Geschäftsführung & Führung
Projektstatus und Lenkungsvorlagen mit KI verdichten und sicher vertreten
Vor jeder Sitzung des Lenkungsausschusses sammeln Projektleitungen Teilberichte ein, gleichen Termine und Kosten ab und formulieren daraus Status und Beschlussvorschläge. Dieses Angebot zeigt, wo ein Sprachmodell in diesem Berichtszyklus mitschreiben kann und wo das Urteil der Projektleitung unersetzlich bleibt. Der zweistündige KI-Schnellstart ordnet ein und lässt Sie einen ersten Statusabsatz selbst erzeugen. In der eintägigen KI-Werkstatt baut Ihr Projektteam die eigene Berichterstattung mit KI neu auf und verlässt den Tag mit verteilten Aufgaben.
- Dauer2 Stunden · 1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichGeschäftsführung & Führung, Büro, Organisation & IT
Für wen
Projektleitungen in Betrieben und Einrichtungen, die Statusberichte und Vorlagen für Lenkungsgremien bislang weitgehend manuell zusammenstellen.
KI-Schnellstart · 2 Stunden
Einordnen, was KI beim Statusbericht leisten kann und was Sie selbst prüfen
Das nehmen Sie mit
- Ein nüchternes Bild davon, wo genau ein Sprachmodell Statusberichte und Lenkungsvorlagen entlastet
- Erfahrung aus einem ersten eigenen Versuch mit einem Statusabsatz zu Ihrem Projekt
- Klarheit, welche Projektdaten tabu sind und was Sie gleich morgen ausprobieren können
Ablauf
- Teil 1
Der Fall: Vom Projektstand zur Vorlage für den Lenkungsausschuss
- So entsteht heute ein Statusbericht: Teilberichte einsammeln, Ampeln setzen, Termine und Kosten nachziehen
- Mühsam wird es beim Abgleich widersprüchlicher Meldungen und beim Umformulieren für das Gremium
- Drei Eingriffspunkte fürs Sprachmodell: Teilberichte verdichten, Risiken knapp fassen, Beschlüsse gliedern
- Vorführung: Aus Besprechungsnotizen und einer Meilensteinliste entsteht live ein Statusentwurf
- Danach bleibt Handarbeit: Ampeln, Terminverschiebungen und Budgetzahlen kontrolliert die Projektleitung
- Teil 2
Das Werkzeug verstehen: Was hinter dem Statusentwurf steckt
- Wie ein Sprachmodell Sätze Wort um Wort fortschreibt, erläutert am eben erzeugten Statusbericht
- Ein flüssiger Satz zum Projektfortschritt ist ein Vorschlag und noch keine geprüfte Statusmeldung
- Lücken füllt das Modell plausibel, notfalls mit nie beschlossenen Meilensteinen; so fallen sie auf
- Für Ihre Rolle heißt das: Das Modell liefert Formulierungen, den gemeldeten Projektstand vertreten Sie
- Teil 3
Erster eigener Versuch: Ein Statusabsatz zu Ihrem Projekt
- Übung: Aus Stichpunkten zum eigenen Projekt eine Anweisung verfassen, die einen Statusabsatz erzeugt
- Gemeinsame Auswertung: Wie Angaben zu Berichtszeitraum, Adressat und Ampellogik das Ergebnis heben
- Zeit für Rückfragen und Einwände, gerade von Projektleitungen, die KI im Berichtswesen skeptisch sehen
- Teil 4
Rahmen und erste Schritte: DIN 69901, PMI, IPMA und vertrauliche Projektdaten
- Fachlicher Bezugsrahmen für Berichtswesen und Projektlenkung: DIN 69901, PMI und IPMA
- Tabu für offene Sprachmodelle: Vertragskonditionen, Kundendaten, Einschätzungen zu Teammitgliedern
- Gleich morgen mit verfügbaren Zugängen erproben: das letzte Lenkungsprotokoll auf eine halbe Seite kürzen
- Naheliegendes Folgethema: Ausschreibungs- und Angebotsunterlagen bewerten
