Gruppenreisen im Reisebüro: Kalkulation und Ausschreibung mit KI-Vorlagen

KI-Praxis-Transfer · 1 Tag

Gruppenreisen selbst mit KI kalkulieren und eine Ausschreibungsvorlage bauen

Das nehmen Sie mit

• Eine Vorlage, die Reiseverlauf, Leistungen, nicht enthaltene Posten und Preisbasis jeder Gruppenausschreibung gleich gliedert
• Übung darin, Einzelpreise und Summen eines KI-Entwurfs gegen die Angebote der Leistungsträger nachzurechnen
• Ein Überblick, welche Werkzeugfassung für Kalkulation und Ausschreibungstext im eigenen Büro genügt

Ablauf

1. Teil 1

   Etappe 1 – Kalkulationsgrundlagen: Leistungsträger, Preise und Teilnehmerzahl als Eingaben

   • Bus, Hotels, Eintritte, Reiseleitung, Mindestteilnehmerzahl: was das Sprachmodell als Eingabe benötigt
   • Leistungsträgerangebote, Kontingente und Vorjahreskalkulation liegen heute verstreut in Mails und Tabellen
   • Übung: Eine vergangene Vereinsfahrt wird ohne Teilnehmernamen als Übungsfall aufbereitet
   • Wo es oft hakt: Preis je Person gegen Gesamtpreis, vergessene Freiplätze, Prompts ohne vollständige Leistungsliste
2. Teil 2

   Etappe 2 – Werkzeugwahl im Reisebüro: Konten, Tarife, Datenschutzoptionen

   • Konto anlegen, Arbeitsfläche erkunden und erkennen, worin sich verbreitete KI-Werkzeuge unterscheiden
   • Freie und kostenpflichtige Fassung: welche Unterschiede bei Kalkulation und langen Ausschreibungen zählen
   • Optionen zum Umgang mit Eingaben sichten und bewusst wählen, ehe Leistungsträgerpreise ins Werkzeug gehen
   • Übung: Erster Auftrag an das Modell für einen Ausschreibungstext, danach gezielte Mängelsuche im Ergebnis
3. Teil 3

   Etappe 3 – Ausschreibungsvorlage: Anweisung für Reiseverlauf, Leistungen und Preisbasis

   • Statt „mach mal eine Ausschreibung“: Anweisung mit Zielgruppe, Tagesprogramm, Leistungen und Preisbasis
   • Rolle, ein bewährter Ausschreibungstext als Muster und eine feste Gliederung inklusive nicht enthaltener Posten
   • Übung: Vorlage, die künftige Gruppenausschreibungen einheitlich gliedert und Kalkulationsposten als Tabelle ausgibt
4. Teil 4

   Etappe 4 – Preisprüfung: Kalkulation und Ausschreibung gegen Leistungsträgerangebote halten

   • Einzelpreise, Summen, Reisetermine und Leistungsangaben im Entwurf mit den Angeboten von Bus und Hotel nachrechnen
   • Freigabe im Team: Verkaufspreis, Aufschlag und Zusagen an die Gruppenleitung legt das Büro fest, nie das Modell
   • Insolvenzabsicherung und Reisesicherungsfonds, sofern das Büro die Gruppenreise selbst veranstaltet
   • Übung: Falsch summierte Kalkulation und erfundene Leistung in der KI-Ausschreibung ausfindig machen und beheben
5. Teil 5

   Etappe 5 – Gruppenvorlagen weiterführen: Speicherort, Änderungsstand, Grenzen

   • Geprüfte Kalkulations- und Ausschreibungsvorlagen dort speichern, wo das ganze Büro sie wiederfindet
   • Gemeinsame Nutzung im Team mit dokumentiertem Änderungsstand, zum Beispiel nach neuen Busraten oder Saisonpreisen
   • Anzeichen, dass KI für eine Reiseart nichts bringt, etwa bei Rundreisen mit ständig wechselnden Bausteinen
   • Folgethema mit verwandter Textarbeit: Reklamationen und Reisemängel bearbeiten
   • Fragen aus der Runde und Blick auf die nächste anstehende Gruppenausschreibung