Open WebUI im Firmennetz: kontrollierter KI-Zugang für die Belegschaft

KI-Tool-Training · 1 Tag

Open WebUI aufsetzen, Abteilungen freischalten und den Plattformbetrieb klar regeln

Das nehmen Sie mit

• Eine laufende Open-WebUI-Instanz im Firmennetz, angebunden an lokale Modelle oder eine Anbieter-Schnittstelle
• Ein Rechtekonzept aus Benutzern, Gruppen und Rollen samt Wissensbasis und Abteilungsvorgaben
• Eine testweise freigeschaltete Pilotabteilung, deren Protokollierung geprüft ist
• Geklärte Löschfristen, Monatskosten, Mitbestimmungsfragen und eine Ausstiegsoption

Ablauf

1. Teil 1

   Einheit 1 – Aufsetzen: Open WebUI als Container im Hausnetz

   • Gegenüberstellung mit öffentlichen Chatdiensten: Konten, Verläufe und Zugriffsrechte verwaltet Ihre IT selbst
   • Abgrenzung zu Cloudangeboten: Die Modelle rechnen auf hauseigener Hardware, nicht beim Anbieter
   • Open WebUI mit Docker auf einem Server im Firmennetz starten – Hardware ohne Grafikkarte genügt
   • Modellquellen verbinden: lokale Modelle, etwa über Ollama, und optional die Schnittstelle eines Anbieters
2. Teil 2

   Einheit 2 – Verwalten: Zugänge, Wissensbasis und Vorgaben je Abteilung

   • Benutzerkonten anlegen, Gruppen bilden und Rollen wie Administrator oder Standardnutzer vergeben
   • Hausdokumente, etwa Richtlinien oder Handbücher, als Wissensbasis in Open WebUI hinterlegen
   • Für einzelne Abteilungen Prompt-Vorlagen und feste Modellvorgaben mit Systemanweisung definieren
   • Übung: Sie melden sich als Testnutzer an, wählen ein Modell und befragen die hinterlegte Wissensbasis
3. Teil 3

   Einheit 3 – Pilotbetrieb: Eine Abteilung erhält ihren Zugang

   • Beispielhaft eine Abteilung, etwa den Einkauf, als eigene Gruppe einrichten und freigeben
   • Aus echten Unterlagen wie Lieferbedingungen eine Wissenssammlung für diese Abteilung aufbauen
   • Kontrollieren, welche Verläufe und Zugriffe Open WebUI festhält und ob das für die Nachvollziehbarkeit reicht
   • Übung: Ein Anwendungsfall aus Ihrem Unternehmen wird in Open WebUI umgesetzt und im Pilotkreis erprobt
4. Teil 4

   Einheit 4 – Rahmen: Löschfristen, Rechtslage und laufende Kosten

   • Löschfristen für Chatverläufe bestimmen; den Betriebsrat beteiligen, weil Verläufe personenbezogen sind
   • Betriebskosten aufschlüsseln: Server, Updates und Pflege der Instanz, Gebühren für den Modellzugang
   • Pflichten aus der KI-Verordnung, Datenschutzvorgaben und Beteiligung des Betriebsrats beim Ausrollen an alle
   • Monatliche Gesamtkosten beziffern und den Ausstieg planen, etwa per Export von Verläufen und Wissenssammlungen
5. Teil 5

   Einheit 5 – Zuständigkeit: Wer die Plattform dauerhaft betreut

   • Eine Plattformverantwortung in der IT festlegen: Updates, Rechtevergabe und Freigabe neuer Modelle
   • Abteilungsvorlagen, Modellvorgaben und Namensregeln dokumentieren, damit alle Gruppen einheitlich arbeiten
   • Stoppsignale vereinbaren, etwa wenn Antworten aus der Wissensbasis wiederholt nicht zu den Unterlagen passen
   • Weitere Abteilungen für die Freischaltung vormerken und den Einrichtungsaufwand in Personentagen schätzen