VoraussetzungenVorkenntnisse sind nicht nötig. Das Format eignet sich ausdrücklich auch für Projektleitungen, die KI bisher skeptisch gegenüberstehen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Werkstatt · 1 Tag
Den Berichtszyklus bis zur Lenkungssitzung gemeinsam mit KI neu aufsetzen
Das nehmen Sie mit
- Einen gemeinsam nachgezeichneten Berichtszyklus mit den Engpässen Ihres Projektgeschäfts
- Erprobte Prompts und Berichtsvorlagen für Statusbericht und Beschlussvorlage
- Einen abgestimmten Umsetzungsplan mit Zuständigkeiten und einem messbaren Erfolgsmaß
Ablauf
- Teil 1
Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Vom Teilprojekt bis zur Lenkungssitzung
- Die Anwesenden skizzieren, wie der Statusbericht im letzten Berichtszyklus tatsächlich entstanden ist
- Zulieferung und Freigabe: Teilprojektleitungen, Controlling, Auftraggeber; wo Meldungen liegen bleiben
- Bewegte Unterlagen: Meilensteinplan, Risikoliste, Kostenübersicht, Berichtsformular, Foliensatz fürs Gremium
- Engpassliste mit drei Einträgen, etwa Nachfassen fehlender Teilberichte oder Zahlenabgleich vor der Sitzung
- Teil 2
Schritt 2 – Leitplanken: DIN 69901, PMI, IPMA und Daten aus dem Projektteam
- DIN 69901 sowie die Standards von PMI und IPMA als Bezugsrahmen für Statusberichte und Lenkungsunterlagen
- Beschäftigtendaten: Auslastung, Ausfälle oder Leistungsurteile zu einzelnen Personen bleiben außen vor
- KI-Anteile im Bericht ausweisen und für jede Kennzahl belegen, aus welcher Projektliste sie stammt
- Den Status gegenüber dem Lenkungsausschuss zeichnet die Projektleitung, gleich wer den Text vorformuliert hat
- Teil 3
Schritt 3 – Ansatzpunkte: Entwurf, Verdichtung, Prüfung und Einordnung im Projektbericht
- Statustexte entwerfen, Teilberichte zusammenfassen, auf Widersprüche prüfen, Risiken nach Kategorie ordnen
- Erwartungen erden: Ob ein Meilenstein hält, weiß kein Modell; diese Einschätzung kommt aus dem Projekt
- Vergleich mit Projektorganisationen anderer Unternehmen, die Lenkungsvorlagen schon mit KI vorbereiten
- Entscheidung, an welchen Punkten des Berichtszyklus die anschließende Werkstattphase ansetzt
- Teil 4
Schritt 4 – Werkstattphase: Ein laufendes Projekt, neu berichtet
- Material: ein mitgebrachter Statusbericht oder eine anstehende Lenkungsvorlage, sensible Angaben geschwärzt
- Übung: Bericht und Beschlussvorlage der nächsten Lenkungssitzung mit einem KI-Werkzeug von Grund auf erstellen
- Prompts und Berichtsvorlagen entstehen und werden reihum von den anderen Projektleitungen verbessert
- Mängel offenlegen, etwa geschönte Ampeln, verlorene Abhängigkeiten, vage Beschlussformeln, samt Ursachen
- Teil 5
Schritt 5 – Fahrplan: Die kommenden Berichtstermine mit KI
- Was in den ersten vier Berichtswochen mit schon lizenzierten Programmen umsetzbar ist
- Aufgaben im Projektbüro verteilen; Erfolgsmaß etwa Stunden vom Meldeschluss bis zum versandfertigen Bericht
- Anschlussthema für eine weitere Werkstatt: Ausschreibungs- und Angebotsunterlagen bewerten
- Zum Schluss verbindlich festlegen, wer welchen nächsten Schritt angeht
VoraussetzungenKI-Vorkenntnisse sind nicht nötig. Hilfreich sind gute Kenntnis der eigenen Projektabläufe und ein mitgebrachter tatsächlicher Statusbericht oder eine Lenkungsvorlage.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge