Vergabeunterlagen und Angebote im Projekt mit KI nachvollziehbar bewerten

KI-Werkstatt · 1 Tag

Den Weg vom Angebotseingang zur Wertung als Gruppe mit KI neu ordnen

Das nehmen Sie mit

• Einen gemeinsam nachgezeichneten Weg vom Angebotseingang bis zur Bewertungsmatrix mit seinen Engpässen
• Erprobte Anweisungen für Anforderungsabgleich und Bewertungsvermerk, bezogen auf VgV und UVgO
• Eine verteilte Umsetzung mit Erfolgsmaß für die kommende Vergaberunde

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Ausgangslage: Wie Angebote heute durch das Projekt laufen

   • Die Anwesenden zeichnen nach, wie die letzte Ausschreibung oder Angebotsrunde tatsächlich ausgewertet wurde
   • Fachbereich liefert Einschätzungen zu, Vergabestelle prüft; markiert wird, wo die Wertung ins Stocken gerät
   • Leistungsbeschreibung, Preisblätter, Bewertungsmatrix, Bieterfragen: auch als mögliche KI-Eingabe gesichtet
   • Konsens über drei Engpässe, etwa den Abgleich langer Angebotstexte mit den Mindestanforderungen
2. Teil 2

   Schritt 2 – Leitplanken: VgV, UVgO und vertrauliche Angebotsinhalte

   • VgV und UVgO bilden den Rahmen, sobald das Projekt öffentlich ausgeschrieben wird
   • Beschäftigtendaten in Angeboten, etwa Lebensläufe des Bieterpersonals, datenschutzgerecht behandeln
   • KI-Anteile in Bewertungsvermerken kennzeichnen und jeden Punktwert auf eine Angebotsstelle zurückführen
   • Zeichnungsbefugnis und Haftung für die Wertung verschieben sich durch KI-Unterstützung nicht
3. Teil 3

   Schritt 3 – Ansatzpunkte: Was KI beim Sichten und Werten übernehmen kann

   • Angebote zusammenfassen, mit Mindestanforderungen abgleichen, Bieterfragen sortieren, Vermerke entwerfen
   • Realistisch bleiben: Angebotstexte sortiert das Modell, ein Lösungskonzept fachlich würdigen kann es nicht
   • Wie Projektleitungen in vergleichbaren Unternehmen Vergabeunterlagen schon mit KI vorsortieren
   • Auswahl der Punkte im Ablauf, bei denen die Werkstattphase ansetzt, gemessen an der erwarteten Entlastung
4. Teil 4

   Schritt 4 – Erprobung: Eine Angebotsauswertung von Grund auf neu

   • Jede Person legt eine frühere Ausschreibung oder ein Angebot vor, Bieternamen und Preise anonymisiert
   • Übung: Sichtung mit KI-Hilfe umbauen, von der Leistungsbeschreibung bis zur Wertungstabelle mit Fundstellen
   • Anweisungen für Abgleich und Vermerk entstehen, die anderen testen sie an eigenen Unterlagen und bessern nach
   • Schwächen und Ursachen benennen: übersehene Ausschlusskriterien, verrutschte Preise, erfundene Fundstellen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Fahrplan: Die nächste Vergaberunde mit KI

   • Was sich innerhalb eines Monats mit den Lizenzen umsetzen lässt, die das Projekt bereits hat
   • Aufgaben in Projekt und Vergabestelle verteilen; Maßstab etwa die Tage von Angebotsöffnung bis Wertungsmatrix
   • Mögliches zweites Vorhaben: Statusberichte und Lenkungsvorlagen erstellen
   • Abschließend vereinbart die Runde die ersten Handgriffe für das kommende Vergabeverfahren