Qualität, Sicherheit & Compliance

QM-Handbuch fortschreiben: Prozessbeschreibungen mit KI-Vorlagen pflegen

Ändert sich ein Ablauf, ziehen QM-Beauftragte Prozessbeschreibung, Verweise und Handbuchkapitel nach, in vielen Betrieben noch überwiegend von Hand. Im KI-Praxis-Transfer richtet jede Person ein KI-Werkzeug ein, baut eine Vorlage für genau diese Fortschreibung und kontrolliert die Entwürfe gegen das Handbuch und, wo das QM danach ausgerichtet ist, gegen die DIN EN ISO 9001:2015. Am Ende des Tages liegen eine geprüfte, im Team nutzbare Vorlage und ein Gespür dafür vor, wann sich der KI-Einsatz für eine Prozessbeschreibung nicht rechnet. Wie ein Sprachmodell eine Prozessbeschreibung vorformuliert, zeigt in zwei Stunden der KI-Schnellstart, der auch einen ersten eigenen Versuch einschließt.

Für wen

QM-Beauftragte, die in Betrieben und Einrichtungen QM-Handbuch und Prozessbeschreibungen bisher überwiegend von Hand fortschreiben.

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Selbst KI-Vorlagen für die Fortschreibung von QM-Handbuch und Prozessbeschreibungen bauen

Das nehmen Sie mit

  • Ein eingerichteter KI-Zugang, dessen Datenschutzoptionen Sie geprüft und passend eingestellt haben
  • Eine eigene, mehrfach nutzbare Vorlage, die geänderte Abläufe in eine gegliederte Prozessbeschreibung überführt
  • Übung darin, Verweise, Kennzahlen und Normbezüge in KI-Entwürfen gegen Handbuch und DIN EN ISO 9001:2015 abzugleichen

Ablauf

  1. Teil 1

    Etappe 1 – Änderungsfall: Was eine Prozessbeschreibung an Eingaben verlangt

    • Eingaben fürs Modell: Zweck, Verantwortliche, Ablaufschritte, Dokumente und Kennzahlen des Prozesses
    • Heute mühsam eingesammelt: alte Fassung, Notizen aus dem Fachbereich, Formulare, Auditfeststellungen
    • Übung: Eine reale Prozessänderung, etwa ein neuer Freigabeschritt im Einkauf, wird anonymisiert zum Übungsfall
    • Häufige Fallstricke, etwa widersprüchliche Angaben aus zwei Abteilungen, und typische Fehler beim Prompten
  2. Teil 2

    Etappe 2 – Werkzeugzugang: Konten, Ausgaben und Datenschutzoptionen

    • Anmelden, Oberflächen kennenlernen und die verbreiteten KI-Werkzeuge gegeneinander abwägen
    • Gratisstufe oder Abo: welche Funktionen erst mit einem bezahlten Zugang zur Verfügung stehen
    • Bevor interne QM-Texte eingefügt werden: vorhandene Datenschutzoptionen des Werkzeugs durchgehen und nutzen
    • Übung: Einen ersten Prompt zum Übungsfall absenden und die Antwort auf Lücken und Fehler untersuchen
  3. Teil 3

    Etappe 3 – Prozessvorlage: Eine Anweisung für Handbuchänderungen

    • Von der knappen Bitte zum belastbaren Prompt: Auftrag, Kontext, beigefügte Unterlagen, gewünschte Gliederung
    • Rolle vorgeben, Musterbeschreibung beilegen, Format festlegen, etwa Tabelle mit Schritt, Verantwortung, Nachweis
    • Übung: Die Vorlage für das Fortschreiben von Prozessbeschreibungen entsteht und wird am Übungsfall erprobt
  4. Teil 4

    Etappe 4 – Normabgleich: KI-Entwürfe gegen Handbuch und ISO 9001 kontrollieren

    • Kennzahlen, Dokumentnummern und Normverweise im Entwurf gezielt mit den Unterlagen vergleichen
    • Eine zweite Person liest gegen; Freigabe und Verantwortlichkeiten im Prozess legt nicht die KI fest
    • Den fachlichen Rahmen mitdenken, sofern das QM-System darauf beruht: DIN EN ISO 9001:2015
    • Übung: Falschen Normabschnitt oder vertauschten Prozessverantwortlichen in einer KI-Fassung finden und korrigieren
  5. Teil 5

    Etappe 5 – Vorlagenpflege im QM: Sichern, teilen, Grenzen erkennen

    • Eigene Vorlagen an einem festen Ort im QM-System ablegen, sodass auch Vertretungen sie finden
    • Im Team weitergeben und versionieren, damit alle mit der aktuellen Fassung der Vorlage arbeiten
    • Warnsignale, dass KI hier nicht weiterhilft, etwa bei Abläufen, die im Haus noch niemand festgelegt hat
    • Lohnendes Folgethema: Lieferantenbewertung dokumentieren
    • Offene Fragen aus der Runde und Ausblick auf die nächsten Handbuchänderungen

VoraussetzungenMitzunehmen sind ein Rechner mit Internetzugang und eine eigene Prozessbeschreibung als Beispiel. Programmieren oder Erfahrung mit Sprachmodellen wird nicht erwartet.

AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge

KI-Schnellstart · 2 Stunden

Dieses Thema als KI-Schnellstart

Nachgeführte Prozessbeschreibung als Modellentwurf, geprüft an DIN EN ISO 9001:2015; dazu eigener Versuch und Blick aufs interne Audit

Den genauen Ablauf stimmen wir mit Ihnen ab. Was das Format KI-Schnellstart ausmacht

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