Finanzen & Controlling
Reisekosten in der Buchhaltung mit KI prüfen: Belege sicher abgleichen
Für Buchhaltungen, die Reisekostenabrechnungen heute noch Beleg für Beleg von Hand kontrollieren. Im Kern steht die Frage, wie ein Sprachmodell Belege auflistet, Abweichungen markiert und Rückfragen vorbereitet, ohne dass die steuerliche Prüfung aus der Hand gegeben wird. Der KI-Schnellstart ordnet das Thema in zwei Stunden ein, im KI-Praxis-Transfer richtet jede Person ihr Werkzeug ein und baut eigene Prüfvorlagen.
- Dauer2 Stunden · 1 Tag
- OrtBei Ihnen vor Ort oder live-online
- TeilnehmendeNur Ihr Team, keine offenen Termine
- BereichFinanzen & Controlling, Personal, Ausbildung & Mitbestimmung
Für wen
Beschäftigte der Buchhaltung in Betrieben und Einrichtungen, die Reisekostenabrechnungen bislang überwiegend manuell prüfen.
KI-Schnellstart · 2 Stunden
Einordnen, wie KI die Belegprüfung bei Dienstreisen unterstützt und wo sie danebenliegt
Das nehmen Sie mit
- Überblick, welche Teile der Reisekostenprüfung ein Sprachmodell vorbereiten kann
- Sicherheit im Erkennen erfundener Beträge, Daten oder Sätze in einer KI-gestützten Prüfung
- Eine eigene erste Prüfanweisung und Klarheit, welche Reisedaten nicht ins Modell gehören
Ablauf
- Teil 1
Der Fall: Eine Dienstreise vom Beleg bis zur Erstattung
- Die Prüfung heute: Abrechnungsformular gegen Hotelrechnung, Fahrkarte, Tankquittung und Reisezeiten halten
- Was Stunden kostet: fehlende oder unleserliche Belege, Nachfragen bei Reisenden, Abgleich mit der Genehmigung
- Drei Einsatzpunkte: Belege auslesen und auflisten, Abweichungen markieren, Rückfrage an Reisende entwerfen
- Vorführung: Eine anonymisierte Abrechnung mit Hotel- und Bahnbeleg wird vom Modell aufbereitet
- Was Sie danach selbst kontrollieren: Beträge, Reisedauer und Vollständigkeit der Belege
- Teil 2
Das Werkzeug verstehen: Warum eine plausible Summe nicht stimmen muss
- Was beim Auslesen der Hotelrechnung im Modell geschieht: Wahrscheinlichkeiten statt Rechenregeln
- Das Modell rechnet eine stimmige Erstattung vor; geprüft ist sie damit noch nicht
- Erfundene Beträge, Reisedaten oder Pauschalsätze: wie sie entstehen und welche Anzeichen sie verraten
- Den Prüfvermerk auf der Reisekostenabrechnung setzt weiterhin eine Fachkraft der Buchhaltung
- Teil 3
Erster Versuch: Eine Prüfanweisung für eine Musterabrechnung
- Übung: Für eine Musterabrechnung mit Taxi-, Hotel- und Bahnbeleg formulieren Sie eine Prüfanweisung
- Vergleich der Ergebnisse: welche Anweisung fehlende oder doppelte Belege zuverlässig meldet
- Kritische Nachfragen zum KI-Einsatz bei der Reisekostenprüfung sind ausdrücklich erwünscht
- Teil 4
Rahmen und erste Schritte: Steuerliche Vorgaben und Reisedaten
- Steuerlicher Rahmen kompakt: EStG § 9 und die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR)
- Namen, Reiseziele, private Anteile: welche Angaben aus Abrechnungen nicht in ein Sprachmodell gehören
- Für morgen: eine Checkliste zur Belegprüfung über den im Haus vorhandenen KI-Zugang entwerfen lassen
- Lohnendes Folgethema: Vorbereitung einer Betriebsprüfung und Bereitstellung der Daten
