Rollen und KI-Systeme im Haus erfassen: Ausgangsbasis für die KI-VO

KI-Werkstatt · 1 Tag

Die Erhebung von KI-Systemen und Nutzerrollen gemeinsam mit KI neu aufsetzen

Das nehmen Sie mit

• Ein klares Bild, bei welchen Übergaben zwischen Fachabteilungen, Einkauf und IT Angaben zu KI-Werkzeugen hängen bleiben
• Erprobte Anweisungen und eine Übersichtsvorlage, die Lizenzlisten in eine Rollen- und Systemübersicht überführen
• Ein Umsetzungsplan mit Zuständigkeiten, Messgröße und geregelter Freigabe der Übersicht

Ablauf

1. Teil 1

   Schritt 1 – Inventur: Wie KI-Werkzeuge und Nutzergruppen heute erhoben werden

   • Mit der Runde nachgezeichnet, wie eine Übersicht der KI-Werkzeuge im Haus derzeit zustande kommt
   • Abteilungen melden, Einkauf kennt die Lizenzen, IT gleicht ab: wer zuliefert, wer kontrolliert, wo es hakt
   • Material im Umlauf: Lizenzlisten, Softwareverzeichnis, Beschaffungsbelege, Rückmeldebögen der Abteilungen
   • Benannt werden drei Erhebungsschritte, an denen KI-Beauftragte und IT viel Zeit verlieren
2. Teil 2

   Schritt 2 – Begriffe und Daten: Art. 3 und 4 KI-VO und Angaben über Beschäftigte

   • Rechtlicher Bezug: Begriffsbestimmungen nach Art. 3 KI-VO wie Anbieter und Betreiber, dazu Art. 4 KI-VO
   • Datenschutz, sobald die Rollenübersicht Namen, Funktionen oder Nutzungsgewohnheiten Beschäftigter enthält
   • KI-gestützte Einträge in der Systemübersicht als solche markieren, ihren Entstehungsweg nachvollziehbar halten
   • Freigabe regeln: wer die fertige Rollen- und Systemübersicht fachlich verantwortet und abzeichnet
3. Teil 3

   Schritt 3 – Erhebungshilfen: Wo das Sprachmodell bei der Erhebung mitarbeitet

   • Klassifizierung, Zusammenfassung, Textentwurf und Prüfung je einer Erhebungsaufgabe zuordnen
   • Nüchtern betrachtet: ob ein Werkzeug als KI-System zählt und welche Rolle das Haus hat, entscheidet kein Modell
   • Anschauung aus Betrieben, die ihre Erhebung im Zuge von Art. 4 KI-VO bereits mit KI-Unterstützung vorbereiten
   • Gemeinsam ausgewählt: die Erhebungsschritte, bei denen KI-Beauftragte und IT spürbar entlastet werden
4. Teil 4

   Schritt 4 – Listenumbau: Aus einer Lizenzliste wird eine Rollenübersicht

   • Arbeitsgrundlage aus dem eigenen Haus: eine reale Lizenzliste oder die Rückmeldung einer Fachabteilung
   • Übung: Systeme aus dieser Liste mit KI-Unterstützung erfassen, einordnen und den nutzenden Rollen zuweisen
   • Anweisungen ans Modell und eine Übersichtsvorlage entstehen und werden in der Gruppe nachgebessert
   • Schwächen des KI-Ergebnisses samt Ursache benennen, etwa übersehene eingebaute KI-Funktionen, vertauschte Rollen
5. Teil 5

   Schritt 5 – Erhebungsplan: Der erste Monat der Systemerhebung

   • Welche KI-Schritte sich bis Monatsende allein mit vorhandenen Lizenzen und Werkzeugen umsetzen lassen
   • Aufgaben zwischen KI-Beauftragten, IT und Abteilungen verteilen, Messgröße festlegen, etwa Rücklauf der Abfrage
   • Als nächstes Vorhaben vorgemerkt: Schulungsnachweise dokumentieren
   • Konkrete Folgeschritte werden verbindlich verabredet