfung an einem anonymisierten Fall
• Eine Aufgabenverteilung in der Meldestelle mit einer Kennzahl, an der sich die Wirkung ablesen lässt

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Meldungsweg: Vom Eingang eines Hinweises bis zur Rückmeldung

   • Gemeinsam aufgezeichnet, wie ein Hinweis heute erfasst, abgelegt und bis zum Abschluss verfolgt wird
   • Wer zuliefert, etwa Fachabteilungen bei Folgemaßnahmen, wer kontrolliert und wo Fristen ins Rutschen kommen
   • Eingesetzte Unterlagen: Meldungsakte, Gesprächsnotizen, Fristenliste, Eingangsbestätigung, Rückmeldeschreiben
   • Drei Engpässe der Aktenführung, etwa nachgetragene Notizen oder manueller Fristenabgleich, werden priorisiert
2. Teil 2

   Schritt 2 – Pflichtenrahmen: Was für Meldungsakte und Fristen gilt

   • Rechtsgrundlage für interne Meldestellen: HinSchG § 17 mit den Verfahrensschritten und Fristen nach einer Meldung
   • Datenschutz für hinweisgebende Personen und für Beschäftigte, die in einer Meldung genannt werden
   • Hat KI an einem Vermerk mitgewirkt, wird das gekennzeichnet, damit die Akte später nachvollziehbar bleibt
   • Entscheidungen über Stichhaltigkeit und Folgemaßnahmen trifft und verantwortet die Meldestelle selbst
3. Teil 3

   Schritt 3 – Ansatzpunkte: Wo KI bei Akte und Fristen mitarbeitet

   • Eingangsbestätigung entwerfen, Gesprächsnotizen verdichten, Akte auf Lücken prüfen, nach Sachgebiet einordnen
   • Grenze der Technik: Fristen verbindlich überwachen und Meldungen rechtlich würdigen kann ein Sprachmodell nicht
   • Wie andere Meldestellen KI bei der Aktenführung nutzen, als Vergleich für die eigenen Pläne
   • Auswahl der Ansatzpunkte, die die Dokumentation in der Meldestelle merklich entlasten
4. Teil 4

   Schritt 4 – Aktenprobe: Eine anonymisierte Meldung wird mit KI dokumentiert

   • Jede Person nutzt einen eigenen, vorab anonymisierten Vorgang aus ihrer Meldestelle
   • Übung: Erfassung, Bestätigungsschreiben und Fristenvermerk dieses Vorgangs werden mit KI-Unterstützung neu angelegt
   • Anweisungen und Musterformulierungen für die Akte werden getestet und gemeinsam überarbeitet
   • Wo der Entwurf danebenliegt, etwa bei falsch berechneten Fristen oder wertenden Formulierungen, und weshalb
5. Teil 5

   Schritt 5 – Meldestellenplan: Aktenführung der Meldestelle in den nächsten Wochen

   • Welche KI-Schritte die Meldestelle binnen vier Wochen allein mit vorhandenen Werkzeugen angehen kann
   • Wer welche Aufgabe übernimmt und welche Messgröße zählt, etwa der Anteil fristgerecht versandter Bestätigungen
   • Folgethema: Vertraulichkeit und Datenschutz sichern
   • Abschließend werden die nächsten Schritte bis zum ersten Testvorgang abgestimmt