VoraussetzungenVorwissen wird nicht verlangt. Auch wer KI skeptisch gegenübersteht, ist ausdrücklich eingeladen.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge
KI-Praxis-Transfer · 1 Tag
Prüfvorlagen für Reisekostenabrechnungen selbst bauen und belastbar anwenden
Das nehmen Sie mit
- Ein eingerichteter KI-Zugang mit passenden Datenschutzeinstellungen für die Arbeit mit Abrechnungen
- Eine wiederverwendbare Prüfvorlage für Reisekostenabrechnungen, erprobt an einem Fall aus Ihrer Buchhaltung
- Routine darin, KI-Prüfergebnisse gegen Belege und steuerliche Vorgaben zu kontrollieren
Ablauf
- Teil 1
Etappe 1 – Den Fall vorbereiten: Was eine Reisekostenprüfung an Eingaben verlangt
- Welche Angaben das Sprachmodell benötigt: Reisezweck, Zeiten, Ziel, Belegliste, gefahrene Kilometer
- Was heute dafür zusammengetragen wird: Hotelrechnungen, Tickets, Tankquittungen, Reisegenehmigung
- Übung: Eine reale Abrechnung aus Ihrer Buchhaltung wird anonymisiert und zum Übungsfall gemacht
- Stolperstellen: unleserliche Belegfotos, gemischte Privat- und Dienstanteile, unscharf formulierte Anweisungen
- Teil 2
Etappe 2 – Das Werkzeug einrichten: Zugang, Versionen, Datenschutz
- Zugänge anlegen, Oberflächen kennenlernen und gängige KI-Werkzeuge voneinander abgrenzen
- Was die kostenlose Version leistet und wofür eine bezahlte Version nötig wird
- Datenschutzeinstellungen festlegen, bevor die erste Reisekostenabrechnung hochgeladen wird
- Übung: Sie testen einen ersten Prompt zur Belegprüfung und untersuchen seine Schwächen
- Teil 3
Etappe 3 – Vorlagen bauen: Eine belastbare Prüfanweisung für Reisekosten
- Vom spontanen Satz zur gegliederten Anweisung: Aufgabe, Prüfkriterien, gewünschte Ausgabe
- Rolle, Beispiel und Format setzen: Prüfer-Rolle, Musterbeleg als Vorbild, Auffälligkeiten als Tabelle
- Übung: Aus den Bausteinen wird eine Prüfvorlage, die für jede neue Reisekostenabrechnung erneut dient
- Teil 4
Etappe 4 – Ergebnisse prüfen: KI-Prüfprotokolle gegen Belege halten
- Beträge, Daten und Belegverweise gezielt mit den Originalbelegen abgleichen
- Zweitprüfung nach dem Vier-Augen-Grundsatz: über Erstattung oder Kürzung entscheidet kein Modell
- Steuerlichen Rahmen bei jeder Prüfung mitführen: EStG § 9 und LStR
- Übung: Ein KI-Prüfprotokoll mit falsch übernommenem Hotelbetrag wird untersucht und richtiggestellt
- Teil 5
Etappe 5 – Sichern und teilen: Prüfvorlagen dauerhaft nutzbar machen
- Die erstellten Prüfvorlagen im Ablagesystem der Buchhaltung sichern
- Freigegebene Fassungen an die Buchhaltung verteilen und Änderungen versioniert festhalten
- Grenzen erkennen: bei welchen Abrechnungen die Nacharbeit größer wird als die Ersparnis
- Naheliegendes Folgethema: Verarbeitung von E-Rechnungen im Rechnungseingang
- Verbleibende Fragen klären und den Einsatz in der eigenen Abteilung umreißen
VoraussetzungenBenötigt werden ein internetfähiger Computer und eine eigene Beispielabrechnung. Programmier- oder KI-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt.
AbschlussTeilnahmezertifikat und digitales Badge