Veranstaltungsanzeigen und Auflagen im Ordnungsamt: KI-Eignung bewerten

KI-Potenzialcheck · 1 Tag

Prüfschritte der Veranstaltungsprüfung vor Ort bewerten, mit Bericht für die Amtsleitung

Das nehmen Sie mit

• Eine belastbare Übersicht, welche Teile der Anzeigenprüfung sich für KI eignen und welche nicht
• Klarheit, dass Veranstalter- und Ordnerdaten im Amt bleiben und welche Sachangaben ein Modell sehen dürfte
• Ein schriftlicher Ergebnisbericht, der Ansatzpunkte nach Aufwand und Nutzen ordnet, samt erstem Umsetzungsschritt

Ablauf

1. Teil 1

   Phase 1 – Prüfauftrag Veranstaltungen: Was die Amtsleitung entscheiden will

   • Vorgespräch mit der Amtsleitung: Welche Entscheidung über KI in der Veranstaltungsprüfung der Tag vorbereitet
   • Zuschnitt des Untersuchungsfelds, etwa vom Eingang der Anzeige bis zum versandten Auflagenschreiben
   • Erhebung, welche KI-Werkzeuge im Amt schon laufen, auch private Konten und Apps, die nie freigegeben wurden
   • Vertraulichkeitsabrede für Anzeigen, Veranstalterangaben und interne Aktenvermerke
2. Teil 2

   Phase 2 – Anzeigenweg aufnehmen: Vom Eingang bis zum Auflagenschreiben

   • Hospitation und Gespräche an den Plätzen von Innendienst und Außendienst, die Anzeigen bearbeiten
   • Zahlen erheben: Anzeigen pro Monat, Bearbeitungsdauer je Vorgang, beigefügte Lagepläne und Konzepte
   • Angrenzend mit aufgenommen: wie Bürgeranfragen und Beschwerden, etwa zu Lärm nach Festen, gebündelt werden
   • Fachverfahren, Funktionspostfach, Tabellen: wo Texte und Listen entstehen, die eine KI verarbeiten könnte
3. Teil 3

   Phase 3 – Auflagenrecht abgrenzen: Was Fachrecht und Datenschutz zulassen

   • Fachliche und rechtliche Grundlage, soweit für die Veranstaltung einschlägig: Versammlungsstättenverordnung, GastG
   • Datenschutzrecht, KI-Verordnung und Beteiligung des Personalrats, wo einer besteht, für jeden Fund durchgesehen
   • Veranstalternamen, Anschriften und Ordnerlisten verlassen das Amt nie; welche Sachangaben ein Modell sehen dürfte
   • Ausschlussgründe festhalten, etwa Ermessensabwägungen zu Auflagen, bei denen KI-Unterstützung zu riskant wäre
4. Teil 4

   Phase 4 – Prüfschritte bewerten: Welche Teile der Anzeigenprüfung KI-tauglich sind

   • Vollständigkeitskontrolle, Auflagenentwurf, Rückfragen an Veranstalter: Eignung für KI je Teilschritt beurteilt
   • Jeder geeignete Schritt bekommt seine Grundfunktion: entwerfen, zusammenfassen, prüfen oder einordnen
   • Zeitersparnis überschlagen: gewonnene Minuten je Anzeige, dagegen Einführung und Nachkontrolle
   • Gemeinsam mit erfahrenen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern des Amts in eine Reihenfolge gebracht
5. Teil 5

   Phase 5 – Empfehlung fürs Ordnungsamt: Bericht und erster Schritt

   • Noch vor Ende des Termins: mündliche Rückmeldung der Befunde an die Amtsleitung
   • Schriftlicher Ergebnisbericht, der die Ansatzpunkte nach Rang ordnet und Aufwand und Nutzen beziffert
   • Vorschlag, womit die Veranstaltungsprüfung beginnt, und welches Werkzeug sich dafür eignet
   • Prüfaufgaben, für die der Bericht ausdrücklich von KI abrät, und die Gründe dafür